Adozione a Microsoft 365 Copilot: quali passaggi seguire?

L’adozione a Microsoft 365 Copilot è un processo che comporta una serie di sfide e di vantaggi per le aziende, che necessitano di un approccio olistico per massimizzare il proprio investimento e garantire una transizione fluida verso l’utilizzo dell’intelligenza artificiale. Questo approccio si traduce in un piano di adozione strutturato capace di adattarsi alle esigenze specifiche di un’azienda e offrire un percorso di formazione continua per accompagnare gli utenti nell’utilizzo quotidiano di Copilot.

In questo articolo, vedremo insieme gli errori più comuni commessi dalle aziende nell’adozione a Microsoft 365 Copilot, i vantaggi offerti da un piano di adozione strutturato e i passaggi da seguire per garantire un’utilizzo efficace e sicuro dell’AI nei processi aziendali.

Adozione a Microsoft 365 Copilot: perché investire in un piano strutturato?

L'introduzione di una tecnologia innovativa come la nuova AI di Microsoft segue un percorso che va dall'incertezza iniziale alla necessità di acquisire nuove competenze, fino all'integrazione totale nella routine di lavoro quotidiana. In questo processo, avvengono continui cambiamenti nell’interazione tra utenti e tecnologia che, se non gestiti correttamente, possono compromettere l’efficienza e la competitività aziendale.

Senza un adeguato percorso verso l’adozione a Copilot, le aziende correrebbero il rischio di sprecare il proprio investimento oppure di non riuscire a sfruttare appieno le possibilità offerte dall’intelligenza artificiale per ottimizzare i processi interni e alleggerire i carichi di lavoro, migliorando così la produttività e il benessere dei lavoratori.

Un piano di adozione strutturato assicura quindi non solo un rapido ritorno sull’investimento, ma anche una serie di vantaggi che includono:

• Utilizzo efficace di tutte le funzionalità di Copilot
• Riduzione dello stress e delle resistenze al cambiamento
• Migliore comunicazione e condivisione delle conoscenze tra colleghi
• Monitoring costante sull’impatto dell’AI e sulle aree di miglioramento

La personalizzazione gioca un ruolo fondamentale nell’incorporare questi elementi in un programma di adozione efficace. Occorre infatti considerare le esigenze specifiche dell’azienda e le caratteristiche dei suoi processi interni per integrare con successo le funzionalità di Copilot nel flusso di lavoro esistente.

Un approccio all’adozione personalizzato potrebbe coinvolgere la creazione di percorsi formativi mirati, per semplificare l’utilizzo di Copilot in base alle attività, alle competenze e alle aspettative degli utenti, oppure indirizzare problematiche legate alla sicurezza delle informazioni per evitare che siano esposti dati sensibili nelle risposte e nei contenuti generati dall’AI.

L’azienda potrebbe includere nel suo piano di adozione la definizione di protocolli e la corretta distribuzione dei permessi Microsoft 365, per assicurarsi che gli utenti possano accedere solo alle informazioni di competenza nelle loro interazioni quotidiane con Copilot.

Anche la comunicazione è essenziale per aumentare il tasso di adozione in azienda.

Sfruttando i canali di comunicazione interna, sarebbe possibile distribuire contenuti informativi sull’utilizzo di Copilot e supportare gli utenti nell’apprendere correttamente le funzionalità offerte dall’AI nelle applicazioni Microsoft che compongono il digital workplace aziendale.

Piattaforme come la intranet potrebbero inoltre ospitare aree dedicate allo scambio di consigli, domande ed esperienze nell’utilizzo di Copilot per creare un processo di formazione proattivo. Gli utenti sarebbero liberi di chiedere feedback e rispondere alle domande dei colleghi per migliorare le proprie competenze su Copilot in modo rapido e collaborativo.

Tutto questo, può essere implementato con il giusto piano di adozione a Microsoft 365 Copilot.

Adozione a Microsoft 365 Copilot: quali sono gli errori più comuni?

Nel processo di adozione a Microsoft 365 Copilot, gli utenti potrebbero avere difficoltà a utilizzare l’AI per svolgere le proprie attività quotidiane. A volte, queste difficoltà sono dovute alla mancanza di competenze adeguate; altre volte, nascono da una resistenza al cambiamento.

