L'adozione continua ha trasformato un progetto pilota di Copilot in un rollout globale

Quando un grande gruppo industriale multinazionale decide di investire nell'intelligenza artificiale, non è una scelta da prendere alla leggera. Le aspettative interne sono elevate, i processi sono complessi e i dipendenti coinvolti si contano a migliaia. Ogni errore di valutazione si traduce in uno spreco misurabile, sia in termini economici che di credibilità interna per chi ha promosso il cambiamento.

L'azienda aveva acquistato un primo lotto di licenze Microsoft 365 Copilot con un obiettivo preciso: capire come lo strumento potesse integrarsi realmente nel lavoro quotidiano, prima di decidere se e quanto estendere l'investimento. Non si trattava di un rollout definitivo, ma di un programma pilota ponderato, gestito da un team interno di trasformazione digitale con la responsabilità di fornire dati e feedback concreti alla leadership.

La sfida non era tecnica. L'infrastruttura Microsoft era a posto, le licenze erano disponibili, l'IT era allineato. La vera domanda era un'altra: come si fa a spingere le persone ad adottare un nuovo strumento quando sono già sovraccariche di lavoro, operano in un certo modo da anni e non hanno alcun motivo evidente per cambiare le proprie abitudini? È il problema che Copilot Circle è stato creato per risolvere.

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Il problema: formare migliaia di persone senza rallentare il business

Il team di trasformazione digitale aveva individuato fin da subito alcune priorità chiare: niente formazione una tantum destinata a essere dimenticata dopo poche settimane e niente sessioni lunghe capaci di bloccare le agende di persone già sotto pressione.

Eppure, senza un programma strutturato, il rischio che le licenze rimanessero inutilizzate era concreto. Tre criticità emergevano su tutte.

• Adozione discontinua e rischio di abbandono: l'esperienza di molte organizzazioni dimostra che l'utilizzo di uno strumento di IA cala drasticamente nelle settimane successive a una sessione di formazione iniziale. Senza un rinforzo continuo, le persone ricadono nelle abitudini consolidate. Per un gruppo che investe risorse significative in licenze Copilot, una curva di adozione in calo avrebbe significato sprecare l'intero investimento, oltre a minare la credibilità del progetto agli occhi della leadership.
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• Scala e diversità dei profili utente: il gruppo pilota era eterogeneo: profili tecnici e non, persone con diversi livelli di confidenza con gli strumenti digitali e funzioni aziendali molto differenti. Un programma di formazione uniforme avrebbe servito male tutti. Serviva un approccio capace di adattarsi al livello di ciascuno, senza moltiplicare all'infinito i costi di gestione: un requisito che escludeva qualsiasi soluzione basata su sessioni one-to-one o percorsi di apprendimento interamente artigianali.
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• Mancanza di un sistema di monitoraggio dell'adozione: il team IT aveva bisogno di dati. Non solo sapere quante persone avessero ricevuto una licenza, ma capire chi la stesse usando, con quale frequenza e in quali contesti. Senza questa visibilità, era impossibile intervenire in modo mirato sulle aree a bassa adozione, identificare i dipendenti che potevano diventare ambassador interni o, semplicemente, portare numeri concreti alla leadership per giustificare un'eventuale espansione del programma.

La nostra soluzione: un programma strutturato con continuità garantita

Copilot Circle ha lavorato con il team di trasformazione digitale a un programma di adozione completo che combinava sessioni di formazione live con un sistema di supporto continuo e personalizzato. La struttura è stata progettata per rispondere a tutte e tre le criticità individuate: continuità, adattabilità e monitoraggio.‍

• ‍Formazione specifica per dipartimento: sessioni calibrate in base alla funzione aziendale e al livello di competenza digitale, con casi d'uso reali. Niente formazione generica: ogni gruppo ha ricevuto esempi direttamente pertinenti al proprio lavoro quotidiano.
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• ‍Gli Internal Champion come motore: un gruppo selezionato di dipendenti ha agito da forza trainante per il resto del gruppo, incoraggiando la partecipazione e facilitando lo scambio tra pari fin dalla prima settimana.
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• ‍Nudge personalizzati via Teams: l'agente AI di Copilot Circle ha monitorato i livelli di utilizzo di ogni utente, inviando notifiche contestualizzate tramite Microsoft Teams con suggerimenti pratici e proposte di corsi calibrati sul loro livello di maturità.
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• ‍Integrazione nativa in Microsoft 365 Nessuna nuova piattaforma da adottare. Tutto ha operato all'interno dell'ambiente Microsoft esistente, riducendo al minimo le frizioni e garantendo che il percorso di adozione non richiedesse cambiamenti alle abitudini lavorative consolidate.

