Viva Glint Copilot: Gen AI per le Risorse Umane

Microsoft Copilot e Viva Glint rappresentano due soluzioni avanzate pensate per migliorare l'esperienza lavorativa e il benessere dei dipendenti all'interno di un'organizzazione.

L'integrazione di questi strumenti consente alle aziende di raccogliere e analizzare dati preziosi sulle percezioni dei collaboratori, mentre allo stesso tempo fornisce un supporto intelligente e proattivo nelle attività quotidiane.

Microsoft Copilot, con le sue funzionalità di assistenza basata sull'intelligenza artificiale, e Viva Glint, piattaforma per il feedback e l'engagement dei dipendenti, insieme creano un ecosistema che favorisce la produttività, il coinvolgimento e il benessere organizzativo.

In questo articolo, esploreremo come questa integrazione possa offrire nuove opportunità per ottimizzare la gestione delle risorse umane e migliorare il clima aziendale.

Viva Glint Copilot: una breve introduzione

La Gen AI, nel corso di pochi anni ha cambiato in maniera significativa il modo di concepire il lavoro e i processi aziendali dell’intero panorama globale e nessun tipo di settore sembra essere riuscito a resistere alla forza travolgente di questa nuova tecnologia in costante e rapida evoluzione.

Una delle teste di questa avanzata inarrestabile è sicuramente Microsoft Copilot, l’assistente digitale AI della casa di Redmond che, nel corso della sua ancora breve esistenza, è stato già in grado di mostrare a moltissime aziende il potenziale che l’intelligenza artificiale generativa ha da offrire nell’ambito del lavoro d’ufficio.

Lavoro che è ancora svolto da delle persone in carne e ossa e il cui operato ha beneficiato enormemente dell’introduzione di Copilot all’interno dei loro compiti quotidiani.

Ma un dipendente è davvero solo il suo lavoro? Il valore che può apportare alla sua organizzazione è solo quello di una produzione rapida ed efficiente o può fornire anche lui al proprio business una visione più ampia di ciò che sta succedendo?

Ovviamente, la risposta a questa domanda è: certo.

Tuttavia, molte aziende sono tuttora ancorate a una visione arcaica dei propri dipendenti e questi ultimi molto spesso non si sentono davvero coinvolti nel processo decisionale.

Quindi come può l’intelligenza artificiale generativa aiutare le risorse umane nel compito di dare ai dipendenti di un’azienda la giusta voce e importanza?

L’integrazione di Copilot all’interno di Viva Glint potrebbe essere la risposta che i responsabili HR stavano cercando.

Vediamo meglio il perché nelle prossime sezioni.

Cosa sono Microsoft Copilot e Viva Glint?

Ma prima di entrare nello specifico dell’integrazione tra i due, prendiamoci un momento per rimettere al passo tutte quelle persone che non hanno idea di cosa sia Copilot o Viva Glint e facciamo un breve ripasso delle caratteristiche e delle funzionalità di ognuno.

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot è l’assistente digitale AI progettato per semplificare le attività quotidiane degli utenti, aumentare la produttività e stimolare la creatività.

Il suo obiettivo principale è la generazione di codice, l'assistenza alla scrittura e la collaborazione. Integrato perfettamente con le applicazioni Microsoft 365 più diffuse, come Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams, Copilot offre suggerimenti contestuali e aiuta gli utenti a comprendere le informazioni in modo efficace.

Alimentato dal modello linguistico all'avanguardia GPT-4, Microsoft Copilot vanta funzionalità notevoli come il completamento automatico del codice, la ricerca di documentazione e la scrittura collaborativa.

Microsoft sta inoltre continuando ad aggiornare il suo Copilot nel tempo con funzionalità sempre nuove, mettendo in evidenza quanto la casa di Redmond stia investendo pesantemente nella sua soluzione Gen AI per il futuro dei suoi prodotti dedicati al mondo business.

Le funzionalità dell’assistente digitale AI di Microsoft si rivolgono a una vasta gamma di utenti e professionisti, inclusi sviluppatori, creatori di contenuti e lavoratori che cercano assistenza alimentata dall'intelligenza artificiale per le loro attività.

