Copilot for HR: casi d’uso, consigli e feature da non perdere

L'intelligenza artificiale sta trasformando profondamente il modo in cui le aziende gestiscono le proprie risorse umane, e strumenti come Microsoft 365 Copilot rappresentano una delle innovazioni più promettenti.

Grazie alle sue capacità, Copilot supporta i professionisti HR in attività che spaziano dalla selezione del personale alla gestione delle performance, migliorando l'efficienza e riducendo il margine di errore.

In questo articolo, esploreremo come Copilot possa integrarsi nei processi legati all'ambito delle Risorse Umane, offrendo vantaggi concreti e aiutando le aziende a rispondere alle sfide di un mercato sempre in evoluzione.

Copilot for HR: un'introduzione

I dipartimenti delle Risorse Umane sono la spina dorsale di ogni organizzazione e si assicurano quotidianamente che la forza lavoro sia motivata, produttiva e allineata con gli obiettivi aziendali.

Il ruolo di un HR Manager o HR Generalist è multifunzionale e si occupa delle più svariate attività, inclusi reclutamento, relazioni con i dipendenti, gestione delle performance e conformità alle normative. Con così tante responsabilità, questi professionisti si trovano spesso a gestire numerosi processi, il che può portare a inefficienze e difficoltà nel mantenere il controllo di ogni dettaglio.

Le ricerche mostrano che quasi tutti i professionisti delle risorse umane (98%) affermano di sentirsi esauriti. Il 94% si è sentito sopraffatto negli ultimi sei mesi, mentre l'88% temeva l'idea di andare al lavoro.

Ora, anziché concentrarci su questo panorama agghiacciante, proviamo a figurarci un team completamente diverso, non più sommerso dai documenti, in lotta continua con la propria casella di posta o immerso nei dati dei suoi innumerevoli fogli di calcolo. Immaginiamo un motore ben oliato, che permetta al team di navigare senza sforzo tra tutte le sue attività.

Questo è ciò che accade quando si implementa una soluzione come Copilot, in grado di semplificare i processi e consentire ai team HR di concentrarsi sugli aspetti più “umani” della propria professione.

Vediamo come nelle prossime sezioni.

Cos'è Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot è l’assistente progettato per semplificare le attività quotidiane degli utenti, aumentare la produttività e stimolare la creatività. Il suo obiettivo principale è la generazione di codice, l'assistenza alla scrittura e la collaborazione. Integrato perfettamente con le applicazioni Microsoft 365 più diffuse, come Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams, offre suggerimenti contestuali e aiuta a comprendere le informazioni in modo efficace.

Alimentato dal modello linguistico all'avanguardia GPT-4, Copilot vanta funzionalità notevoli come il completamento automatico del codice, la ricerca di documentazione e la scrittura collaborativa. Microsoft sta inoltre continuando ad aggiornare il suo assistente, aggiungendo funzionalità sempre nuove che si rivolgono a una vasta gamma di utenti e professionisti, inclusi sviluppatori, creatori di contenuti e lavoratori senza particolari competenze tecniche, ma che cercano un supporto valido per le loro attività.

Le modalità per usufruire di Microsoft Copilot sono:

• Adottare Copilot: Microsoft offre diversi assistenti Copilot per incrementare la produttività e la creatività. Integrato in svariati prodotti e piattaforme Microsoft, Copilot trasforma lo spazio di lavoro digitale in un ambiente più interattivo ed efficiente.
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• Estendere Copilot: gli sviluppatori hanno la possibilità di incorporare dati esterni, semplificando le operazioni degli utenti e riducendo il bisogno di cambiare contesto. Questo non solo migliora la produttività, ma favorisce anche una maggiore collaborazione. Attraverso Copilot, è semplice integrare questi dati nei comuni prodotti Microsoft che si utilizzano ogni giorno.
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• Costruire il proprio Copilot: oltre all’adozione e all’estensione, è possibile creare un Copilot personalizzato per un’esperienza conversazionale unica, utilizzando Azure OpenAI, Cognitive Search, Microsoft Copilot Studio e altre tecnologie del Cloud di Microsoft. Un Copilot personalizzato può integrare dati aziendali, accedere in tempo reale a dati esterni tramite API e integrarsi nelle applicazioni aziendali.

