Viva Goals Copilot: come raggiungere i propri obiettivi con l'AI

Immagina di avere un assistente che renda più facile che mai stabilire e raggiungere i tuoi obiettivi di lavoro. Questo è esattamente ciò che offre Microsoft Copilot in Viva Goals.

È come avere un assistente personale che trasforma le tue idee in piani chiari, recupera gli obiettivi dai documenti o dalle presentazioni che hai già e ti aiuta ad avviare rapidamente i tuoi progetti, mantenendo tutto sotto controllo. Riassume i progressi e identifica i potenziali ostacoli, prima che si trasformino in problemi importanti.

In questo articolo, esploreremo come Copilot in Viva Goals rende il raggiungimento degli obiettivi più intelligente e semplice.

Viva Goals Copilot: una breve introduzione

Gli ultimi ritrovati nell’ambito della Gen AI, la tecnologia che sta rapidamente stravolgendo il panorama lavorativo contemporaneo, possono aiutare a elaborare e raggiungere i propri obiettivi?

Secondo Microsoft assolutamente sì e, per la casa di Redmond, Microsoft Copilot, l’assistente digitale eletto come uno dei tool migliori per la produttività degli ultimi anni, potrebbe essere la risposta a questa esigenza.

In particolare, la sua integrazione con Viva Goals può aiutare le aziende e i loro team a costruire, gestire e seguire roadmap chiare per il raggiungimento dei propri obiettivi, portando così ciascun utente ad avere sempre un bersaglio preciso da centrare.

Ma quali sono le funzionalità offerte da questa integrazione? Quali sono i vantaggi?

Vediamola un po’ più da vicino nelle prossime sezioni.

Cosa sono Microsoft Copilot e Viva Goals?

Prima di entrare nello specifico dell’integrazione tra le due soluzioni di Microsoft, prendiamoci un momento per tutte quelle persone che non hanno idea di cosa siano Copilot e Viva Goals, facendo un breve ripasso delle caratteristiche e delle funzionalità di ognuno.

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot è l’assistente digitale AI progettato per semplificare le attività quotidiane degli utenti, aumentare la produttività e stimolare la creatività.

Il suo obiettivo principale è la generazione di codice, l'assistenza alla scrittura e la collaborazione. Integrato perfettamente con le applicazioni Microsoft 365 più diffuse, come Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams, Copilot offre suggerimenti contestuali e aiuta gli utenti a comprendere le informazioni in modo efficace.

Alimentato dal modello linguistico all'avanguardia GPT-4, Microsoft Copilot vanta funzionalità notevoli come il completamento automatico del codice, la ricerca di documentazione e la scrittura collaborativa.

Microsoft sta inoltre continuando ad aggiornare il suo Copilot nel tempo con funzionalità sempre nuove, mettendo in evidenza quanto la casa di Redmond stia investendo pesantemente nella sua soluzione Gen AI per il futuro dei suoi prodotti dedicati al mondo business.

Le funzionalità dell’assistente digitale AI di Microsoft si rivolgono a una vasta gamma di utenti e professionisti, inclusi sviluppatori, creatori di contenuti e lavoratori che cercano assistenza alimentata dall'intelligenza artificiale per le loro attività.

Le principali modalità per usufruire di Microsoft Copilot sono:

• Adottare Copilot: Microsoft offre diversi assistenti Copilot per incrementare la produttività e la creatività. Integrato in svariati prodotti e piattaforme Microsoft, Copilot trasforma lo spazio di lavoro digitale in un ambiente più interattivo ed efficiente.
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• Estendere Copilot: gli sviluppatori hanno la possibilità di incorporare dati esterni, semplificando le operazioni degli utenti e riducendo il bisogno di cambiare contesto. Questo non solo migliora la produttività, ma favorisce anche una maggiore collaborazione. Attraverso Copilot, è semplice integrare questi dati nei comuni prodotti Microsoft che si utilizzano ogni giorno.
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• Costruire il proprio Copilot: oltre all’adozione e all’estensione, è possibile creare un Copilot personalizzato per un’esperienza conversazionale unica, utilizzando Azure OpenAI, Cognitive Search, Microsoft Copilot Studio e altre tecnologie del Cloud di Microsoft. Un Copilot personalizzato può integrare dati aziendali, accedere in tempo reale a dati esterni tramite API e integrarsi nelle applicazioni aziendali.