Le principali modalità per usufruire di Microsoft Copilot sono:

• Adottare Copilot: Microsoft offre diversi assistenti Copilot per incrementare la produttività e la creatività. Integrato in svariati prodotti e piattaforme Microsoft, Copilot trasforma lo spazio di lavoro digitale in un ambiente più interattivo ed efficiente.
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• Estendere Copilot: gli sviluppatori hanno la possibilità di incorporare dati esterni, semplificando le operazioni degli utenti e riducendo il bisogno di cambiare contesto. Questo non solo migliora la produttività, ma favorisce anche una maggiore collaborazione. Attraverso Copilot, è semplice integrare questi dati nei comuni prodotti Microsoft che si utilizzano ogni giorno.
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• Costruire il proprio Copilot: oltre all’adozione e all’estensione, è possibile creare un Copilot personalizzato per un’esperienza conversazionale unica, utilizzando Azure OpenAI, Cognitive Search, Microsoft Copilot Studio e altre tecnologie del Cloud di Microsoft. Un Copilot personalizzato può integrare dati aziendali, accedere in tempo reale a dati esterni tramite API e integrarsi nelle applicazioni aziendali.

Microsoft Copilot è disponibile in varie forme, con pacchetti di prezzi specifici per diversi casi d'uso, come:

• Copilot (Free): la versione gratuita di Copilot offre accesso a funzionalità di IA generativa per la gestione del computer (in Windows), la ricerca online (in Edge) e conversazioni generali con il chatbot sul web.
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• Copilot Pro: pensato per gli utenti individuali che vogliono sfruttare al meglio il prodotto di IA generativa. Per una cifra corrispondente a circa 20 dollari al mese, per utente, si ottiene l'accesso a Copilot in vari strumenti, come Outlook, Word, Excel, PowerPoint e OneNote.
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• Copilot per Microsoft 365: Copilot per Microsoft 365 è pensato per individui e team che lavorano con le app Microsoft. Fornisce accesso a Copilot Studio, sicurezza, privacy e conformità di livello enterprise, e capacità avanzate.

Oltre a ciò, esistono varie versioni di Copilot progettate per strumenti Microsoft specifici. Ad esempio, ci sono soluzioni Copilot integrate in Microsoft Dynamics per i team di vendita e assistenza clienti, e soluzioni di sicurezza Copilot integrate in Microsoft Purview.

Di recente Microsoft ha anche iniziato a lanciare e aggiornare una serie di “Agenti” specifici per determinati settori aziendali come la finanza, il customer service e il marketing, con addestramento e funzionalità specifiche per questi particolari ambiti.

Sebbene molti utenti di Windows 11 fossero inizialmente scettici quando Microsoft ha iniziato a puntare su Copilot, il servizio è cresciuto significativamente da quando è stato mostrato per la prima volta in modalità anteprima ed è considerato ad oggi come uno dei tool per la produttività migliori nell’epoca dell’intelligenza artificiale.

Microsoft Viva Glint

In un mercato dove i dati sono alla base delle organizzazioni di maggior successo, Microsoft Viva Glint offre un approccio all'avanguardia per l'analisi continua basata sui dati e per ottenere intuizioni utili a supportare miglioramenti nella produttività organizzativa e nell'engagement della forza lavoro.

Tuttavia, nonostante le capacità avanzate di analisi dei dati di molte organizzazioni moderne, un sondaggio Microsoft su 20.000 persone ha rilevato che il 75% dei dipendenti (e l'80% dei manager) ritiene che la propria azienda non solleciti abbastanza frequentemente il feedback.

Non è più sufficiente chiedere ai dipendenti come si sentono. Per comprendere veramente il loro stato d'animo, le aziende devono anche considerare come lavorano.

Viva Glint aiuta le organizzazioni a fare proprio questo, fornendo approfondimenti più dettagliati che prendono in considerazione sia i comportamenti che i sentimenti, consentendo un approccio più completo per migliorare l'esperienza dei dipendenti e i risultati aziendali.

Glint è entrato ufficialmente a far parte della Viva Suite a luglio 2023. Piattaforma di engagement dei dipendenti acquisita da LinkedIn nel 2018, Glint offre strumenti che permettono alle aziende di raccogliere feedback in tempo reale dai propri dipendenti su vari aspetti, come la gestione, la cultura aziendale e la retribuzione.

