Nel settore farmaceutico, dove la qualità dei processi interni e la precisione operativa fanno la differenza, decidere di adottare uno strumento di intelligenza artificiale non significa semplicemente distribuire licenze. Significa ripensare il modo in cui le persone lavorano, trovano informazioni, comunicano e gestiscono il proprio tempo. E farlo in modo che il cambiamento duri, non si esaurisca dopo le prime settimane di entusiasmo.
Il gruppo ha avviato il proprio percorso di adozione di Microsoft 365 Copilot tra i primi clienti a lavorare con il team di Copilot Circle. Quello che è iniziato con un gruppo ristretto di utenti si è evoluto, nel corso di oltre un anno, in un programma articolato su tre fasi, che ha coinvolto progressivamente sedi estere, nuovi dipartimenti e centinaia di nuovi utenti.
La particolarità di questo caso non è solo la crescita numerica. È la qualità dell'adozione: ogni fase ha prodotto dati misurabili su soddisfazione, utilizzo reale e impatto sul lavoro quotidiano. E ogni risultato positivo ha generato la domanda interna di espandere il programma ulteriormente, senza che fosse necessario spingere dall'esterno.
Il problema: adottare Copilot senza disperdere l'investimento nel tempo
Le sfide che il gruppo farmaceutico portava all'inizio del percorso erano quelle tipiche di chi vuole fare bene, non solo fare in fretta. Tre aree critiche erano emerse fin dalla fase di analisi iniziale:
- Mantenere l'adozione attiva dopo la formazione iniziale: la preoccupazione principale non era avviare il programma, ma mantenerlo nel tempo. L'utilizzo di nuovi strumenti digitali tende a calare rapidamente nelle settimane successive alla formazione: le persone tornano alle abitudini consolidate, i nuovi comportamenti faticano a radicarsi senza rinforzi continui. Per un gruppo che stava investendo su licenze Copilot Premium, un calo dell'adozione avrebbe significato lasciare inutilizzata una parte significativa dell'investimento, con tutto quello che ne consegue in termini di giustificazione interna.
- Scalare il programma senza perdere qualità: il gruppo aveva la necessità di allargare progressivamente il numero di utenti coinvolti, includendo sedi estere e nuovi dipartimenti italiani. Ogni nuovo gruppo portava profili diversi, esigenze diverse e livelli di partenza diversi. Un percorso rigido e uniforme avrebbe servito male tutti: le persone più avanzate si sarebbero annoiate, quelle meno esperte si sarebbero perse. Serviva un approccio capace di adattarsi senza moltiplicare i costi di gestione.
- Gestire l'onboarding continuo di nuove licenze: nel corso del programma, le licenze non venivano distribuite tutte in un unico momento. Nuovi utenti entravano nel sistema a ondate, spesso in piccoli gruppi. Ogni volta, il team HR e IT si trovava davanti allo stesso problema: come garantire a queste persone un percorso di avvio di qualità, senza organizzare ogni volta sessioni ad hoc o rimandare a materiali registrati mesi prima, che nel frattempo erano già diventati parzialmente obsoleti?
La nostra soluzione: tre wave, un percorso che cresce con l'organizzazione
Il programma si è sviluppato in modo organico, con ogni fase costruita sui risultati della precedente. Non c'è stato un masterplan rigido dall'inizio, ma una logica di miglioramento continuo, alimentata dai dati raccolti lungo il percorso.
Ogni wave ha introdotto contenuti calibrati sul livello di maturità degli utenti. Chi era già avanzato ha ricevuto approfondimenti, mentre chi era nuovo ha seguito il percorso introduttivo, senza sovraccaricare nessuno dei due gruppi.
Introdotta nella seconda wave, la gamification (con punti, classifiche, badge) ha incentivato la partecipazione attiva durante le sessioni formative, con un impatto misurabile sul coinvolgimento rispetto alla prima wave.
Con Copilot Circle, ogni nuovo utente che riceve una licenza viene automaticamente avviato su un percorso introduttivo, senza che il team HR o IT debba intervenire manualmente ogni volta. Inoltre, l'agente AI di Copilot Circle ha monitorato l'utilizzo reale di ciascun utente, inviando notifiche personalizzate via Teams con casi d'uso pertinenti al ruolo, prompt pronti all'uso e suggerimenti di micro-corsi.
