Copilot for Project Management: come e perché usarlo?

L'integrazione delle tecnologie basate sull'intelligenza artificiale sta trasformando profondamente il modo in cui gestiamo progetti complessi. Tra queste, Copilot emerge come uno strumento versatile e innovativo, progettato per assistere i team nella pianificazione, organizzazione e monitoraggio delle attività.

Grazie alla sua capacità di analizzare rapidamente grandi quantità di informazioni, fornire suggerimenti contestuali e automatizzare task ripetitivi, Copilot promette di migliorare l'efficienza operativa e la collaborazione.

In questo articolo, esploreremo le principali funzionalità di Copilot applicate al project management, evidenziandone i vantaggi e le opportunità per ottimizzare i processi lavorativi dedicati alla gestione dei progetti.

Copilot for Project Management: perché usarlo?

L'integrazione delle ultime tecnologie è diventata cruciale per rimanere competitivi nel campo in continua evoluzione della gestione dei progetti. Solo circa il 35% dei progetti viene completato con successo, spesso a causa della maturità limitata degli strumenti di gestione dei progetti esistenti.

Copilot per Microsoft 365 può rivoluzionare la gestione dei progetti. Integrandosi perfettamente con le applicazioni Microsoft, offre intuizioni pratiche, aiuta ad automatizzare i compiti e migliora la collaborazione in tempo reale. Un vero e proprio punto di svolta per i responsabili di progetto, le app Copilot forniscono supporto intelligente per la pianificazione, l'esecuzione, il monitoraggio e la reportistica dei progetti.

L'obiettivo è aumentare la produttività, semplificare i flussi di lavoro e promuovere il lavoro di squadra tra i membri del progetto. Inoltre, aiutano a migliorare i risultati del progetto fornendo intuizioni preziose e automatizzando le attività di routine.

Utilizzando capacità basate sull'intelligenza artificiale per migliorare il processo decisionale, può aiutare a semplificare la pianificazione dei compiti e la gestione dei rischi, oltre a favorire la collaborazione tra i membri del team. Semplifica la reportistica sullo stato del progetto e la visualizzazione, fornendo aggiornamenti in tempo reale e report coinvolgenti, assicurando che gli stakeholder rimangano informati e comprendano chiaramente l'avanzamento del progetto.

Curiosi di saperne di più? Diamogli un’occhiata più da vicino nelle prossime sezioni.

Che cos'è Microsoft Copilot?

Prima di cominciare però, prendiamoci un po’ di tempo per conoscere l’assoluto protagonista di quest’articolo per chi si fosse perso qualche passaggio nello sviluppo tecnologico degli ultimi anni e non sapesse di cosa stiamo parlando.

Microsoft Copilot è l’assistente digitale AI progettato per semplificare le attività quotidiane degli utenti, aumentare la produttività e stimolare la creatività. Il suo obiettivo principale è la generazione di codice, l'assistenza alla scrittura e la collaborazione. Integrato perfettamente con le applicazioni Microsoft 365 più diffuse, come Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams, Copilot offre suggerimenti contestuali e aiuta gli utenti a comprendere le informazioni in modo efficace.

Alimentato dal modello linguistico all'avanguardia GPT-4, Microsoft Copilot vanta funzionalità notevoli come il completamento automatico del codice, la ricerca di documentazione e la scrittura collaborativa.

Microsoft sta inoltre continuando ad aggiornare il suo Copilot nel tempo con funzionalità sempre nuove, mettendo in evidenza quanto la casa di Redmond stia investendo pesantemente nella sua soluzione Gen AI per il futuro dei suoi prodotti dedicati al mondo business.

Le funzionalità dell’assistente digitale AI di Microsoft si rivolgono a una vasta gamma di utenti e professionisti, inclusi sviluppatori, creatori di contenuti e lavoratori che cercano assistenza alimentata dall'intelligenza artificiale per le loro attività.