Inoltre, fornisce suggerimenti per aiutare i manager a migliorare sulla base di questo feedback. L'obiettivo è ridurre i costi e gli sforzi necessari per reclutare e formare nuovi dipendenti, concentrandosi invece sul miglioramento dell'esperienza e dell'engagement dei dipendenti esistenti.

Con modelli completamente personalizzabili per i sondaggi, è possibile misurare con precisione il sentiment del team.

Questi sondaggi sono fondamentali per valutare come i dipendenti si sentono riguardo a temi importanti come la diversità e l'inclusione, i processi di onboarding e uscita, e altri argomenti chiave che contribuiscono a un ambiente di lavoro sano.

Con Glint, i risultati sono immediati e non è più necessario aspettare la fine di un sondaggio per avere i dati, poiché Glint li elabora subito in mappe termiche, risultati e tendenze.

Quando si presenta questi dati al team, Glint aiuta a trasformarli in azioni positive. Non solo crea presentazioni automatizzate e personalizzate che guidano il pubblico attraverso i dati raccolti, ma suggerisce anche intuizioni pratiche per migliorare i risultati basati sui dati del sondaggio.

Glint va oltre combinando il feedback dei sondaggi con le analisi sul posto di lavoro e i dati provenienti da Viva Insights, offrendo una visione olistica di come i dipendenti si sentono e lavorano.

Utilizzando le incredibili capacità analitiche offerte da Insights, gli utenti possono vedere come i modelli di lavoro possano influenzare l'engagement dei dipendenti e la loro risposta alle domande del sondaggio, fornendo una comprensione più profonda delle loro risposte.

A loro volta, i leader possono trovare intuizioni nascoste all'interno delle analisi dei dati di Glint, che evidenziano l'emergere di nuove tendenze lavorative e cambiamenti nei sentimenti, aiutandoli a rimanere in sintonia con l'engagement dei dipendenti.

Viva Glint Copilot: funzionalità e caratteristiche

Arriviamo adesso all’argomento principale del nostro articolo e a vedere più da vicino che cosa comporta l’integrazione di Microsoft Copilot all’interno di Viva Glint.

Copilot in Viva Glint è progettato per rispondere alle domande relative ai commenti dei sondaggi. È il proprio partner per l'analisi di tutti i commenti e può:

• Riepilogare i commenti: Copilot è in grado di fornire un riassunto chiaro e conciso dei commenti raccolti, aiutando a comprendere rapidamente il sentiment generale e i principali punti discussi dai dipendenti.
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• Identificare i temi chiave nei commenti: Utilizzando l'intelligenza artificiale, Copilot è in grado di rilevare e raggruppare i temi ricorrenti presenti nei commenti, individuando i principali argomenti di interesse o preoccupazione per i dipendenti.
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• Riepilogare i commenti in base alla demografia: Copilot può segmentare i commenti in base a caratteristiche demografiche, come ruolo, età o sede, fornendo un'analisi mirata che consente di comprendere meglio le opinioni di gruppi specifici all'interno dell'organizzazione.
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• Riepilogare i commenti in base agli articoli: È possibile raccogliere e analizzare i commenti in relazione a temi specifici, come politiche aziendali, benefit o pratiche di gestione, per ottenere una visione approfondita su come ciascun aspetto venga percepito dai dipendenti.
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• Identificare le azioni richieste dai dipendenti: Copilot è in grado di rilevare e evidenziare le richieste esplicite degli impiegati, come suggerimenti o desideri di cambiamento, permettendo alle aziende di rispondere tempestivamente alle necessità e alle aspettative della forza lavoro.

Gli amministratori e il personale HR possono utilizzare Copilot in Viva Glint per riassumere grandi quantità di dati, consentendo a questo gruppo di trovare rapidamente intuizioni chiave e supportare richieste ad hoc da parte degli stakeholder.

I leader dell'organizzazione possono utilizzarlo per riassumere i commenti per i loro team e scoprire somiglianze e bisogni unici basati sui commenti lasciati dalle persone, utilizzando prompt e filtri per diverse popolazioni all'interno della loro organizzazione.

