Copilot Governance: come proteggere i dati aziendali

Quando un'organizzazione introduce un assistente basato sull'IA, la prima domanda che i responsabili IT pongono solitamente non riguarda le funzionalità, ma la sicurezza. Chi controlla ciò che Copilot può vedere? Dove finiscono i dati aziendali? Come è possibile garantire che le risposte generate non espongano informazioni riservate a persone che non dovrebbero vederle?

Si tratta di domande legittime, alle quali Microsoft ha risposto costruendo un'architettura di governance attorno a Microsoft 365 Copilot. Questo articolo esamina il funzionamento della governance di Copilot, gli strumenti che offre agli amministratori IT e il motivo per cui la sicurezza dei dati con Copilot è, sotto molti aspetti, più solida di quanto si possa pensare.

Cosa si intende per Copilot governance

La governance di Copilot è l' insieme di controlli, policy e strumenti che un'organizzazione può attivare per gestire l'utilizzo di Microsoft 365 Copilot in modo sicuro e conforme alle normative. Si tratta di un framework a più livelli che abbraccia la gestione delle identità e dei permessi, la protezione dei dati sensibili, il monitoraggio degli audit e la conformità normativa.

Il punto di partenza è il Copilot Control System, il framework di controllo progettato da Microsoft per soddisfare le esigenze di sicurezza e governance delle organizzazioni aziendali. Il framework si basa su tre pilastri principali: sicurezza e governance dei dati, controlli di gestione, misurazione e reportistica. Questo articolo si concentra sul primo pilastro, quello più rilevante per i team di sicurezza IT.

Come Copilot accede ai dati aziendali

Prima di capire come proteggere i dati, è utile comprendere come Copilot li utilizza. Microsoft 365 Copilot accede ai contenuti aziendali tramite Microsoft Graph: documenti, e-mail, chat, calendari e riunioni a cui l'utente ha già accesso. Non esiste un database separato né un indice parallelo: Copilot vede esattamente ciò che può vedere la persona che lo sta utilizzando.

Questo principio ha una conseguenza diretta per la governance: i modelli di autorizzazione già configurati in Microsoft 365 (SharePoint, Teams, OneDrive) determinano automaticamente i confini di ciò che Copilot può restituire. Se un utente non ha accesso a un documento, Copilot non può citarlo nelle sue risposte.

Vale la pena chiarire un punto spesso frainteso: tutto ciò che accade durante una sessione di Copilot, dai prompt alle risposte fino ai dati recuperati tramite Microsoft Graph, non entra mai nel processo di addestramento dei modelli di IA. L'elaborazione avviene su Azure OpenAI Service, separatamente dai servizi pubblici di OpenAI, e nulla viene conservato al di fuori del perimetro di Microsoft 365.

Protezione dei dati aziendali: i tre impegni fondamentali

Microsoft 365 Copilot e Copilot Chat operano nell'ambito dell'Enterprise Data Protection (EDP), il quadro contrattuale che estende a Copilot le stesse garanzie già previste per altri servizi Microsoft 365. I tre impegni fondamentali sono:

• Sicurezza dei dati: crittografia dei dati inattivi e in transito, rigorosi controlli fisici e isolamento logico tra i tenant tramite Microsoft Entra ID.
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• Privacy dei dati: i dati vengono utilizzati esclusivamente in conformità alle istruzioni del cliente. Gli impegni includono il GDPR, l'EU Data Boundary, la norma ISO/IEC 27018 e il Microsoft Data Protection Addendum.
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• Controlli di accesso: Copilot rispetta il modello di identità, eredita le etichette di riservatezza, applica le policy di conservazione e registra ogni interazione nei log di controllo.

Questi impegni si applicano anche quando vengono utilizzati modelli di terze parti integrati in Copilot, come i modelli di Anthropic, a condizione che siano abilitati come sub-responsabili del trattamento di Microsoft.

Il framework di sicurezza: tre aree di intervento

Il sistema di controllo di Copilot organizza la sicurezza e la governance in tre aree distinte, ciascuna con controlli specifici a seconda del livello di licenza disponibile. I controlli sono suddivisi in fondamentali (disponibili con licenze E3/A3/G3) e ottimizzati (disponibili con licenze E5/A5/G5).