Le principali modalità per usufruire di Microsoft Copilot sono:

• Adottare Copilot: Microsoft offre diversi assistenti Copilot per incrementare la produttività e la creatività. Integrato in svariati prodotti e piattaforme Microsoft, Copilot trasforma lo spazio di lavoro digitale in un ambiente più interattivo ed efficiente.
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• Estendere Copilot: gli sviluppatori hanno la possibilità di incorporare dati esterni, semplificando le operazioni degli utenti e riducendo il bisogno di cambiare contesto. Questo non solo migliora la produttività, ma favorisce anche una maggiore collaborazione. Attraverso Copilot, è semplice integrare questi dati nei comuni prodotti Microsoft che si utilizzano ogni giorno.
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• Costruire il proprio Copilot: oltre all’adozione e all’estensione, è possibile creare un Copilot personalizzato per un’esperienza conversazionale unica, utilizzando Azure OpenAI, Cognitive Search, Microsoft Copilot Studio e altre tecnologie del Cloud di Microsoft. Un Copilot personalizzato può integrare dati aziendali, accedere in tempo reale a dati esterni tramite API e integrarsi nelle applicazioni aziendali.

Microsoft Copilot è disponibile in varie forme, con pacchetti di prezzi specifici per diversi casi d'uso, come:

• Copilot (Free): la versione gratuita di Copilot offre accesso a funzionalità di IA generativa per la gestione del computer (in Windows), la ricerca online (in Edge) e conversazioni generali con il chatbot sul web.
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• Copilot Pro: pensato per gli utenti individuali che vogliono sfruttare al meglio il prodotto di IA generativa. Per una cifra corrispondente a circa 20 dollari al mese, per utente, si ottiene l'accesso a Copilot in vari strumenti, come Outlook, Word, Excel, PowerPoint e OneNote.
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• Copilot per Microsoft 365: Copilot per Microsoft 365 è pensato per individui e team che lavorano con le app Microsoft. Fornisce accesso a Copilot Studio, sicurezza, privacy e conformità di livello enterprise, e capacità avanzate.

Oltre a ciò, esistono varie versioni di Copilot progettate per strumenti Microsoft specifici. Ad esempio, ci sono soluzioni Copilot integrate in Microsoft Dynamics per i team di vendita e assistenza clienti, e soluzioni di sicurezza Copilot integrate in Microsoft Purview.

Di recente Microsoft ha anche iniziato a lanciare e aggiornare una serie di “Agenti” specifici per determinati settori aziendali come la finanza, il customer service e il marketing, con addestramento e funzionalità specifiche per questi particolari ambiti.

Sebbene molti utenti di Windows 11 fossero inizialmente scettici quando Microsoft ha iniziato a puntare su Copilot, il servizio è cresciuto significativamente da quando è stato mostrato per la prima volta in modalità anteprima ed è considerato ad oggi come uno dei tool per la produttività migliori nell’epoca dell’intelligenza artificiale.

Le sfide del project management moderno

Che sia qualcuno che sta iniziando la sua carriera nel campo della gestione dei progetti o qualcuno che abbia già molta esperienza a riguardo, tutti possono concordare che essere un project manager non è una questione semplice, né facile.

Un project manager deve costantemente mantenersi aggiornato, imparando le basi della gestione dei progetti e assicurarsi che il progetto rimanga entro tutti i vincoli concordati, come:

• Tempo
• Ambito del progetto
• Budget

Nonostante la disponibilità di numerose risorse, strumenti per la gestione dei progetti, materiali di formazione e metodologie flessibili, le aziende continuano a sprecare milioni ogni anno e a lottare per affrontare le sfide e i problemi legati alla gestione dei progetti.