Copilot è disponibile in varie forme, con pacchetti di prezzi specifici per diversi casi d'uso, come:

• Copilot (Free): la versione gratuita di Copilot offre accesso a funzionalità di IA generativa per la gestione del computer (in Windows), la ricerca online (in Edge) e conversazioni generali con il chatbot sul web.
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• Copilot Pro: pensato per gli utenti individuali che vogliono sfruttare al meglio il prodotto di IA generativa. Per una cifra corrispondente a circa 20 dollari al mese, per utente, si ottiene l'accesso a Copilot in vari strumenti, come Outlook, Word, Excel, PowerPoint e OneNote.
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• Copilot per Microsoft 365: Copilot per Microsoft 365 è pensato per individui e team che lavorano con le app Microsoft. Fornisce accesso a Copilot Studio, sicurezza, privacy e conformità di livello enterprise, e capacità avanzate.

Oltre a ciò, esistono varie versioni di Copilot progettate per strumenti Microsoft specifici. Ad esempio, ci sono soluzioni Copilot integrate in Microsoft Dynamics per i team di vendita e assistenza clienti, e soluzioni di sicurezza Copilot integrate in Microsoft Purview.

Di recente, Microsoft ha anche iniziato a lanciare e aggiornare una serie di “Agenti” specifici per determinati settori aziendali come la finanza, il customer service e il marketing, con addestramento e funzionalità specifiche per questi particolari ambiti.

Sebbene molti utenti di Windows 11 fossero inizialmente scettici quando Microsoft ha iniziato a puntare su Copilot, il servizio è cresciuto significativamente da quando è stato mostrato per la prima volta in anteprima ed è considerato ad oggi come uno dei tool per la produttività migliori nell’epoca dell’intelligenza artificiale.

Copilot for HR: funzionalità e casi d'uso

E dopo questa breve digressione, passiamo al succo vero e proprio di questo articolo.

Copilot assiste i professionisti delle risorse umane nei loro compiti. Inoltre, aiuta i manager a semplificare i flussi di lavoro e a concentrarsi sulle iniziative pianificate, automatizzando i processi routinari e fornendo approfondimenti basati sui dati.

Andiamo a vedere, quindi, quali sono i modi in cui Copilot può migliorare attivamente le operazioni HR.

Ottimizzazione del processo di reclutamento

Il reclutamento è una delle attività più dispendiose in termini di tempo e fondamentali delle risorse umane. I professionisti HR devono spesso gestire comunicazioni lunghe con i candidati, condurre numerosi colloqui telefonici e in presenza, e analizzare curricula.

Con i processi manuali, il reclutamento può sembrare un ciclo infinito di lavoro amministrativo, rendendo più difficile concentrarsi sull'individuazione dei migliori talenti per l'organizzazione. L'enorme quantità di CV, le pianificazioni e i follow-up possono portare a opportunità mancate, ritardi nelle assunzioni e un'esperienza poco soddisfacente per i candidati.

Ma Copilot può aiutare a semplificare e velocizzare queste pratiche lunghe e tediose per permettere ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi sugli aspetti più importanti del processo di assunzione dei candidati.

Creazione di job description

Circa il 65% dei professionisti HR ha dichiarato di impiegare 2 ore o più per scrivere una descrizione di lavoro da zero. Quando si tratta di redigere descrizioni di lavoro, l’aspettativa è che la tecnologia possa produrre contenuti di qualità superiore in tempi più brevi, rendendo il processo più efficiente e portando a selezioni migliori.

Copilot può sfruttare il processamento del linguaggio naturale per redigere descrizioni di lavoro coinvolgenti, aiutando ad attrarre candidati più qualificati, distinguendosi da ruoli simili e aumentando il volume e la qualità delle candidature.

Un esempio di prompt può essere “Scrivi una descrizione di lavoro per [ruolo] presso [nome azienda] con un focus su [esperienza]”.

Automazione dello screening dei CV

Con Copilot, i dipartimenti HR possono analizzare in modo efficiente un grande volume di CV, identificando rapidamente i candidati rilevanti grazie all’analisi basata sui dati e utilizzando l’intelligenza artificiale per garantire coerenza ed equità.

Copilot può anche essere personalizzato per adattarsi a specifici ruoli lavorativi e requisiti di settore, modificando semplici prompt. Utilizzare l’assistente AI targato Microsoft può aiutare a scalare e velocizzare il processo: che si tratti di gestire 100 o 1000 CV, l’automazione elimina gli errori umani, consentendo ai team HR di risparmiare tempo e concentrarsi su attività strategiche.

Un esempio di prompt per questo particolare scenario può essere “Crea un report che confronti i curricula allegati con i requisiti per un [ruolo] nel file della descrizione di lavoro allegato e classifica i candidati dal più qualificato al meno qualificato”.