1. Sicurezza dei dati

L'obiettivo primario è proteggere le informazioni dell'organizzazione, con particolare attenzione al rischio di condivisione eccessiva: l'esposizione involontaria di contenuti sensibili dovuta a permessi troppo permissivi su siti SharePoint o altri repository.

Per un confronto più dettagliato tra i piani Business ed Enterprise, incluse le specifiche differenze in termini di sicurezza dei dati, consulta la nostra pagina di confronto tra Copilot Enterprise e Business.

SharePoint Advanced Management fornisce report sulla governance dell'accesso ai dati che identificano i siti con contenuti potenzialmente sovraesposti. Gli amministratori possono inviare richieste di revisione ai proprietari dei siti, limitare l'accesso a livello di organizzazione e configurare i controlli di accesso basati sui gruppi di sicurezza di Microsoft Entra. Questi controlli sono disponibili con le licenze E3.

È importante notare che SharePoint Advanced Management è incluso in ogni licenza Microsoft 365 Copilot dal 2025: le organizzazioni che hanno assegnato almeno una licenza Copilot ottengono automaticamente le funzionalità SAM per tutti gli amministratori SharePoint, senza costi aggiuntivi.

Le etichette di riservatezza di Microsoft Purview Information Protection consentono di proteggere i file sensibili in modo persistente: la protezione segue il file anche quando viene spostato o scaricato dal tenant. Il comportamento varia in base alla licenza: con la E3, il sistema segnala all'utente la presenza di contenuti sensibili, lasciando a lui la decisione di applicare l'etichetta; con la E5, questo passaggio diventa automatico, senza necessità di alcun intervento.

Microsoft Purview DSPM (Data Security Posture Management) per l'IA è disponibile con entrambi i livelli di licenza, ma con funzionalità differenti. Con le licenze E3, consente di visualizzare le informazioni sulle app, esportare le attività e attivare il monitoraggio. Con le licenze E5, è inoltre possibile visualizzare il testo dei prompt e delle risposte, nonché creare valutazioni del rischio mirate a specifiche posizioni in SharePoint e OneDrive, complete di suggerimenti automatici sui criteri.

Gestione del ciclo di vita dei dati è un altro aspetto importante: qualsiasi contenuto obsoleto, senza proprietario o non più necessario aumenta la superficie esposta a Copilot. Pulire il repository dei contenuti prima della distribuzione migliora sia la sicurezza che la pertinenza delle risposte generate.

2. Sicurezza dell'IA

La seconda area riguarda la protezione degli strumenti di IA stessi da minacce specifiche, come gli attacchi di prompt injection (tentativi di manipolare le risposte dell'agente tramite istruzioni nascoste nei documenti) e l'uso improprio delle funzionalità generative.

Copilot include protezioni integrate contro questi rischi, attive senza necessità di configurazione aggiuntiva:

• Protezioni contro il jailbreak: Copilot dispone di classificatori specifici per le iniezioni di prompt dannose, incluse le varianti cross-prompt (XPIA), che intervengono prima che la richiesta raggiunga il modello.
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• Protezioni contro i contenuti dannosi: il sistema filtra le risposte generate, coprendo categorie come linguaggio discriminatorio o d'odio, contenuti sessualmente o violentemente inappropriati, riferimenti all'autolesionismo e valutazioni improprie delle prestazioni o dello status dei dipendenti.
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• Salvaguardie per il materiale protetto: Copilot rileva contenuti soggetti a diritti legali, inclusi testi protetti da copyright e codice soggetto a restrizioni di licenza.

Con le licenze E3, Microsoft Purview eDiscovery consente di cercare nel testo dei prompt e delle risposte di Copilot. Con le licenze E5, oltre alla ricerca, è possibile eliminare i contenuti trovati.

Per quanto riguarda la prevenzione della perdita di dati, con le licenze E3 Microsoft Purview DLP consente di impostare criteri su SharePoint, Exchange e OneDrive per ricevere notifiche in caso di condivisione non conforme. Con le licenze E5, i criteri si estendono anche a Teams ed endpoint e possono essere configurati per impedire a Copilot di elaborare file sensibili specifici. Insider Risk Management aggiunge avvisi per comportamenti anomali e, tramite la funzionalità Adaptive Protection, applica criteri più rigorosi in tempo reale agli utenti classificati come ad alto rischio, disponibile esclusivamente con le licenze E5.