Uno studio pubblicato sulla Harvard Business Review rivela che un progetto su sei supera i costi stimati del 200% e quasi il 70% dei progetti IT subisce ritardi. È compito dei project manager prevenire queste situazioni, ma nel farlo devono affrontare molte sfide, come ad esempio:

• Scope creep: lo scope creep (l'espansione non controllata dell'ambito di un progetto, dovuta all'aggiunta di nuovi requisiti o modifiche non pianificate) è un fenomeno naturale e prevedibile per qualsiasi progetto. Sebbene a volte possa essere vantaggioso, spesso i contro superano i pro. Nel 2017, il 52% dei team di progetto ha segnalato di aver affrontato lo scope creep, e questa tendenza è in crescita. Clienti che non hanno idee precise su ciò che vogliono e che forniscono requisiti vaghi rappresentano una delle maggiori sfide per i project manager e i loro team.
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• Mancanza di comunicazione: una comunicazione efficace è fondamentale per il successo di un progetto. È necessario disporre di metodi di comunicazione tempestivi e trasparenti per garantire che tutti gli stakeholder siano coinvolti nel processo. Secondo Deloitte, il 32% dei professionisti ritiene che la comunicazione sia il principale problema nella gestione dei progetti. La cattiva comunicazione è pericolosa anche per i team di progetto perché può influire negativamente sul lavoro di squadra, causare conflitti tra i membri del team e potenzialmente ritardare il progetto.
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• Mancanza di obiettivi chiari e criteri di successo: la chiarezza è uno dei requisiti più importanti per il successo di un progetto e la sua assenza genera numerosi problemi. Uno studio indica che circa il 39% dei progetti fallisce a causa della mancanza di un piano di progetto e di obiettivi chiaramente definiti. È inoltre importante che il project manager stabilisca modalità per quantificare i progressi del progetto, attraverso traguardi e test di qualità. Oltre a favorire i progressi del team, obiettivi chiari aiutano i project manager a difendere la loro visione davanti alla direzione e ai clienti.

• Problemi di budget: molti manager considerano le questioni finanziarie come uno degli ostacoli principali nella gestione dei progetti. Uno studio del 2017 ha rilevato che il 49,5% dei manager nel settore manifatturiero considera i costi la sfida più grande. Una gestione efficiente dei costi può aiutare a evitare varie complicazioni comuni e ottenere risultati migliori e più rapidi.
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• Competenze inadeguate dei membri del team: una catena è forte quanto il suo anello più debole e, nel caso dei team di progetto, le prestazioni dipendono fortemente dalle competenze individuali. Un project manager può creare un ambiente ideale, ma se il team non possiede le competenze necessarie per affrontare i problemi, il progetto è destinato al fallimento. Questa sfida può essere superata solo con esperienza e capacità di previsione.
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• Gestione del rischio inadeguata: avere la capacità di prevedere scenari potenziali e predisporre piani di emergenza è un aspetto cruciale della gestione dei progetti. I progetti raramente seguono esattamente i piani, poiché ci sono molte variabili che possono creare infinite possibilità.
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• Mancanza di responsabilità: un team lavora bene quando ogni membro si sente responsabile e si impegna a svolgere il ruolo assegnato. La mancanza di responsabilità da parte dei membri del team può compromettere seriamente un progetto.
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• Coinvolgimento limitato degli stakeholder: è importante che i project manager garantiscano che tutti gli stakeholder siano allineati e abbiano una visione chiara del progetto. Un cliente poco coinvolto può causare molti problemi nelle fasi finali del progetto, quindi è essenziale considerare il feedback del cliente e tenerlo aggiornato durante l'intero processo.
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• Scadenze irrealistiche: scadenze impossibili sono un’altra sfida che può compromettere gravemente la qualità del prodotto finale. Un project manager efficace conosce le capacità del team e negozia i tempi del progetto dando priorità alle scadenze e ai compiti del progetto.

Copilot for Project Management: funzionalità e casi d'uso

I project manager possono trarre grandissimi vantaggi dall'utilizzo di Copilot per Microsoft 365, che genera risposte contestuali partendo dai comandi dell'utente e dai dati storici del progetto, consentendo di risparmiare tempo e riducendo la necessità di cercare tra numerosi documenti e sistemi.