Microsoft Copilot è disponibile in varie forme, con pacchetti di prezzi specifici per diversi casi d'uso, come:

• Copilot (Free): la versione gratuita di Copilot offre accesso a funzionalità di IA generativa per la gestione del computer (in Windows), la ricerca online (in Edge) e conversazioni generali con il chatbot sul web.
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• Copilot Pro: pensato per gli utenti individuali che vogliono sfruttare al meglio il prodotto di IA generativa. Per una cifra corrispondente a circa 20 dollari al mese, per utente, si ottiene l'accesso a Copilot in vari strumenti, come Outlook, Word, Excel, PowerPoint e OneNote.
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• Copilot per Microsoft 365: Copilot per Microsoft 365 è pensato per individui e team che lavorano con le app Microsoft. Fornisce accesso a Copilot Studio, sicurezza, privacy e conformità di livello enterprise, e capacità avanzate.

Oltre a ciò, esistono varie versioni di Copilot progettate per strumenti Microsoft specifici. Ad esempio, ci sono soluzioni Copilot integrate in Microsoft Dynamics per i team di vendita e assistenza clienti, e soluzioni di sicurezza Copilot integrate in Microsoft Purview.

Di recente Microsoft ha anche iniziato a lanciare e aggiornare una serie di “Agenti” specifici per determinati settori aziendali come la finanza, il customer service e il marketing, con addestramento e funzionalità specifiche per questi particolari ambiti.

Sebbene molti utenti di Windows 11 fossero inizialmente scettici quando Microsoft ha iniziato a puntare su Copilot, il servizio è cresciuto significativamente da quando è stato mostrato per la prima volta in modalità anteprima ed è considerato ad oggi come uno dei tool per la produttività migliori nell’epoca dell’intelligenza artificiale.

Viva Goals

Viva Goals è uno strumento di gestione sviluppato da Microsoft che consente ad aziende, team o singoli dipendenti di creare, monitorare e modificare obiettivi all'interno del framework OKR.

L'OKR (Objectives and Key Results) è un framework agile per la formulazione e l'implementazione di obiettivi strategici nelle aziende, basato su tre elementi fondamentali:

• Objectives (Obiettivi): Cosa voglio raggiungere?
• Key Results (Risultati chiave): Come posso sapere che l'obiettivo è stato raggiunto?
• Initiatives (Iniziative): Cosa devo fare per raggiungere l'obiettivo?

Di norma, ogni team formula da 2 a 4 Obiettivi e da 2 a 4 Risultati chiave orientati ai risultati per ogni Obiettivo.

Successivamente, queste informazioni vengono tradotte in Iniziative (ovvero attività concrete).

Gli OKR introducono un concetto di misurazione del lavoro per obiettivi dinamica, con una ridefinizione continua sulla base dei risultati ottenuti.

Da questo punto di vista, una soluzione come Microsoft Viva Goals appare assolutamente funzionale nel definire gli obiettivi e allineare i team con le priorità strategiche dell'organizzazione, in maniera concreta e tangibile, tracciando e monitorando i risultati ottenuti ogni giorno da ciascuna risorsa.

Viva Goals è uno dei nove moduli di Microsoft Viva, la piattaforma (relativamente nuova) dedicata all'Employee Experience. Questa piattaforma mira a migliorare la comunicazione con i dipendenti, la loro esperienza lavorativa e il loro benessere, integrando conoscenze rilevanti nei processi di lavoro quotidiani dell'azienda.

Viva Goals offre un modo semplice e visivo per allineare le priorità strategiche dell'organizzazione con i team individuali. Porta alla luce la missione e la visione dell’azienda, aiutando i dipendenti a comprendere in modo tangibile come il loro lavoro impatti il business.

Questo consente loro di concentrarsi meglio e prendere decisioni più efficaci per ottenere risultati concreti.