La prima wave ha coinvolto circa 150 utenti, con un percorso introduttivo sulle funzionalità di Copilot Premium seguito da approfondimenti per l'uso dipartimentale. Il formato era calibrato per essere accessibile senza sovraccaricare le agende, con sessioni di durata contenuta, casi d'uso reali e pertinenti per ciascuna funzione aziendale.
I risultati della prima wave hanno generato una domanda spontanea di espansione dall'interno dell'organizzazione. Sedi estere e dipartimenti italiani non inclusi nel primo gruppo hanno infatti chiesto di essere coinvolti. Questo è il segnale più significativo del valore percepito, in quanto non è stato necessario convincere nessuno, le persone volevano entrare a farne parte.
La seconda wave ha portato il numero di licenze da circa 150 a 500 e ha introdotto alcune novità metodologiche importanti. La formazione base è stata riprogettata per accogliere i nuovi utenti, tenendo conto che una parte dei partecipanti aveva già ricevuto la licenza e poteva usare le sessioni come momento di rinforzo. Ed è stata introdotta la gamification, un sistema di punti, classifiche e badge che ha incentivato la partecipazione attiva.
Il confronto con la prima wave è stato immediato: le sessioni della seconda wave hanno registrato un coinvolgimento sensibilmente più alto, con utenti che tornavano di propria iniziativa per completare le attività assegnate.
La terza wave, attualmente in fase di avvio, amplia la platea fino a 1.500 licenze totali e introduce la piattaforma Copilot Circle come infrastruttura permanente di adozione.
L'agente AI monitora l'utilizzo reale di ciascun utente, classifica il livello di maturità e invia nudge personalizzati via Teams con casi d'uso, prompt pratici e suggerimenti di micro-corsi. Un passaggio che risponde direttamente a uno dei desideri espressi con maggiore frequenza nelle survey, ovvero continuare a ricevere formazione, imparare cose nuove, ottenere contenuti più specializzati per il proprio ruolo.
I risultati: dati concreti e una collaborazione che si consolida
Alla fine della prima wave, la survey interna ha restituito dati che hanno avuto un peso significativo nelle decisioni successive.
Il tasso di adozione si è mantenuto sopra il 90% anche a programma concluso, inclusa la prima wave.
Il dato più citato dai partecipanti riguardava il tempo: in media, ogni persona ha dichiarato di risparmiare 17 ore di lavoro al mese grazie all'uso di Copilot. Un risparmio che, come hanno specificato molti rispondenti, non è rimasto inutilizzato: le ore recuperate sono state dedicate ad attività a maggiore valore strategico, riducendo il carico di operatività routinaria.
Il gruppo ha riportato anche un effetto che riguarda la possibilità di fare insourcing su attività che prima richiedevano risorse esterne, e una riduzione percepita del carico di lavoro e dello stress, con un impatto positivo sull'equilibrio tra vita professionale e personale.
Sul fronte della partecipazione, il confronto tra le due wave ha confermato che la gamification ha avuto un impatto reale. Non tutti i 500 partecipanti della seconda wave hanno scelto di impegnarsi in modo attivo in questa dimensione, ma chi lo ha fatto ha mostrato un livello di coinvolgimento che ha trascinato positivamente l'esperienza per l'intero gruppo. Le sessioni formative sono state più partecipate, più interattive e con un tasso di completamento più alto.
Questi risultati hanno portato a decisioni coerenti. L'azienda ha continuato a investire, espandendo il programma wave dopo wave e aggiungendo oltre 1.000 nuove licenze per arrivare a 1.500 totali. La terza wave e la scelta di adottare Copilot Circle come infrastruttura permanente sono la conferma che, quando l'adozione funziona, l'investimento si autogiustifica e si autoespande.
Quali sono i prossimi passi?
Con la terza wave in corso e 1.500 licenze attive, il focus si sposta adesso sulla continuità e sulla profondità dell'adozione.
Sul fronte formativo, le survey hanno evidenziato un desiderio diffuso di contenuti più specializzati per ruolo e dipartimento: questo sarà il pilastro della terza fase, con percorsi verticali pensati per funzioni specifiche come HR, Legal, Finance e Sales.
Parallelamente, valuteremo insieme al cliente l'introduzione di agenti AI su alcuni processi interni ad alto impatto, sfruttando i dati di Copilot Circle per identificare i dipartimenti con il maggiore tasso di utenti avanzati come punto di partenza ideale.
💡 Acquistare le licenze è la parte facile. Farle usare davvero, ogni giorno, da centinaia di persone: questo è il vero investimento. E i numeri ci hanno dato ragione.
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