Copilot per Microsoft 365 ottimizza i processi di gestione dei progetti automatizzando le attività ripetitive. Ad esempio, integrando perfettamente Microsoft Teams e Outlook, Copilot semplifica la programmazione delle riunioni e la creazione di report sullo stato, estraendo dati da Power BI ed Excel.

Questo fornisce ai project manager dati precisi e affidabili per prendere decisioni informate. Integrandosi senza soluzione di continuità con Microsoft Teams, migliora la collaborazione e la comunicazione, ottimizzando la gestione del portafoglio grazie all'integrazione dei dati e a insight utili per decisioni più efficaci.

Copilot per Microsoft 365 fornisce piani di attività realistici e generati dall'IA, con durate e sforzi stimati per ogni attività, personalizzati in base ai requisiti specifici di ciascun progetto. Sfruttando algoritmi di machine learning e l'elaborazione del linguaggio naturale, analizza i dati di progetti precedenti per generare attività.

Grazie a istruzioni personalizzate, Copilot valuta i rischi, suggerisce piani di mitigazione e monitora i problemi del progetto. Questo strumento offre ai project manager preziosi insight sui progressi del progetto, sulle performance finanziarie e sull'aderenza ai programmi.

Il formato chat offre inoltre supporto personalizzato per la creazione di piani di lavoro, valutazioni dei rischi e report sullo stato, consentendo ai manager di ricevere assistenza nella pianificazione dei progetti. Questo approccio interattivo favorisce conversazioni in tempo reale, permettendo di porre domande rapide, ottenere chiarimenti e ricevere consigli mirati e risorse per affrontare sfide e obiettivi specifici.

Tra i molti scenari in cui le funzionalità di Copilot possono aiutare i project manager nel loro lavoro possiamo menzionare i seguenti tra i principali.

Inizio e pianificazione del progetto

‍Le fasi di avvio e pianificazione sono cruciali per determinare il successo del progetto. Microsoft Copilot aiuta a definire obiettivi chiari e creare un programma dettagliato. Ad esempio, per un nuovo progetto software, Copilot permette di determinare l'ambito del progetto, creare un piano dettagliato e una timeline realistica, ponendo basi solide per il progetto.

Gestione del rischio nella fase iniziale

‍I rischi possono seriamente compromettere un progetto, soprattutto se trascurati nelle prime fasi. Copilot aiuta a identificare, valutare e gestire i rischi potenziali. Ad esempio, in un progetto di costruzione, Copilot può identificare rischi come condizioni meteorologiche avverse o problemi di consegna e suggerire misure per mitigarli, garantendo un avvio stabile e controllato.

Gestione dei compiti e collaborazione

‍Durante la fase di implementazione, la gestione dei compiti e la collaborazione sono fondamentali. Copilot funge da assistente affidabile, assegnando compiti e facilitando il lavoro di squadra. Ad esempio, in un lancio di prodotto, Copilot assegna facilmente i compiti ai membri giusti, stabilisce priorità e monitora i progressi, garantendo un processo fluido ed evitando incomprensioni.

Comunicazione del team

Una buona comunicazione è essenziale per l'implementazione del progetto. Copilot aiuta a comunicare efficacemente con il team, mantenendo tutti allineati. Ad esempio, con un team distribuito in diverse sedi, Copilot consente di condividere aggiornamenti, pianificare riunioni e rispondere alle domande, assicurando che il team lavori in modo coeso.

Monitoraggio del progetto

Il monitoraggio e il controllo del progetto sono cruciali per garantire che tutto proceda secondo i piani. Copilot consente di tracciare i progressi, monitorare gli indicatori chiave (KPI) e affrontare eventuali problemi. Per esempio, in un progetto di sviluppo software, Copilot aiuta a monitorare i progressi degli sprint, valutare le prestazioni del team e apportare tempestivamente le necessarie modifiche, mantenendo il progetto in linea con i requisiti.