Tra le funzionalità principali di Viva Goals possiamo trovare:

• Creazione e gestione degli obiettivi: in Viva Goals, tutti i dipendenti possono inserire i propri Obiettivi specificando scadenze, responsabilità e priorità. Gli Obiettivi possono essere perseguiti individualmente o condivisi con il team. I Risultati chiave e le Iniziative vengono creati come sotto-elementi degli Obiettivi.
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• Monitoraggio dei progressi: gli utenti possono monitorare in tempo reale i progressi verso il raggiungimento degli obiettivi. Ogni Obiettivo in Viva Goals è dotato di un indicatore di stato che mostra il valore effettivo e quello previsto. I progressi vengono aggiornati automaticamente (tramite integrazioni) o manualmente (dagli utenti). Gli indicatori di stato utilizzano codici colore per evidenziare rapidamente se gli OKR sono ancora "On Track" (in linea) o "At Risk" (a rischio). Avvisi automatici, se attivati, notificano quando un obiettivo necessita di attenzione.
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• Modelli integrati: gli OKR possono essere creati da zero in Viva Goals o inseriti utilizzando modelli integrati, facilitando l’avvio. Sono disponibili anche modelli personalizzabili per la presentazione, utili per condividere progressi e approfondimenti con il team.

Viva Goals può essere integrato con applicazioni popolari come Microsoft Teams, Outlook e SharePoint. Questo permette agli utenti di visualizzare e aggiornare gli OKR senza dover cambiare applicazione. Ad esempio, tramite l'estensione della chat per Microsoft Teams, i dipendenti possono condividere obiettivi direttamente dalla piattaforma.

Viva Goals Copilot: caratteristiche dell'integrazione

Ma dopo questa breve introduzione dei due è il momento di arrivare al succo di questo articolo e parlare della combinazione tra il modulo Viva e l’assistente digitale AI della casa di Redmond.

Copilot in Viva Goals utilizza la cosiddetta next gen AI di Microsoft per aiutare i leader ad allineare gli obiettivi dell'organizzazione con i risultati del lavoro quotidiano, il che comprende una serie di attività gestionali e di comunicazione, per coinvolgere gli stakeholder e motivarli a dare il massimo per l’interesse comune.

Come? Vediamolo subito:

• I documenti strategici vengono esaminati da Copilot per creare obiettivi di alta qualità.
• Copilot può generare obiettivi potenziali partendo dai suggerimenti forniti dagli utenti.
• La sintesi degli obiettivi per un singolo individuo o un team viene gestita senza soluzione di continuità da Copilot.
• Copilot può gestire con precisione la creazione di obiettivi aggiuntivi, risultati chiave o metriche a partire da un titolo di obiettivo richiesto.
• Familiarizzare con metodologie come OKR (Obiettivi e Risultati Chiave) e SMART (specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e temporalmente definiti) accelera l'avvio dei programmi di obiettivi e Copilot può aiutare in questo processo.

Gli utenti hanno a disposizione diversi strumenti per creare e comprendere meglio gli obiettivi e Copilot utilizza un approccio conversazionale per aiutarli nei loro processi decisionali e organizzativi per semplificare e accelerare la definizione e il raggiungimento degli obbiettivi che si prepongono.

Cerchiamo di capire meglio il suo funzionamento con una panoramica semplificata:

• Utilizzo dei documenti strategici: attraverso l'analisi di documenti strategici o di pianificazione, Copilot può proporre obiettivi o OKR appropriati. È importante notare che Viva Goals non conserva i documenti o i suggerimenti conversazionali degli utenti per alcuno scopo. Ulteriori dettagli sull'uso dei dati degli utenti da parte di Microsoft in relazione a Copilot all'interno di Viva Goals sono disponibili.
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• Interfaccia conversazionale di Copilot: nella fase di pianificazione, interagire con Copilot in Viva Goals può generare nuove idee per gli obiettivi. I suggerimenti di Copilot sono influenzati dai dati sugli obiettivi dell'organizzazione, dai profili utente collegati in Viva Goals e da qualsiasi interazione con Copilot.
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• Inserimento del titolo dell'obiettivo: inserisci un titolo in linguaggio naturale e poi seleziona Copilot nel dialogo Nuovo Obiettivo. Questo facilita la generazione di obiettivi aspirazionali accompagnati da risultati chiave misurabili.
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• Generazione di risultati chiave per obiettivi esistenti: scegliendo di generare risultati chiave con Copilot nel menu "Aggiungi elementi figli", Copilot in Viva Goals è in grado di generare risultati chiave potenziali per l'obiettivo pertinente.
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• Sintesi degli obiettivi: Copilot in Viva Goals consente di accedere alle sintesi degli obiettivi, coprendo sia gli obiettivi del team che le raccolte di OKR. Le sintesi dei progressi del team possono essere facilmente generate dai responsabili del team e dai leader di dipartimento. Queste sintesi possono essere condivise come aggiornamenti, utilizzate per preparare riunioni di revisione o come controlli degli obiettivi.