I manager possono sfruttare l’integrazione tra i due per accedere ai servizi di sintesi dei commenti e identificare rapidamente i commenti raggruppati per argomento comune o tema, individuando le aree da esplorare più a fondo nelle loro conversazioni ACT (Action-Centered Thinking).

Per chi fosse preoccupato per la questione etica, Copilot in Viva Glint è pienamente allineato ai principi di Microsoft sullo sviluppo dell’intelligenza artificiale e subisce rigorosi stress test interni in cui vengono attivamente identificati e affrontati eventuali problemi sistematici.

In questo modo la casa di Redmond garantisce che la sintesi dei commenti di Copilot in Viva Glint rimanga priva di contenuti o comportamenti indesiderati, come discorsi d'odio, incitamento alla violenza o disinformazione.

Inoltre, Microsoft rimane come sempre vigile nel proteggere la privacy e nel prevenire la divulgazione di informazioni sensibili, riconfermando il suo impegno nella protezione dei suoi utenti a 360 gradi.

Viva Glint Copilot: considerazioni per il deployment

Il deployment di Copilot e Viva Glint può dare una notevole sferzata al coinvolgimento dei propri dipendenti all’interno dell’organizzazione.

Tuttavia, come ogni strumento, prima di implementarlo a cuor leggero e rischiare di ottenere dei risultati contrari a quelli che si desideravano bisogna prima porsi qualche domanda e fare qualche ragionamento.

Perciò, quando decidiamo di fare il salto sarebbe il caso di fare le seguenti considerazioni e valutare.

Utilizzo attuale

Il proprio gruppo di implementazione ha esperienza con Viva Glint? Prima di procedere con l'introduzione di nuove funzionalità o strumenti come Copilot, è utile capire quanto il gruppo di lavoro abbia familiarità con la piattaforma.

Se il team ha già esperienza, sarà più facile adottare e integrare nuove capacità. In caso contrario, potrebbe essere necessario investire tempo e risorse in una formazione adeguata a garantire una transizione fluida e un utilizzo ottimale delle funzionalità avanzate offerte.

Numero di commenti

Ci si aspetta un alto numero di commenti? Se si prevede che i dipendenti rispondano a un sondaggio con numeri elevati di feedback, Copilot può essere particolarmente utile per analizzare e sintetizzare le informazioni.

In questi casi, l'abilitazione dei commenti può generare una grande quantità di dati qualitativi e Copilot è progettato per aiutare a gestire e analizzare questo flusso di informazioni. È importante considerare se la quantità di commenti sarà gestibile e se il sistema di analisi sarà in grado di fornire approfondimenti utili senza essere sopraffatto.‍

Tempistica del sondaggio

La pianificazione di un sondaggio in linea con l'implementazione di Copilot in Viva Glint è cruciale per ottimizzare l'uso della piattaforma.

Se si sta già progettando un sondaggio o si è pianificato di raccogliere feedback dai dipendenti in futuro, allineare l'uso di Copilot con questi sondaggi consente di raccogliere dati pertinenti e analizzare in tempo reale le risposte, migliorando l'efficacia complessiva del processo di raccolta e analisi dei dati.

Comfort con l'AI

Si possono coinvolgere gli utenti esperti per aiutare gli altri con l'implementazione? L'introduzione dell'intelligenza artificiale, come quella integrata in Copilot, può essere un passo significativo per molte organizzazioni.

Per facilitare l'adozione, è utile identificare "superuser", utenti esperti o rivolgersi a servizi di consulenza che possano aiutare i membri del team nell'utilizzo della nuova tecnologia. Coinvolgere queste persone nelle fasi iniziali dell'implementazione e come punto di riferimento per il supporto e la formazione può accelerare l'adozione e aumentare la fiducia nell'uso dell'AI all'interno dell'organizzazione.‍

Quantità di cambiamenti

La propria organizzazione sta già attraversando un periodo di cambiamento? È il momento giusto per introdurre un nuovo strumento? Quando si considera l'adozione di una nuova tecnologia come Copilot in Viva Glint, è importante valutare lo stato attuale dell'organizzazione.