Se nel primo caso un percorso di formazione mirato può essere la soluzione; nel secondo, le aziende devono fare attenzione a non sottovalutare le barriere che impediscono una corretta adozione.

L’introduzione dell’AI di Microsoft è stata e continua a essere una rivoluzione totale nella produttività quotidiana e, in molti contesti aziendali, questo impatto deve essere mitigato attraverso una gestione adeguata delle perplessità e delle resistenze che possono insorgere nel processo di adozione.

Uno dei principali errori commessi dalle aziende riguarda quindi la mancata gestione di barriere come:

• La paura dell’ignoto: Le persone possono sentirsi intimorite dall'idea di una tecnologia avanzata che sembra superare le capacità umane e di cui hanno una conoscenza limitata.
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• La perdita di controllo: Esiste la preoccupazione che l’intelligenza artificiale possa sostituire l’uomo nella presa di decisione e nella gestione delle strategie aziendali.
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• La difficoltà all’adattamento: L’introduzione di Copilot comporta una riorganizzazione delle attività, incontrando la resistenza di chi preferisce mantenere pratiche consolidate di lavoro.

Affrontare queste sfide richiede un approccio olistico, capace di coinvolgere attivamente tutte le persone in azienda per rendere l’adozione a Copilot un processo di transizione fluido, progressivo e guidato.

Occorre non sottovalutare il ruolo della formazione, che dovrebbe essere gestita in modo mirato e continuo per garantire che gli utenti acquisiscano le competenze necessarie per utilizzare al meglio le funzionalità offerte da Copilot nelle loro app di lavoro.

La formazione è inoltre un mezzo importante per educare le persone sulle reali capacità dell’AI e su quale sia il suo scopo all’interno delle organizzazioni, sostituendo la paura verso questa nuova tecnologia con la consapevolezza dei benefici che offre per alleggerire il carico di lavoro e aumentare così il proprio benessere in azienda.

Tuttavia, la formazione da sola non è sufficiente: è essenziale rendere chiare le aspettative sull’utilizzo di Copilot da parte degli utenti. Questo significa che le aziende hanno la responsabilità di comunicare quali sono i risultati attesi dall'adozione di Copilot, chiarendo i limiti e il valore apportato dall’AI.

I 4 passaggi per un’adozione efficace di Microsoft 365 Copilot

Un piano di adozione strutturato per Microsoft 365 Copilot permette alle aziende di massimizzare il proprio investimento e aumentare il tasso di adozione grazie a:

• Formazione personalizzata: Un piano strutturato prevede una formazione mirata sull'utilizzo di Copilot in base alle esigenze dell’azienda e alle attività degli utenti. Questa formazione non solo fornisce competenze pratiche per utilizzare l'IA in modo efficace, ma anche una comprensione più ampia dei vantaggi e delle opportunità offerti da Copilot per svolgere il proprio lavoro.
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• Comunicazione efficace: Un piano strutturato include una comunicazione chiara su Copilot, evidenziando i benefici, le aspettative e le risorse disponibili per supportare l'adozione. La distribuzione di contenuti formativi e la creazione di aree dedicate allo scambio di conoscenze  possono servire non solo per supportare la formazione, ma anche per aumentare l’interesse e la consapevolezza sui benefici offerti dall’intelligenza artificiale, incoraggiando gli utenti ad utilizzare questa nuova tecnologia in modo più ampio e strategico.
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• Monitoring e analisi delle performance: Un piano strutturato prevede anche un processo di valutazione continuo sull'efficacia di Copilot nel digital workplace aziendale. In questo modo, diventa più semplice identificare le aree di miglioramento e intervenire tempestivamente per ottimizzare l'utilizzo dell'IA e rientrare nell’investimento.

Questi sono solo alcuni degli aspetti che un’azienda deve incorporare nel suo processo di adozione. Una volta definite le aree di intervento, occorre capire in che modo implementare le attività utili al raggiungimento dei propri obiettivi.

Non è quindi un processo semplice da gestire in autonomia, specialmente se non si hanno competenze interne su Microsoft 365 Copilot che possono agevolare la transizione verso questa nuova tecnologia.