Ed è proprio grazie alla generazione automatica di raccomandazioni OKR e alla pubblicazione di riepiloghi dei progressi basati sui dati contestuali, che Copilot in Viva Goals aiuta concretamente i leader aziendali a raggiungere con maggior facilità e un minor dispendio di risorse gli obiettivi fondamentali per le operazioni della propria organizzazione.

Viva Goals Copilot: come accedere dal Microsoft 365 Admin Center

I clienti con una licenza Viva Suite o Viva Goals Standalone, o una versione di prova di entrambi, possono attivare Copilot nel centro di amministrazione di Viva Goals.

È possibile abilitare o disabilitare l'accesso a Copilot in Viva Goals per tutti, per utenti specifici o per gruppi specifici creando politiche di accesso a livello di tenant o di gruppo tramite Viva Feature Access Management.

È possibile, inoltre, controllare l'accesso a Copilot in Viva Goals dal Microsoft 365 Admin Center. Vediamo meglio quest’ultimo caso e cerchiamo di capire come fare.

Per abilitare o disabilitare l'accesso per tutti nella tua organizzazione, procedi come segue:

1. Nel Microsoft 365 admin center, selezioniamo Copilot e poi selezioniamo Viva Goals. L'impostazione Org-wide setting mostra se l'accesso è abilitato per l'intera organizzazione.
2. Per attivare o disattivare questa impostazione, selezioniamo Gestisci.
3. Selezioniamo On per abilitare l'accesso per tutti gli utenti o Off per disabilitarlo per tutti.
4. Selezioniamo infine Salva.

Per abilitare l'accesso per persone o gruppi selezionati, procedi come segue:

1. Nel Microsoft 365 admin center, selezioniamo Copilot e poi selezioniamo Viva Goals.
2. Selezioniamo Crea policy sotto Policy personalizzate per persone e gruppi.
3. Assegniamo un nome descrittivo alla nostra policy. Ad esempio, "Disabilita per gli utenti nell'ufficio X".
4. Selezioniamo Off per persone specifiche se desideriamo disabilitare l'accesso a Copilot in Viva Goals solo per le persone che selezioneremo. Viceversa, scegliamo On per persone specifiche se desideriamo abilitare l'accesso solo per le persone che selezioniamo.
5. Aggiungiamo le persone o i gruppi ai quali si desidera applicare la nuova policy.
6. Selezioniamo Salva.

Conclusioni

La Gen AI sta ormai innegabilmente cambiando il modo di concepire il lavoro e i processi aziendali di molte organizzazioni delle più svariate dimensioni e in qualsiasi settore.

È una tecnologia che, sin dalla prima comparsata, non ha solo monopolizzato l’attenzione di tutti gli addetti ai lavori ma si è anche fatta strada in maniera prepotente all’interno della vita quotidiana dei lavoratori d’ufficio in ogni ambito e a ogni livello, cambiando le loro abitudini e il loro approccio ai compiti che gli vengono assegnati.

Microsoft Copilot è stato uno dei tool all’avanguardia di questa piccola rivoluzione tecnologica a cui abbiamo assistito negli ultimi anni e il 2024 è stato l’anno in cui l’assistente digitale AI della casa di Redmond ha cominciato a mostrare le prime avvisaglie del suo vero potenziale.