3. Conformità e privacy

La terza area riguarda la capacità di dimostrare la conformità normativa e mantenere la privacy delle interazioni. Microsoft Purview Audit registra ogni interazione con Copilot: prompt degli utenti, risposte generate, file di riferimento. Questi log sono disponibili per ricerche eDiscovery, conservazione legale e indagini interne, a partire dalle licenze E3.

Le interazioni con Copilot sono soggette allo stesso criteri di conservazione ed eliminazione come per gli altri contenuti di Microsoft 365. I singoli utenti possono eliminare la propria cronologia delle attività di Copilot dal portale dell'account personale (myaccount.microsoft.com). Gli amministratori possono configurare i criteri di conservazione tramite Purview Data Lifecycle Management.

Per quanto riguarda la residenza dei dati, Copilot è soggetto agli stessi impegni contrattuali degli altri servizi Microsoft 365: a partire da marzo 2024, è stato formalmente incluso nell'ambito coperto dalle Condizioni del prodotto Microsoft, con piena compatibilità con le opzioni Advanced Data Residency e Multi-Geo. Per le organizzazioni con sede nell'Unione Europea, ciò si traduce nella garanzia che i dati rimangano fisicamente all'interno dell'area geografica europea, in linea con il framework EU Data Boundary.

Con le licenze E5, Microsoft Purview Communication Compliance consente di ricevere un avviso automatico in caso di possibile violazione della conformità o condotta non etica nelle interazioni con Copilot, avviando direttamente un'indagine interna. Questa funzionalità non è disponibile con le licenze E3.

Anthropic come subprocessore Microsoft: cosa cambia per la governance

A partire dal 7 gennaio 2026, Anthropic opera come sub-responsabile del trattamento Microsoft per Microsoft 365 Copilot. Ciò significa che i modelli di Anthropic (Claude) sono ora integrati in una serie di esperienze Copilot: Microsoft 365 Copilot, Researcher, Copilot Studio, Power Platform, la modalità Agente in Excel e gli agenti di Word, Excel e PowerPoint.

Dal punto di vista della governance, il cambiamento è significativo.

L'integrazione avviene all'interno del quadro contrattuale di Microsoft, coperto dalle Condizioni del prodotto Microsoft, dal Data Protection Addendum (DPA) e dall'Enterprise Data Protection. Microsoft rimane responsabile della conformità di Anthropic a tali impegni contrattuali.

Ci sono, tuttavia, alcune limitazioni importanti di cui i responsabili IT dovrebbero essere a conoscenza:

• I modelli di Anthropic sono esclusi dall'EU Data Boundary: per le organizzazioni nell'Unione Europea, nell'EFTA e nel Regno Unito, l'elaborazione tramite i modelli di Anthropic avviene al di fuori dei confini europei. Per questo motivo, l'interruttore di Anthropic è disabilitato per impostazione predefinita per i tenant in queste regioni. A partire dal 3 aprile 2026, tuttavia, Microsoft ha introdotto una nuova impostazione nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 denominata “Copilot nelle app M365 con modelli Anthropic”, disponibile per i tenant nell'UE/EFTA e nel Regno Unito, che consente di abilitare Anthropic come modello predefinito per le esperienze Copilot in Word, Excel e PowerPoint anche nelle regioni europee.
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• I modelli di Anthropic sono non disponibile nei cloud governativi (GCC, GCC High, DoD) a causa della mancanza della certificazione FedRAMP.
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• Gli amministratori possono gestire l'attivazione o la disattivazione di Anthropic come sub-processore dall'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, alla voce Copilot > Impostazioni > Provider di IA come sub-processori Microsoft.

Per le organizzazioni italiane ed europee che operano con rigidi requisiti di residenza dei dati, è quindi necessario verificare attivamente la configurazione dell'interruttore Anthropic nel proprio tenant, assicurandosi che sia allineata alle politiche interne di governance dei dati.

Copilot Studio: governance per gli agenti

Quando si va oltre il Copilot standard e si creano agenti personalizzati con Copilot Studio, la governance richiede un'attenzione particolare. Gli agenti possono accedere a fonti esterne, eseguire azioni e pubblicare su diversi canali: ogni punto di estensione rappresenta un potenziale vettore di rischio.