Nella prima fase, il programma si è concentrato su Copilot Premium. Le sessioni sono state calibrate per dipartimento e livello di competenza digitale, con casi d'uso reali e pratici. Per rendere il programma efficace fin da subito, è stato coinvolto un gruppo di Internal Champion come primo nucleo di riferimento: persone selezionate che hanno agito da forza trainante per il coinvolgimento dell'intero gruppo, incoraggiando la partecipazione e facilitando lo scambio tra pari tra i colleghi.

Parallelamente al programma di formazione, è stata attivata una community dedicata dove venivano condivisi regolarmente consigli pratici, esempi di utilizzo e risposte alle domande degli utenti. Questo spazio ha giocato un ruolo chiave nel mantenere viva l'attenzione sullo strumento durante le settimane tra una sessione e l'altra, creando un senso di continuità che la sola formazione sincrona non avrebbe potuto garantire.

Una volta completato il programma Copilot Premium, l'iniziativa si è estesa a Copilot Chat, la versione inclusa nelle licenze standard di Microsoft 365. In questa fase la scala è aumentata significativamente: oltre 7.000 dipendenti sono stati coinvolti in webinar dedicati, con tassi di partecipazione tra i più alti mai registrati dall'azienda per iniziative di questo tipo. La formazione mirata ha innescato un cambiamento visibile nei comportamenti di utilizzo, con Copilot che ha superato ChatGPT come strumento di AI più utilizzato all'interno dell'organizzazione.

La piattaforma Copilot Circle ha completato il quadro: l'agente AI si è occupato di monitorare i livelli di utilizzo per ogni singolo utente, inviando nudge personalizzati tramite Microsoft Teams e garantendo che il processo di apprendimento non terminasse con la conclusione del programma strutturato.

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I risultati: un progetto pilota diventato una scelta strategica

I dati raccolti al termine del programma pilota hanno parlato chiaro. Il tasso di adozione è rimasto costantemente sopra il 90%, anche durante la pausa estiva di agosto, che solitamente rappresenta uno dei momenti di maggiore discontinuità nell'uso degli strumenti digitali. I sondaggi interni hanno registrato un elevato livello di soddisfazione sia per Copilot come strumento che per il programma di formazione stesso, con molti partecipanti che hanno espresso esplicitamente il desiderio che la soluzione venisse estesa a tutti i colleghi.

Questi risultati hanno convinto la leadership del gruppo a compiere un passo decisivo: da un gruppo iniziale di circa 300-400 licenze Copilot Premium, l'azienda ha deciso di investire in quasi 5.000 nuove licenze, portando Copilot in modo strutturato a una parte significativa della sua forza lavoro globale. Un segnale chiaro che il pilota non è stato percepito come un esperimento concluso, ma come la prova di un percorso che vale la pena perseguire su larga scala.

A questa scala, un sistema di adozione continua non è un'opzione: è una necessità operativa. Copilot Circle diventa lo strumento essenziale sia per l'IT, che deve monitorare l'utilizzo tra migliaia di persone, sia per le Risorse Umane, che devono garantire una formazione scalabile e aggiornata nel tempo. Un altro elemento emerso chiaramente è stato il valore della rotazione delle licenze: grazie alla dashboard di Copilot Circle, il team IT è stato in grado di identificare gli utenti inattivi e ridistribuire le licenze a chi era più motivato a utilizzarle, massimizzando il ritorno sull'investimento.

• Tasso di adozione superiore al 90% mantenuto anche dopo la fine del programma pilota e la pausa estiva di agosto.
• Copilot è diventato lo strumento di IA più utilizzato in azienda, superando ChatGPT grazie al programma di adozione di Copilot Chat.
• Oltre 7.000 dipendenti coinvolti nei webinar su Copilot Chat, con tassi di partecipazione tra i più alti mai registrati dall'azienda.
• Decisione di acquistare quasi 5.000 nuove licenze Copilot in seguito al successo del programma pilota.
• Copilot Circle adottato come piattaforma di adozione continua per la formazione scalabile e il monitoraggio dell'intera nuova base utenti.

Quali sono i prossimi passi?

Con quasi 5.000 licenze Copilot ora attive, il gruppo sta entrando nella sua fase più impegnativa: garantire che l'adozione si consolidi su una scala molto più ampia, coinvolgendo funzioni e uffici precedentemente esclusi dal pilota. Copilot Circle sarà lo strumento operativo per questa fase, con un focus specifico sull'onboarding automatico dei nuovi utenti, sulla rotazione intelligente delle licenze e sull'identificazione dei dipartimenti con il maggior potenziale per l'implementazione di agenti IA nei processi interni. L'obiettivo dichiarato è trasformare Copilot da strumento di produttività individuale a infrastruttura abilitante per i processi aziendali.
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💡 La parte più difficile non è stata acquistare le licenze. È stato far sì che 10.000 persone volessero davvero usarle.
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