Se l'azienda sta già affrontando significativi cambiamenti organizzativi, culturali o strutturali, l'introduzione di uno strumento aggiuntivo potrebbe rappresentare una sfida o generare resistenza. È fondamentale valutare se il momento è propizio per l'implementazione di un nuovo strumento, tenendo conto della capacità dell'organizzazione di gestire il cambiamento e della sua apertura verso l'adozione di nuove soluzioni tecnologiche.

Viva Glint Copilot: best practice per l’utilizzo

Per concludere la nostra panoramica dell’integrazione di Copilot in Viva Glint, non potevamo esimerci dal dare qualche piccolo suggerimento.

Imparare a usare un tool come questo può essere estremamente semplice, ma usarlo al pieno del suo potenziale potrebbe essere un altro paio di maniche e nessuno vuole investire tempo e risorse in un’implementazione dai risultati marginali o inesistenti.

Perciò, ecco qualche consiglio utile per poter procedere con serenità nell’utilizzo dell'intelligenza artificiale in Viva Glint:

• Abilitare i commenti: l'abilitazione dei commenti permette di raccogliere feedback più dettagliati e contestualizzati, arricchendo i dati e migliorando la loro utilità per la fase di sintesi. Questo approccio consente di ottenere una visione completa dei feedback, permettendo di generare riassunti accurati e significativi che riflettono le opinioni reali dei dipendenti su vari aspetti dell'organizzazione. I commenti offrono un contesto che aiuta a interpretare correttamente i dati quantitativi, rendendo l'analisi più ricca e utile per prendere decisioni informate.
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• Porre domande aperte: le domande aperte nei sondaggi catturano una vasta gamma di feedback, consentendo ai rispondenti di esprimere liberamente i loro pensieri su temi che potrebbero non essere trattati esplicitamente nel sondaggio. Queste risposte, spesso più dettagliate, rivelano approfondimenti ricchi che potrebbero non emergere dai dati numerici o dalle risposte chiuse. Le domande aperte permettono di ottenere informazioni qualitative, fondamentali per una comprensione più completa delle esperienze e delle percezioni dei dipendenti, che potrebbero sfuggire a un'analisi puramente quantitativa.
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• Usare filtri per attributi rilevanti: Copilot in Viva Glint utilizza gli attributi inviati a Glint per filtrare i dati. È importante abilitare gli attributi di filtro che siano significativi per i ruoli degli utenti che interagiscono con Copilot. I filtri permettono di affinare i dati, garantendo che le intuizioni e i riassunti siano pertinenti e utili per i gruppi di utenti specifici, come manager o team HR, rendendo così l'analisi più mirata e strategica. Utilizzare i filtri giusti consente di ottenere risultati più precisi e utili, ad esempio distinguendo tra diversi dipartimenti, seniority o altre variabili demografiche.
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• Usare programmi ricorrenti e ad hoc: dove ha senso, utilizza programmi ricorrenti e ad hoc. Attualmente, Copilot in Viva Glint non è in grado di accedere ai programmi "Always-On" e "Employee Lifecycle". Per massimizzare l'efficacia di Copilot in Viva Glint, è consigliabile configurare programmi ricorrenti per temi in corso, come l'engagement dei dipendenti, e programmi ad hoc per argomenti occasionali, come la gestione del cambiamento. I programmi ricorrenti permettono di monitorare l'engagement in modo continuo e costante, mentre i programmi ad hoc sono ideali per sondare feedback su temi specifici e temporanei, offrendo così una maggiore flessibilità e precisione nelle analisi.

Conclusioni

Quindi, come abbiamo potuto osservare, anche il panorama delle risorse umane può beneficiare ampiamente degli ultimi ritrovati tecnologici nell’ambito dell’intelligenza artificiale generativa e Copilot, integrato in Viva Glint, può essere un’aggiunta solida alla varietà di strumenti utilizzati dai propri responsabili HR.

L’assistente digitale targato Microsoft, dunque, non solo si riconferma come uno strumento di incredibile versatilità e utilità ma può aiutare a risolvere un problema sistemico di molte aziende, riportandole ad avere una maggiore sinergia e intesa con la propria forza lavoro.