Per questo motivo, è consigliabile affidarsi a un team di esperti in grado di:

• Identificare le criticità comuni a tutte le aziende nell’adozione a Copilot
• Mettere in atto un piano di adozione guidato e personalizzabile
• Offrire una vasta gamma di servizi verticali per Copilot
• Supportare gli utenti in modo continuo

Per questo motivo e per rispondere alla crescente domanda dei nostri clienti, abbiamo incluso nella nostra offerta un programma completo per l’adozione a Microsoft 365 Copilot.

Si tratta di un percorso composto da quattro servizi fondamentali, che l’azienda può scegliere e personalizzare in base alle sue esigenze con il supporto costante dei nostri esperti.

I quattro servizi inclusi hanno l’obiettivo di risolvere le criticità comuni a tutte le aziende in termini di:

1. Configurazione del digital workplace per integrare correttamente Copilot
2. Sicurezza delle informazioni aziendali e personali condivise con l’AI
3. Gestione della formazione continua sulle funzionalità di Copilot
4. Monitoring e sviluppo di estensioni personalizzate

Approfondiamo di seguito questi servizi, per capire quali vantaggi offrono alle aziende e perché non dovrebbero mai mancare in un programma di adozione a Microsoft 365 Copilot.

1. Migrazione dei dati aziendali sul cloud di Microsoft

Microsoft 365 Copilot è progettato per lavorare solo con i dati presenti nel cloud di Microsoft 365.

Il primo passo critico nell’adozione di Copilot riguarda quindi la pianificazione e la gestione della migrazione dei dati aziendali per portare tutte le informazioni archiviate nei server locali nel cloud, facendo attenzione a mantenere intatti gli standard di sicurezza e l’integrità dei dati nel processo.

È quindi utile il supporto di esperti per preservare le informazioni migrate al cloud e configurare correttamente i punti di accesso di Copilot sui contenuti aziendali.

Generalmente, la migrazione prevede lo spostamento di:

• Posta ed eventi verso Exchange Online
• File e documenti verso SharePoint Online, Microsoft Teams e OneDrive

2. Assessment per la sicurezza delle informazioni

Uno degli errori più comuni commesso dalle aziende che intendono adottare Copilot è dato dalla mancanza di gestione dei permessi utente. Si tratta di una disattenzione che può avere conseguenze gravi sulla privacy dei dati aziendali, dato che gli utenti potrebbero ottenere dall’AI risposte e contenuti basati su informazioni a cui non dovrebbero avere accesso.

Questo avviene quando un collega condivide l’accesso a un file o a gruppi di Microsoft Teams all’intera organizzazione, senza configurare adeguatamente le autorizzazioni disponibili in Microsoft 365.

Per evitare che dati sensibili siano esposti a utenti non autorizzati, è quindi fondamentale contare su un servizio personalizzato per svolgere una verifica approfondita dei permessi all’interno di:

• Gruppi di Microsoft Teams
• Siti di SharePoint Online
• Archivi di OneDrive

L’assessment della sicurezza deve inoltre includere una verifica degli accessi sui dispositivi aziendali, per garantire che vengano rispettate le politiche di privacy quando gli utenti accedono a file e documenti presenti in Microsoft 365 da dispositivo mobile.

3. Formazione e community di pratica

Per un’adozione efficace di Microsoft 365 Copilot, abbiamo già parlato dell’importanza della formazione e del ruolo fondamentale che svolge nel trasformare le resistenze degli utenti in un interesse continuo verso le possibilità offerte dall’AI per la produttività e il benessere in azienda.

La formazione è quindi un requisito essenziale, che non si esaurisce con un semplice corso di base.

Ecco perché offriamo nel nostro piano di adozione a Copilot l’accesso a:

• Webinar in diretta, per imparare le funzionalità di Copilot nelle principali applicazioni di Microsoft 365 con i nostri esperti e rivolgere a loro domande e curiosità sull’utilizzo dell’AI nelle proprie attività quotidiane. I webinar vengono quindi accompagnati da sessioni Q&A.
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• Area dedicata alla formazione su Copilot all’interno della intranet SharePoint aziendale, dove vengono riuniti i nostri contenuti formativi originali. Tra questi, sottolineiamo il corso su Copilot in formato microlearning, le video pillole sul corretto utilizzo di Copilot nelle applicazioni di Microsoft 365, la sezione FAQ per trovare subito risposta alle domande più frequenti su Copilot e l’elenco di prompt consigliati per svolgere le proprie attività.
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• Community di pratica all’interno di Viva Engage, per creare un’esperienza di formazione collaborativa e continua con il nostro supporto.