Il sistema di governance di Copilot Studio offre agli amministratori una serie di controlli specifici:

• Policy sui dati (DLP) nell'interfaccia di amministrazione di Power Platform, che gestiscono autenticazione, fonti di conoscenza, connettori, richieste HTTP, canali di pubblicazione e trigger per agenti autonomi.
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• Log di controllo disponibili sia in Microsoft Purview che in Microsoft Sentinel per monitorare l'attività degli autori degli agenti.
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• Avvisi di sicurezza pre-pubblicazione che segnalano agli autori le configurazioni che si discostano dagli standard di sicurezza prima che l'agente venga reso disponibile.
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• Chiavi di crittografia gestite dal cliente (CMK) per ambienti che richiedono un controllo crittografico completo.
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• Customer Lockbox per l'accesso sicuro ai dati dei clienti da parte del supporto Microsoft. Nota: Lockbox non copre i dati trasmessi da Copilot Studio come parte della registrazione dei log di controllo della sicurezza.
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• Visibilità delle etichette di riservatezza: gli autori e gli utenti degli agenti possono visualizzare l'etichetta di riservatezza più elevata applicata alle origini SharePoint utilizzate nelle risposte dell'agente. Le risposte generate da Copilot e dagli agenti ereditano automaticamente l'etichetta di riservatezza con priorità più alta tra le origini utilizzate per generarle. Questo vale anche per i documenti creati da Copilot a partire da origini etichettate. Una limitazione tecnica importante: quando le etichette di riservatezza di un file sono configurate con autorizzazioni personalizzate dall'utente (anziché dall'amministratore), gli agenti non possono accedere a tale contenuto, indipendentemente dalle autorizzazioni di accesso dell'utente che utilizza l'agente.

Gli agenti pubblicati sui canali Microsoft 365 (come Teams o SharePoint) sono soggetti alle stesse policy del tenant. Gli amministratori gestiscono gli agenti dalla sezione App integrate dell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, con piena visibilità sulle autorizzazioni richieste, le condizioni d'uso e l'informativa sulla privacy di ogni agente.

Zero Trust: il modello di riferimento

L'approccio consigliato da Microsoft per una solida governance di Copilot si basa sui principi Zero Trust:

• Verifica esplicita: nessun accesso viene concesso per impostazione predefinita. Ogni identità, dispositivo e richiesta viene verificato tramite Microsoft Entra ID.
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• Usa l'accesso con privilegi minimi: gli utenti e i sistemi hanno accesso solo a ciò di cui hanno effettivamente bisogno.
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• Presumi una violazione: l'infrastruttura è progettata presupponendo che possano verificarsi violazioni, riducendo al minimo l'impatto attraverso la segmentazione e il monitoraggio.

Per Copilot, questo si traduce in una revisione sistematica delle autorizzazioni di SharePoint prima della distribuzione, nella configurazione delle etichette di riservatezza, nell'abilitazione dell'Accesso condizionale tramite Microsoft Entra e nell'attivazione del monitoraggio tramite Purview.

I requisiti di conformità coperti

Microsoft 365 Copilot è certificato secondo i principali standard di conformità internazionali. La copertura si applica all'intero framework EDP e ai dati elaborati all'interno di Microsoft Online Services:

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Il problema dell’oversharing: da dove iniziare

Uno degli errori più comuni prima di implementare Copilot è dare per scontato che le autorizzazioni di SharePoint esistenti siano già corrette. In molte organizzazioni, anni di condivisione informale hanno creato siti accessibili a intere divisioni, o addirittura all'intero tenant, anche quando il contenuto avrebbe dovuto rimanere limitato. Copilot non amplifica questo problema, ma lo rende molto più visibile: se un documento era tecnicamente accessibile a 500 persone ma nessuno sapeva come trovarlo, con Copilot qualcuno potrebbe ottenerlo come risposta a una domanda.