L’integrazione di Copilot in Viva Goals potrebbe rappresentare un piccolo punto di svolta nel mondo della definizione e del raggiungimento degli obiettivi, grazie al modo in cui l’assistente digitale di Microsoft sfrutta la notevole tecnologia che sta dietro di lui per trasformare i metodi tradizionali in cui le organizzazioni affrontano e definiscono i propri obiettivi.

Certo, Copilot non lavorerà mai al posto nostro e non sostituirà l’elemento umano nella posizione chiave che ricopre all’interno del processo decisionale, ma può diventare un alleato estremamente prezioso nelle mani di chi lo sa usare e aiutarlo nella delineazione e nell’organizzazione dei propri obbiettivi spianandogli la strada nelle attività più tediose della sua occupazione.

FAQ su Microsoft Copilot in Viva Goals

Che cos'è Copilot in Viva Goals?

Copilot in Viva Goals è un assistente AI che aiuta aziende e team a definire, monitorare e raggiungere i propri obiettivi. Utilizzando la tecnologia Gen AI di Microsoft, trasforma i documenti strategici in obiettivi chiari, genera automaticamente OKR e fornisce riepiloghi dei progressi.

Quali sono i vantaggi dell'integrazione di Copilot con Viva Goals?

L'integrazione consente ai leader aziendali di creare obiettivi basati su documenti strategici, generare automaticamente risultati e metriche chiave, ottenere riepiloghi dei progressi per monitorare le prestazioni del team e acquisire maggiore familiarità con metodologie come OKR e SMART.

Copilot in Viva Goals memorizza i documenti o i suggerimenti degli utenti?

No, Viva Goals non memorizza i documenti degli utenti o i suggerimenti di conversazione.

Come si usa Copilot in Viva Goals per creare un obiettivo?

Per creare un obiettivo, è sufficiente inserire un titolo in linguaggio naturale e selezionare Copilot nella finestra di dialogo «Nuovo obiettivo». Il sistema genera automaticamente risultati chiave che possono essere personalizzati. Una volta creato l'obiettivo, i progressi possono essere monitorati tramite indicatori di stato.

Come si attiva Copilot in Viva Goals?

Copilot in Viva Goals può essere abilitato dal Microsoft 365 Admin Center per gli utenti con una licenza Viva Suite o Viva Goals Standalone. L'amministratore può attivare l'accesso per tutti gli utenti o personalizzare le impostazioni per gruppi specifici creando politiche di accesso dedicate.

Quali metodologie supporta Copilot in Viva Goals?

Copilot in Viva Goals supporta principalmente due metodologie per la gestione degli obiettivi. Il framework OKR (Objectives and Key Results) aiuta a definire obiettivi strategici e a misurare i risultati utilizzando metriche precise. Il metodo SMART garantisce che gli obiettivi siano specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo.

Copilot in Viva Goals è disponibile per tutti i piani Microsoft?

No, l'accesso a Copilot in Viva Goals è riservato agli utenti con una licenza Viva Suite o Viva Goals Standalone o a quelli con una versione di prova attiva.

Quali integrazioni offre Viva Goals?

Viva Goals si integra con diverse applicazioni Microsoft per semplificare la gestione degli obiettivi. In Microsoft Teams, gli utenti possono condividere e aggiornare gli obiettivi direttamente in chat. In Outlook, è possibile tenere traccia dei progressi senza uscire dall'applicazione. SharePoint consente alle organizzazioni di allineare gli obiettivi con i contenuti aziendali per una gestione più efficace della strategia.

In che modo Copilot aiuta nella gestione degli obiettivi aziendali?

Copilot analizza i documenti strategici e suggerisce obiettivi in base alle informazioni disponibili. Può creare automaticamente OKR, generare riepiloghi dei progressi e facilitare i processi di comunicazione e revisione del team. Consente inoltre agli utenti di definire i risultati chiave a partire dal titolo di un obiettivo, rendendo il processo di pianificazione più semplice e veloce.

Copilot può sostituire la gestione umana degli obiettivi?

No, Copilot non sostituisce il processo decisionale umano. Il suo ruolo è supportare i leader aziendali nella definizione, monitoraggio e gestione degli obiettivi semplificando le attività ripetitive e fornendo suggerimenti basati sui dati. L'input umano rimane essenziale per interpretare i risultati e prendere decisioni strategiche.