Analizzare i feedback dei dipendenti

I dipendenti coinvolti ottengono risultati superiori rispetto a quelli non coinvolti, con una differenza sorprendente del 147%. Ecco perché monitorare e migliorare il coinvolgimento dei dipendenti è fondamentale per il successo di qualsiasi organizzazione. Un dipendente coinvolto è generalmente più produttivo, positivo e impegnato nel proprio lavoro, spesso andando oltre quanto richiesto dalla propria mansione.

Il processing del linguaggio naturale (NLP) aiuta a decifrare i sentimenti, identificare tendenze e evidenziare aree di miglioramento. L'HR può affrontare proattivamente le problematiche e aumentare la soddisfazione dei dipendenti.

Utilizzando i risultati dei sondaggi sul coinvolgimento, puoi chiedere a Copilot di analizzare il sentiment del testo per comprendere meglio la positività delle opinioni dei dipendenti su un argomento. Questo consente di individuare facilmente schemi e tendenze nei risultati.

Creare migliori esperienze di onboarding

L’onboarding dei dipendenti è una parte cruciale del processo di assunzione. Una strategia efficace di onboarding consente ai nuovi assunti di integrarsi nella cultura aziendale e di fornire loro le conoscenze e le risorse necessarie per avere successo. Questo è essenziale per trattenere i dipendenti, ridurre il turnover e massimizzare la produttività.

Sebbene sia importante standardizzare il programma di onboarding, un approccio unico per tutti potrebbe non essere vantaggioso per ogni nuovo assunto. Alcuni dipendenti assimilano le informazioni più lentamente, mentre altri potrebbero apprendere meglio con metodi visivi piuttosto che uditivi.

L’uso dell’intelligenza artificiale nell’onboarding consente di considerare queste differenze, coinvolgere efficacemente tutti i nuovi assunti e personalizzare i contenuti in base al ruolo, background, stile di apprendimento e ritmo di comprensione di ciascuno.

Alcuni esempi:

1. I nuovi dipendenti possono utilizzare Copilot come chatbot per trovare risposte a domande nei manuali aziendali.
2. Usare Copilot per esaminare il database dei dipendenti e individuare colleghi con background e interessi simili da abbinare ai nuovi assunti.
3. Creare e inviare messaggi personalizzati ai dipendenti in diverse fasi del loro percorso di onboarding per coinvolgerli o ricordare loro di completare un'attività di onboarding.
4. Monitorare il miglioramento continuo attraverso l’analisi del feedback.

Comunicazione semplificata sulle policy

Gli aggiornamenti delle policy e le normative sulla conformità possono risultare difficili da gestire. Copilot può aiutare i professionisti delle risorse umane a garantire la conformità alle leggi sul lavoro e alle normative, generando documentazione accurata e aggiornata.

Manager e generalisti HR possono utilizzare Copilot per creare lettere di offerta e rifiuto, contratti di lavoro e altri documenti relativi alla conformità. Questa funzionalità assicura che tutta la documentazione sia coerente e conforme ai requisiti legali.

Copilot semplifica il gergo legale complesso in riepiloghi digeribili, consentendo ai team HR di comunicare rapidamente ed efficacemente nuove policy aziendali o modifiche, garantendo che tutti siano allineati.

Per esempio, se dovessimo comunicare uno di questi cambiamenti e notificarlo ai dipendenti tramite email potremmo utilizzare il prompt “Utilizzando /[nome_file], redigi un'email per tutti i dipendenti spiegando i cambiamenti alle policy e il loro impatto sui dipendenti”.

Progettare presentazioni di formazione

L’integrazione di Copilot all’interno di Microsoft PowerPoint può aiutare a creare, progettare e formattare le proprie slide. Basterà digitare ciò che si intende comunicare con la presentazione e Copilot ci guiderà nella realizzazione aiutandoci a superare l'ostacolo iniziale del foglio bianco e a cominciare subito nel modo giusto.

Le sessioni di formazione richiedono impatto e Copilot collabora con l’HR per creare presentazioni visivamente accattivanti, sia che si tratti di formazione sulla conformità o di sviluppo della leadership, l’assistente digitale AI di Microsoft può assisterci in ogni passaggio dello sviluppo della presentazione.

Creare Copilot personalizzati per le FAQ

Copilot Studio è una piattaforma basata su cloud che consente di creare i propri modelli Copilot, agenti conversazionali intelligenti in grado di gestire una varietà di attività e richieste per casi d’uso specifici.