E questo non solo si traduce in una maggiore produttività, ma anche in una maggiore coesione dei propri dipendenti e un più grande senso di appartenenza all’organizzazione che è il cuore pulsante di ogni business davvero di successo.

FAQ su Microsoft Copilot in Viva Glint

Cos'è Copilot in Viva Glint?

Copilot in Viva Glint è un assistente Microsoft basato sull'intelligenza artificiale che aiuta a raccogliere e analizzare il feedback dei dipendenti tramite i sondaggi Viva Glint. Sfruttando l'intelligenza artificiale, sintetizza le risposte, identifica i temi chiave e fornisce informazioni preziose per migliorare il coinvolgimento e il benessere dei dipendenti.

Quali sono le caratteristiche principali di Copilot in Viva Glint?

Copilot in Viva Glint riassume i commenti del sondaggio, evidenzia i temi ricorrenti nelle risposte e segmenta il feedback in base a dati demografici o argomenti specifici. Inoltre, aiuta a identificare le richieste esplicite dei dipendenti, consentendo ai responsabili delle risorse umane di affrontare le principali aree di miglioramento.

Quali sono i vantaggi dell'integrazione di Copilot con Viva Glint?

L'integrazione consente alle aziende di elaborare i dati dei sondaggi più velocemente, identificare le sfide organizzative in modo più preciso e fornire ai manager gli strumenti per prendere decisioni basate sui dati. Questa combinazione migliora il coinvolgimento dei dipendenti e aiuta a ottimizzare la cultura del posto di lavoro.

Copilot in Viva Glint può analizzare i commenti in tempo reale?

Sì, i dati del sondaggio vengono elaborati immediatamente, consentendo ai manager di accedere a riepiloghi e analisi dettagliate senza attendere la conclusione del processo di indagine.

Quali tipi di sondaggi sono supportati da Copilot in Viva Glint?

Copilot è in grado di analizzare i sondaggi relativi al coinvolgimento dei dipendenti, alla cultura aziendale, alla leadership, alla diversità e all'inclusione, ai processi di onboarding e alle politiche aziendali, fornendo ai manager informazioni più approfondite sulle esigenze e le aspettative dei dipendenti.

Copilot in Viva Glint garantisce la privacy dei dati?

Sì, Microsoft garantisce la conformità agli standard di privacy e sicurezza. Copilot impedisce la divulgazione di dati sensibili e filtra contenuti indesiderati come incitamenti all'odio o disinformazione, garantendo un uso etico e il rispetto delle normative sulla protezione dei dati.

Quali sono le migliori pratiche da seguire per utilizzare Copilot in Viva Glint?

Per massimizzare il potenziale di Copilot, si consiglia di abilitare i commenti nei sondaggi per un feedback più completo, utilizzare domande aperte per raccogliere risposte contestualizzate e applicare filtri demografici per analisi mirate. L'implementazione di sondaggi ricorrenti e ad hoc può anche aiutare a tenere traccia delle tendenze del coinvolgimento nel tempo.

Copilot in Viva Glint è adatto a tutte le aziende?

Copilot è particolarmente utile per le organizzazioni che gestiscono grandi volumi di feedback dei dipendenti e desiderano automatizzare l'analisi dei dati per prendere decisioni più informate. Tuttavia, prima dell'implementazione, le aziende dovrebbero valutare la familiarità del proprio team con Viva Glint e il loro contesto organizzativo per garantire un'adozione senza intoppi e massimizzare il ritorno sull'investimento.

È possibile personalizzare Copilot in Viva Glint?

Sì, Microsoft consente la personalizzazione configurando filtri e attributi specifici per adattare l'analisi dei dati alle esigenze aziendali. Gli utenti possono impostare criteri di segmentazione e parametri di riepilogo per migliorare la qualità delle informazioni generate.

Qual è la differenza tra Copilot e Copilot in Viva Glint?

Copilot è un assistente AI generico progettato per migliorare la produttività in applicazioni come Word, Excel, Teams e Outlook fornendo suggerimenti intelligenti e automazione per le attività lavorative quotidiane. Copilot in Viva Glint, invece, è stato creato specificamente per analizzare il feedback dei dipendenti e migliorare il coinvolgimento generando informazioni dettagliate sui sondaggi.