4. Monitoring e sviluppo di estensioni personalizzate

È indispensabile tracciare l’andamento del piano di adozione per non perdere di vista i risultati ottenuti, le problematiche ricorrenti e le aree di miglioramento.

Senza un’analisi costante delle performance diventa impossibile valutare l’efficacia dell’adozione, esponendo l’azienda a un rischio elevato di sprecare il proprio investimento e il potenziale di Copilot.

Per questo motivo, abbiamo incluso nel nostro programma di adozione l’accesso a una reportistica dettagliata e aggiornata in tempo reale con le informazioni cruciali in termini di:

• Impatto di Copilot sui processi interni
• Tasso di adozione da parte degli utenti

Una volta individuate le criticità e le esigenze degli utenti, l’azienda può contare sul nostro supporto per fare interventi mirati sulle attività di formazione interna. Ma non solo.

Grazie alle competenze verticali nello sviluppo software, offriamo un servizio esclusivo per l’estensione e la personalizzazione delle funzionalità di Microsoft Copilot con la creazione di plugin custom.

I plugin permettono a Copilot di svolgere nuove funzioni all’interno del digital workplace aziendale, come:

• rielaborare i dati presenti in software e applicazioni esterni a Microsoft 365;
• automatizzare processi ripetitivi e dal basso valore aggiunto;
• fornire prompt rapidi basati sulle reali attività degli utenti.

E molto altro ancora.

Adozione a Microsoft 365 Copilot: perché accedere alla community di pratica?

La community di pratica per Microsoft 365 Copilot è una soluzione che abbiamo progettato per supportare la formazione degli utenti. In particolare, la community serve per non abbandonare le persone nell’utilizzo dell’AI dopo aver completato la formazione di base.

Si tratta di una community di Viva Engage che abbiamo personalizzato per riunire i nostri contenuti formativi originali su Copilot e renderli fruibili in un unico punto del digital workplace aziendale.

Ci occupiamo noi di pubblicare i contenuti nella community, offrendo agli utenti informazioni e risorse sempre aggiornate sulle novità di Copilot e sulle sue funzionalità. Per consolidare la formazione su Microsoft 365 Copilot, la community di pratica dà quindi accesso a:

• 1 webinar mensile dedicato all’utilizzo di Copilot nelle app di Microsoft 365
• Sessioni di Q&A con i nostri esperti, per rispondere alle domande degli utenti
• Corsi e lezioni su Copilot in formato microlearning
• Pillole informative
• 100+ FAQ

Gli utenti possono inoltre accedere ai Tips&Tricks su Copilot condivisi dai nostri esperti, per imparare a usare al meglio l’A nella quotidianità. Alcuni dei consigli più apprezzati riguardano il Prompt Engineering, ovvero la scrittura efficace di prompt per guidare Copilot nella generazione di risposte e contenuti rilevanti per le proprie richieste. Si riduce così il tempo impiegato per ottenere l’output desiderato.

Le funzionalità di Viva Engage permettono inoltre di creare esperienze di gamification personalizzate, rendendo la formazione più dinamica e coinvolgente. Per esempio, è possibile arricchire la community con quiz, sfide a premi e badge collezionabili per ogni obiettivo formativo raggiunto.

Viva Engage si integra infine con la intranet di SharePoint Online, per portare i contenuti della nostra community di pratica all’interno di un’area dedicata alla formazione su Microsoft 365 Copilot.

FAQ sull'adozione di Microsoft 365 Copilot

Perché è necessario un piano strutturato per adottare Microsoft 365 Copilot?

‍Un piano strutturato garantisce un uso efficiente di Copilot, riducendo la resistenza al cambiamento, migliorando la comunicazione e ottimizzando la produttività.

Quali sono gli errori comuni nell'adozione di Copilot?

‍Gli errori comuni includono la mancanza di formazione, la sottovalutazione della resistenza all'IA e la gestione impropria delle autorizzazioni degli utenti.

Quali sono i passaggi chiave per un'adozione efficace di Copilot?

• Formazione personalizzata
• Comunicazione chiara
• Monitoraggio continuo
• Valutazioni di sicurezza

Come possono le aziende affrontare la resistenza a Copilot?

‍Attraverso una formazione mirata, una chiara comunicazione dei benefici e un'integrazione graduale.