Con Copilot Studio puoi personalizzare Copilot per M365, l’assistente pronto all’uso già integrato con le applicazioni e i servizi di Microsoft 365, oppure creare da zero i propri “copiloti” personalizzati per sfruttare la potenza dell’intelligenza artificiale generativa al fine di fornire risposte dinamiche e pertinenti ai propri utenti, basandosi sui dati in proprio possesso e sulla propria logica lavorativa.

Migliorare la gestione delle performance

Molti team HR affrontano difficoltà con processi di gestione delle performance inefficienti, che ostacolano la capacità di prendere decisioni informate basate sui dati. Raccogliere e analizzare i dati sulle performance da diverse fonti può essere un’attività lunga e soggetta a errori quando svolta manualmente.

Senza strumenti ottimizzati, i professionisti HR dedicano molto tempo a compilare report, calcolare metriche di performance chiave e visualizzare tendenze. Questo lascia poco tempo per concentrarsi su ciò che conta davvero: supportare i dipendenti, migliorare le performance e allineare gli obiettivi con la strategia aziendale.

Di conseguenza, le aziende rischiano di perdere opportunità per affrontare tempestivamente problemi di performance, implementare interventi mirati o identificare i migliori talenti per riconoscimenti e sviluppo.

La mancanza di un'analisi dati efficace rende difficile adattare le strategie di gestione delle performance basandosi su insight in tempo reale, con un impatto negativo sul successo complessivo dell’organizzazione. Qui entra in gioco Copilot, semplificando il processo di analisi dei dati e di creazione dei report, permettendo ai professionisti HR di prendere decisioni migliori e più rapide con facilità.

Ecco alcune modalità in cui Copilot può supportare i manager HR nel lungo processo di gestione delle performance:

• Generazione di report sulle performance: Copilot può generare automaticamente report basati su metriche di performance chiave, come vendite o produttività. Questa automazione consente di risparmiare tempo, ridurre gli errori e accedere rapidamente a informazioni aggiornate, facilitando decisioni più rapide e informate.
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• Visualizzazione dei dati: questo strumento può creare grafici e diagrammi per visualizzare le tendenze delle performance, rendendo più facile individuare aree di miglioramento. Può inoltre fornire report visivamente accattivanti per una migliore comprensione.
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• Decisioni basate sui dati: i professionisti HR possono utilizzare i dati sulle performance per prendere decisioni informate e implementare strategie mirate. Garantire che i report siano accurati e obiettivi aumenta la credibilità del manager HR ed elimina eventuali bias, migliorando la fiducia e l'efficacia della gestione delle performance.

Copilot for HR: perché adottarlo?

L’intelligenza artificiale ha offerto un contributo dirompente nell’innovazione e nell’efficientamento dei processi HR. Nel recente studio AI in HR: The Ultimate Guide to Implementing AI in Your HR Organization, la società di consulenza Gartner sostiene che la Gen AI è destinata a cambiare per sempre il futuro dell’HR, rivoluzionando la visione consolidata del lavoro, del talento, dei ruoli e delle competenze.

Secondo i dati pubblicati dalla celebre società di consulenza strategica, il 76% dei responsabili HR ritiene indispensabile l’impiego delle AI nei processi legati alla gestione delle risorse umane in azienda, ivi comprendendo l’implementazione dell’intelligenza artificiale generativa. Una mancata adozione comporterebbe una rischiosa perdita di competitività entro 12/24 mesi.

Mediante l’implementazione di Copilot le aziende e i loro dipartimenti delle risorse umane possono ottenere una serie di importanti benefici, tangibili nel breve termine.

Tra i principali possiamo menzionare:

• Riduzione dei tempi medi di assunzione: l’automatizzazione delle procedure di colloquio e valutazione dei candidati consente a Copilot di accelerare notevolmente le tempistiche utili all’assunzione di nuovi candidati, riducendo contestualmente i costi rispetto alle procedure tradizionali.
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• Miglior qualità e pertinenza dei candidati: Copilot consente di analizzare automaticamente i profili di migliaia di possibili candidati, sulla base delle informazioni pubblicate sui portali di job search, ai fini di individuare le competenze e le caratteristiche più idonee a soddisfare le ricerche relative alle posizioni aperte.
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• Incremento del retention rate: le capacità analitiche dell’intelligenza artificiale consentono di processare enormi quantità e varietà di dati, per offrire una visione coerente degli aspetti meritocratici e agevolare i datori di lavoro nella definizione delle strategie premiali per i propri dipendenti, utili ad incentivare la motivazione e la soddisfazione complessiva.
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• Maggior efficienza nei processi di training e onboarding: tool di intelligenza artificiale generativa come Microsoft Copilot consentono di assistere la predisposizione dei materiali didattici utili alla formazione interna, accelerando le procedure di onboarding, offrendo al tempo stesso un’esperienza più personalizzata e coinvolgente per i nuovi candidati.