Il percorso consigliato prevede tre fasi:

• Fase 1: valutazione
  Utilizza i report di governance dell'accesso ai dati di SharePoint Advanced Management per identificare i siti con accesso a livello di organizzazione o un numero insolito di utenti con accesso diretto. Prima che la correzione sia completata, è possibile applicare protezioni temporanee utilizzando la funzionalità Restricted Content Discovery (RCD) di SAM, che esclude i siti sensibili dall'indicizzazione di Copilot anche senza una correzione permanente delle autorizzazioni, consentendo di ridurre immediatamente l'esposizione durante la fase di bonifica. Con le licenze E5, DSPM for AI offre anche valutazioni del rischio mirate per SharePoint e OneDrive, con raccomandazioni automatiche sulle policy per i siti a maggiore esposizione.
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• Fase 2: correzione
  Rimuovi le autorizzazioni eccessive, archivia i siti inattivi, elimina i file obsoleti. La gestione del ciclo di vita dei siti SharePoint aiuta a identificare i siti senza proprietario o che non vengono aggiornati da molto tempo. Non è necessario attendere la perfezione: una significativa riduzione del rischio è raggiungibile in poche settimane. Per i contenuti di alto valore che non vuoi eliminare, Microsoft 365 Archive ti consente di archiviarli a un costo inferiore impedendo a Copilot di elaborarli o includerli nelle risposte: uno strumento utile per ridurre l'esposizione senza rinunciare ai contenuti.
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• ‍Fase 3: prevenzione
  Attiva le etichette di riservatezza, configura le policy DLP, abilita il monitoraggio tramite Purview Audit. L'obiettivo è che le nuove condivisioni siano conformi ai criteri stabiliti fin dall'inizio.

Conclusioni

La governance non è un freno all'adozione: è ciò che rende l'adozione sostenibile nel tempo. Le organizzazioni che implementano Copilot senza un adeguato framework di governance finiscono spesso per affrontare situazioni difficili dopo il deployment, quando i problemi di condivisione eccessiva diventano visibili o quando una risposta imprevista di Copilot solleva dubbi sulla sicurezza dei dati.

D'altro canto, un approccio eccessivamente restrittivo che blocca l'accesso a qualsiasi dato rischia di compromettere il valore dell'assistente digitale: se Copilot non può accedere ai contenuti necessari per rispondere, diventa inutile.

Il punto di equilibrio risiede nel combinare una solida governance tecnica con un percorso di adozione strutturato. Attivare i controlli tecnici non basta: le persone devono comprendere il motivo di tali restrizioni, come utilizzare Copilot in modo responsabile e chi contattare in caso di comportamenti anomali.

Copilot Circle supporta le organizzazioni in entrambe le direzioni: dalla fase di valutazione della preparazione e della sicurezza fino all'adozione continua da parte dei dipendenti, con un agente IA che guida ogni utente verso un utilizzo responsabile e produttivo di Microsoft 365 Copilot.

Se stai pianificando l'implementazione di Copilot nella tua organizzazione o desideri capire come rafforzare la governance di un progetto già avviato, il team di Copilot Circle è a disposizione per una consulenza dedicata.

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FAQ sulla Copilot governance

I dati aziendali vengono utilizzati per addestrare i modelli di IA di Microsoft?

No. I prompt, le risposte e i dati a cui si accede tramite Microsoft Graph durante le interazioni con Microsoft 365 Copilot non vengono utilizzati per addestrare i modelli linguistici sottostanti. L'elaborazione avviene tramite Azure OpenAI Service e i contenuti dei clienti non vengono archiviati al di fuori del perimetro del servizio Microsoft 365. Microsoft può utilizzare il feedback facoltativo degli utenti (un'impostazione che gli amministratori possono attivare o disattivare) per migliorare Microsoft 365 Copilot, ma anche questo feedback non entra nel processo di addestramento dei modelli sottostanti. I controlli sul feedback possono essere gestiti dagli amministratori tramite l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

Copilot può accedere a documenti che l'utente non dovrebbe vedere?

No. Copilot non ha una visione più ampia di quella dell'utente che lo utilizza: può recuperare e citare solo i contenuti per i quali l'utente dispone già delle autorizzazioni di accesso in Microsoft 365. Questo vale anche durante la ricerca semantica: il modello di identità del tenant definisce i confini entro cui opera Copilot, senza eccezioni. Se un documento risulta accessibile in modo improprio, la causa risiede sempre nella configurazione delle autorizzazioni, non in Copilot.