Chiusura e revisione del progetto

La fase di chiusura è importante quanto le precedenti. Microsoft Copilot aiuta a chiudere ed esaminare i progetti in modo organizzato. Ad esempio, per un evento organizzato, Copilot permette di creare un report che riassume i punti salienti, le sfide e le lezioni apprese, aiutando sia a concludere il progetto sia a raccogliere spunti preziosi per i progetti futuri.

Documentazione e valutazione

Documentare e valutare è fondamentale per il successo dei progetti futuri. Copilot facilita la creazione di report dettagliati e la conduzione di valutazioni. Ad esempio, dopo un progetto di sviluppo software, Copilot può generare un report finale che riassume le prestazioni del team, la qualità del software e le lezioni apprese, fornendo un'analisi approfondita per migliorare i progetti futuri.

Lezioni apprese e progetti futuri

Uno degli aspetti più importanti della chiusura di un progetto è apprendere dalle esperienze. Copilot aiuta a catturare le lezioni chiave e a utilizzarle per i progetti futuri. Ad esempio, al termine di una campagna di marketing, Copilot consente di documentare strategie efficaci e sfide incontrate, assicurando un miglioramento continuo e aumentando le probabilità di successo per le campagne future.

Copilot for Project Management: l'entusiasmante integrazione con Microsoft Planner (in preview)

Come si sarà potuto intuire dalle sezioni precedenti, una delle feature più importanti di Copilot è sicuramente la sua capacità di integrarsi senza soluzione di continuità con tutti i prodotti della famiglia Microsoft 365, dai classici della suite Office fino agli ultimi arrivati della suite come, ad esempio, il celebre e sempre più utilizzato Teams.

Oltre all'integrazione di Copilot nelle app di Microsoft 365 come Word, Excel e altre, esso funziona anche con i dati di Microsoft Graph, offrendoti un'assistenza completa con calendari, email, chat, documenti, contatti e persino riunioni. Basta fornire istruzioni in linguaggio naturale, e Copilot può fornire suggerimenti, riepiloghi e tutto ciò di cui si ha bisogno.

In buona sostanza il nostro assistente digitale AI può seguirci ovunque all’interno degli ecosistemi Microsoft e rendersi utile in ogni contesto dello svolgimento dei propri progetti.

Ma l’integrazione più interessante per tutti coloro che vogliono utilizzare il potere della Gen AI offerto da Copilot per le loro necessità di project management è sicuramente quella resa disponibile in general preview ad Aprile di quest’anno con il nuovo Microsoft Planner.

Con la potenza dell'IA generativa, Copilot in Planner semplifica la pianificazione, la gestione e l'esecuzione del lavoro, mantenendoti informato mentre raggiungi i tuoi obiettivi. Copilot in Planner aiuta i team a trasformare il modo in cui lavorano e collaborano sui progetti.

Ecco alcune funzionalità chiave offerte da Copilot in Planner:

• Assegnazione automatizzata delle attività: Copilot in Planner ottimizza la gestione dei progetti assegnando automaticamente i compiti in base alle competenze, alle priorità e alla disponibilità. Ad esempio, in un progetto di campagna di marketing, Copilot assegnerà i compiti di creazione dei contenuti ai copywriter, quelli di design ai designer e le operazioni sui social media agli esperti del settore.
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• Valutazione dei rischi: Copilot in Planner è in grado di valutare possibili rischi, proporre misure di mitigazione e monitorare i problemi attuali nel progetto. Supporta una gestione proattiva dei rischi, seguendo costantemente i progressi e rilevando potenziali problemi. Fornendo piani di mitigazione e suggerimenti, consente ai project manager di agire in modo più efficiente.
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• Ottimizzazione delle risorse: Copilot in Planner aiuta gli utenti a gestire l'allocazione delle risorse analizzando i carichi di lavoro e apportando le necessarie modifiche, garantendo una distribuzione equa delle attività e migliorando la produttività complessiva.
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• Collaborazione: Microsoft Copilot si integra perfettamente con Teams e altri servizi Microsoft 365, consentendo ai membri del team di comunicare e collaborare in modo più efficace. Può condividere documenti essenziali, organizzare riunioni e persino proporre punti di discussione per mantenere il team coinvolto.