Conclusioni

È innegabile come Microsoft Copilot abbia cambiato in maniera significativa il modo di concepire il lavoro d’ufficio di ogni tipologia di office worker sin dalla sua prima introduzione, a prescindere dal settore di implementazione.

Copilot ha toccato, sta toccando e toccherà ulteriori ambiti lavorativi nel suo percorso evolutivo di cui stiamo vedendo solo i primi passi e possiamo solo chiederci che cosa riserverà l’AI della casa di Redmond per il futuro.

E per i dipartimenti HR già oggi l’assistente digitale AI di Microsoft, attraverso le sue funzionalità avanzate, può rappresentare l’alleato che stavano cercando per liberarsi degli aspetti più tediosi e “disumani” del loro lavoro e tornare a concentrarsi sulla loro principale materia prima: le persone.

FAQ su Microsoft Copilot per le Risorse Umane

Cos’è Microsoft Copilot e come può aiutare il reparto HR?

‍Microsoft Copilot è un assistente digitale basato sull’intelligenza artificiale generativa, integrato nelle applicazioni Microsoft 365. Aiuta i professionisti delle risorse umane automatizzando attività quotidiane, semplificando la gestione dei dati e migliorando l’efficienza operativa. Consente di velocizzare processi complessi, ridurre il margine di errore e concentrarsi sulle attività a maggior valore umano.

Quali vantaggi offre Copilot per la gestione delle risorse umane?

‍Copilot permette di accelerare il processo di selezione, migliorare la qualità delle candidature ricevute, aumentare la soddisfazione dei dipendenti e rendere più efficace la fase di onboarding. Offre supporto anche nella creazione di contenuti formativi e nella redazione di documentazione conforme, liberando tempo prezioso per la pianificazione strategica.

In quali attività può essere utilizzato Copilot in ambito HR?

‍Copilot può essere utilizzato per scrivere descrizioni di lavoro coinvolgenti, analizzare rapidamente i curricula, comprendere il sentiment dei feedback dei dipendenti, personalizzare i percorsi di inserimento in azienda, creare comunicazioni aziendali chiare e aggiornate, supportare la formazione e semplificare la gestione delle performance attraverso l’analisi dei dati.

È possibile creare un Copilot personalizzato per le domande frequenti dei dipendenti?

‍Sì, attraverso la piattaforma Copilot Studio è possibile sviluppare un assistente conversazionale su misura, in grado di rispondere alle domande più comuni, adattarsi ai flussi di lavoro aziendali e integrare i dati interni per fornire risposte precise e contestualizzate.

Copilot è adatto anche alle piccole e medie imprese?

‍Sì, grazie alla sua flessibilità e alle diverse versioni disponibili, Copilot si adatta anche alle esigenze di team più contenuti, mantenendo le stesse potenzialità in termini di efficienza e supporto alle attività quotidiane.

Quali versioni di Microsoft Copilot sono disponibili?

‍Copilot è disponibile in versione gratuita per usi di base su Windows ed Edge, nella versione Pro per utenti individuali che desiderano sfruttare l’IA generativa nelle app Microsoft 365, e nella versione per Microsoft 365 pensata per contesti aziendali, che offre strumenti avanzati, sicurezza e possibilità di personalizzazione tramite Copilot Studio. Esistono inoltre versioni pensate per specifici settori aziendali come vendite, assistenza clienti, marketing e sicurezza.

In che modo Copilot migliora le attività di formazione interna?

‍Copilot aiuta a progettare presentazioni più efficaci e visivamente curate all’interno di PowerPoint, agevola la stesura dei contenuti formativi e offre un supporto continuo nell’analisi del feedback, permettendo di migliorare costantemente l’esperienza di apprendimento per i dipendenti.

Copilot garantisce la conformità e la sicurezza dei dati?

‍Sì, le versioni di Copilot pensate per l’ambiente aziendale rispettano rigorosi standard di sicurezza, privacy e conformità normativa, assicurando una gestione dei dati sensibile e protetta in ogni fase del processo HR.