Cos'è l'“oversharing” e come viene prevenuto?

L'oversharing si verifica quando contenuti sensibili sono accessibili a un numero di utenti superiore al necessario, spesso a causa di autorizzazioni SharePoint configurate a livello di organizzazione o di sito senza la dovuta granularità. Viene prevenuto tramite i report di governance di SharePoint Advanced Management (disponibili a partire dalla licenza E3), la configurazione di etichette di riservatezza tramite Microsoft Purview e, con le licenze E5, tramite il DSPM per l'IA, che fornisce valutazioni dei rischi automatizzate e raccomandazioni sulle policy specifiche per Copilot.

Microsoft 365 Copilot è conforme al GDPR?

Sì. Microsoft 365 Copilot è soggetto agli impegni esistenti di Microsoft 365 in materia di privacy, sicurezza e conformità per i clienti commerciali, incluso il GDPR. Per i clienti nell'Unione Europea, Copilot opera all'interno del confine dei dati dell'UE per i modelli Microsoft. Vale la pena notare che i modelli Anthropic integrati in Copilot sono esclusi dal confine dei dati dell'UE: per i tenant UE/EFTA/Regno Unito, l'interruttore per Anthropic è disabilitato per impostazione predefinita e può essere attivato solo tramite una decisione esplicita dell'amministratore.

Come viene monitorato l'utilizzo di Copilot a livello di organizzazione?

Microsoft Purview Audit registra ogni interazione con Copilot, inclusi prompt, risposte e file di riferimento. Questi log sono disponibili per le ricerche eDiscovery e le indagini interne a partire dalle licenze E3. Con le licenze E5, il Data Security Posture Management (DSPM) per l'IA di Purview offre una vista aggregata dell'utilizzo, con report sui file sensibili citati nelle interazioni, strumenti di gestione del rischio ed Esplora attività, che include anche le query web utilizzate durante il grounding delle risposte.

Gli agenti creati con Copilot Studio sono soggetti alle stesse policy di sicurezza?

Sì, con alcune specifiche. Gli agenti pubblicati sui canali Microsoft 365 sono soggetti alle policy del tenant e all'approvazione dell'amministratore. Copilot Studio aggiunge controlli specifici: policy DLP configurabili dall'interfaccia di amministrazione di Power Platform, log di controllo in Purview e Sentinel, avvisi di sicurezza pre-pubblicazione e la possibilità di disabilitare la pubblicazione di agenti che utilizzano funzionalità di IA generativa in tutto il tenant. Si noti che Customer Lockbox non copre i dati trasmessi come parte dei log di controllo della sicurezza degli agenti.

I modelli Anthropic in Copilot sono sicuri per le organizzazioni europee?

L'integrazione di Anthropic come sub-responsabile del trattamento di Microsoft, attiva dal 7 gennaio 2026, include una copertura contrattuale tramite le Condizioni del prodotto Microsoft e l'Addendum sulla protezione dei dati. Tuttavia, i modelli di Anthropic sono attualmente esclusi dal confine dei dati dell'UE: l'elaborazione avviene al di fuori del confine europeo. Per i tenant nell'UE, nell'EFTA e nel Regno Unito, l'interruttore per Anthropic è disabilitato per impostazione predefinita. Dal 3 aprile 2026, è disponibile una nuova impostazione specifica denominata “Copilot nelle app M365 con modelli Anthropic” per i tenant UE/EFTA e Regno Unito, che consente di abilitare Anthropic come modello predefinito per Word, Excel e PowerPoint anche nelle regioni europee, pur rimanendo al di fuori del confine dei dati dell'UE.

Come viene gestita la privacy degli utenti che utilizzano Copilot?

Le interazioni con Copilot vengono archiviate come parte della cronologia attività dell'utente, crittografate inattive, in linea con le stesse policy di conservazione degli altri contenuti di Microsoft 365. Gli utenti possono visualizzare ed eliminare la propria cronologia attività di Copilot dal portale dell'account personale (myaccount.microsoft.com). Gli amministratori possono configurare le policy di conservazione ed eliminazione tramite Microsoft Purview Data Lifecycle Management e possono facoltativamente includere i prompt e le risposte di Copilot negli hold legali tramite eDiscovery.