Conclusioni

In sintesi, le capacità di assistenza di Microsoft Copilot non lo rendono solo un ottimo assistente per il lavoro e la produttività individuali ma, sfruttando nel modo giusto le sue capacità in continua espansione, è possibile utilizzarlo anche per assisterci in progetti di larga scala.

Per quanto sia scontato che non farà, ovviamente, tutto il lavoro da solo, l’assistente digitale AI della casa di Redmond può rivelarsi un alleato prezioso per tutti quei project manager che necessitano di strumenti efficaci e pronti all’uso che possano aiutarli a semplificare e accelerare lo svolgimento dei loro compiti di gestione e amministrazione dei progetti aziendali.

Dalle prime fasi iniziali fino alla conclusione del progetto, arrivando anche al momento in cui si cominceranno a gettare le basi del prossimo, non c’è scenario in cui Microsoft Copilot non possa stare al nostro fianco, pronto a dare una mano per permettere a chi si assume la responsabilità di portare avanti compiti così complessi di concentrarsi su ciò che conta davvero.

FAQ su Copilot for Project Management

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di Copilot per i project manager?

‍Copilot migliora la produttività automatizzando le attività ripetitive, analizzando i dati di progetto e generando informazioni utili. Aiuta a creare piani di lavoro dettagliati, assegnare attività, monitorare lo stato del progetto, migliorare la comunicazione tra i team e identificare i rischi prima che diventino problemi importanti.

Copilot è utile per la gestione del rischio nei progetti?

‍Sì, Copilot valuta i rischi potenziali sin dalle prime fasi di un progetto. Attraverso l'analisi dei dati e l'apprendimento automatico, è in grado di identificare i problemi critici, suggerire piani di mitigazione e monitorare l'avanzamento del progetto. Ad esempio, in un progetto di costruzione, Copilot è in grado di rilevare rischi quali condizioni meteorologiche avverse o ritardi nella catena di fornitura e consigliare soluzioni appropriate.

Come si integra Copilot con Microsoft Planner?

‍Copilot si integra perfettamente con Microsoft Planner per migliorare la gestione delle attività. Nella sua versione di anteprima, può assegnare automaticamente attività, valutare i rischi, suggerire misure di mitigazione, tenere traccia dei progressi del progetto e migliorare la collaborazione tra i membri del team integrandosi con Microsoft Teams.

Copilot è compatibile solo con Microsoft Planner?

‍No, Copilot funziona con diverse applicazioni Microsoft 365, tra cui Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams. Sfruttando Microsoft Graph, può accedere ai dati di e-mail, calendari e documenti, offrendo suggerimenti contestuali e automatizzando flussi di lavoro complessi.

Copilot è utile solo per i project manager?

‍No, Copilot offre vantaggi a chiunque gestisca attività e progetti, inclusi team di marketing, sviluppatori di software, professionisti delle risorse umane e rappresentanti del servizio clienti. La sua flessibilità consente di adattarlo a diverse esigenze aziendali.

Quali sfide di gestione dei progetti aiuta a risolvere Copilot?

‍Copilot aiuta a risolvere i problemi più comuni di gestione dei progetti, come lo scope creep, la comunicazione inefficace, il superamento del budget, la scarsa allocazione delle risorse e le inefficienze nella gestione del rischio. Fornendo informazioni e automazione in tempo reale, migliora l'esecuzione dei progetti.

Copilot è in grado di generare report e analisi di progetto?

‍Sì, Copilot può creare report dettagliati utilizzando i dati di Microsoft Planner, Teams, Power BI ed Excel. Genera riepiloghi automatici del progetto, evidenzia i problemi critici e suggerisce azioni correttive per mantenere il progetto in linea.