Copilot for OneDrive: quale aiuto può darci?

Microsoft ha recentemente reso una realtà l'integrazione di Copilot in OneDrive, un passo significativo nell'evoluzione delle sue applicazioni di produttività. Grazie a questa funzionalità, gli utenti commerciali possono sfruttare l'intelligenza artificiale per migliorare l'organizzazione e la gestione dei propri file, semplificando operazioni quotidiane come la ricerca e la gestione dei contenuti.

Microsoft 365 Copilot, basato su GPT-4, offre suggerimenti, risposte rapide e ottimizzazioni automatiche, permettendo agli utenti di risparmiare tempo e migliorare l'efficienza nel lavoro con i documenti archiviati su OneDrive. In questo articolo, esploreremo come questa integrazione possa trasformare l'esperienza di utilizzo della piattaforma, portando l'automazione e l'intelligenza artificiale a un nuovo livello.

Copilot for OneDrive: una breve introduzione

Gli strumenti basati sulla Generative AI stanno diventando ormai capisaldi della vita quotidiana di chiunque abbia a che fare con un computer, sia in casa da parte di utenti casuali e amatori, sia in ufficio da parte di professionisti ed esperti di ogni tipologia e settore dove questi ultimi utilizzano strumenti basati sull’intelligenza artificiale per snellire e semplificare le loro operazioni di ogni giorno.

Tra gli strumenti AI-based preferiti in ambito aziendale spicca sicuramente Microsoft Copilot, l’assistente digitale della casa di Redmond basato su GPT-4 che ha preso d’assalto il mondo business con le sue funzionalità avanzate e la sua integrazione con alcuni dei più popolari strumenti di lavoro digitale tra cui i software Microsoft 365 e i servizi della piattaforma Azure.

Il piano di Microsoft di integrare Copilot all’interno di tutti i suoi prodotti per casa e ufficio continua senza accennare una pausa e di recente un altro prodotto della compagnia ha visto l’affiancamento dell’assistente digitale AI su cui l’azienda sta investendo in maniera massiccia da ormai diverso tempo.

Infatti, Microsoft OneDrive è stato di recente protagonista di un importante e massiccio aggiornamento, effettuato dalla casa di Redmond con l’intento di dare una svecchiata al suo servizio di cloud storage con una serie di novità che promettono di migliorare l'esperienza utente e la produttività.

L'azienda ha annunciato tutta una varia gamma di miglioramenti significativi alla ricerca, una nuova app mobile, cartelle colorate in Esplora File e, soprattutto, l'integrazione di Copilot per tutti gli utenti commerciali.

Ma quali sono le nuove funzionalità date dall’integrazione tra questi due strumenti e come possono aiutarci? Scopriamolo nelle prossime sezioni.

Che cosa sono Microsoft Copilot e OneDrive

L’intelligenza artificiale ha letteralmente travolto il panorama digitale contemporaneo negli ultimi anni con una sfilza di modelli sempre più avanzati ed una crescita spropositata delle sue funzionalità in qualsiasi ambito.

Chi non ha vissuto sotto una roccia per tutto questo tempo probabilmente conoscerà i nomi più famosi all’interno di questa arena tecnologica, ma per chi si fosse perso qualche passaggio o chi non si fosse interessato fino ad ora all’argomento, lo scenario potrebbe risultare confusionario e non conoscere molti dei protagonisti di questa piccola rivoluzione tecnologica.

Quindi, prima di cominciare la nostra panoramica dell’integrazione tra i due, prendiamoci un momento per capire cosa Copilot e OneDrive e vedere un po’ più da vicino cosa sono e quali sono le loro funzionalità principali.

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot è l’assistente digitale AI progettato per semplificare le attività quotidiane degli utenti, aumentare la produttività e stimolare la creatività. Il suo obiettivo principale è la generazione di codice, l'assistenza alla scrittura e la collaborazione. Integrato perfettamente con le applicazioni Microsoft 365 più diffuse, come Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams, Copilot offre suggerimenti contestuali e aiuta gli utenti a comprendere le informazioni in modo efficace.

Alimentato dal modello linguistico all'avanguardia GPT-4, Microsoft Copilot vanta funzionalità notevoli come il completamento automatico del codice, la ricerca di documentazione e la scrittura collaborativa. Microsoft sta inoltre continuando ad aggiornare il suo Copilot nel tempo con funzionalità sempre nuove, mettendo in evidenza quanto la casa di Redmond stia investendo pesantemente nella sua soluzione Gen AI per il futuro dei suoi prodotti dedicati al mondo business.

Le funzionalità dell’assistente digitale AI di Microsoft si rivolgono a una vasta gamma di utenti e professionisti, inclusi sviluppatori, creatori di contenuti e lavoratori che cercano assistenza alimentata dall'intelligenza artificiale per le loro attività.

Le principali modalità per usufruire di Microsoft Copilot sono:

• Adottare Copilot: Microsoft offre diversi assistenti Copilot per incrementare la produttività e la creatività. Integrato in svariati prodotti e piattaforme Microsoft, Copilot trasforma lo spazio di lavoro digitale in un ambiente più interattivo ed efficiente.
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• Estendere Copilot: gli sviluppatori hanno la possibilità di incorporare dati esterni, semplificando le operazioni degli utenti e riducendo il bisogno di cambiare contesto. Questo non solo migliora la produttività, ma favorisce anche una maggiore collaborazione. Attraverso Copilot, è semplice integrare questi dati nei comuni prodotti Microsoft che si utilizzano ogni giorno.
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• Costruire il proprio Copilot: oltre all’adozione e all’estensione, è possibile creare un Copilot personalizzato per un’esperienza conversazionale unica, utilizzando Azure OpenAI, Cognitive Search, Microsoft Copilot Studio e altre tecnologie del Cloud di Microsoft. Un Copilot personalizzato può integrare dati aziendali, accedere in tempo reale a dati esterni tramite API e integrarsi nelle applicazioni aziendali.

Microsoft Copilot è disponibile in varie forme, con pacchetti di prezzi specifici per diversi casi d'uso, come:

• Copilot (Free): la versione gratuita di Copilot offre accesso a funzionalità di IA generativa per la gestione del computer (in Windows), la ricerca online (in Edge) e conversazioni generali con il chatbot sul web.
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• Copilot Pro: pensato per gli utenti individuali che vogliono sfruttare al meglio il prodotto di IA generativa. Per una cifra corrispondente a circa 20 dollari al mese, per utente, si ottiene l'accesso a Copilot in vari strumenti, come Outlook, Word, Excel, PowerPoint e OneNote.
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• Copilot per Microsoft 365: Copilot per Microsoft 365 è pensato per individui e team che lavorano con le app Microsoft. Fornisce accesso a Copilot Studio, sicurezza, privacy e conformità di livello enterprise, e capacità avanzate.

Oltre a ciò, esistono varie versioni di Copilot progettate per strumenti Microsoft specifici. Ad esempio, ci sono soluzioni Copilot integrate in Microsoft Dynamics per i team di vendita e assistenza clienti, e soluzioni di sicurezza Copilot integrate in Microsoft Purview.

Di recente Microsoft ha anche iniziato a lanciare e aggiornare una serie di “Agenti” specifici per determinati settori aziendali come la finanza, il customer service e il marketing, con addestramento e funzionalità specifiche per questi particolari ambiti.

Sebbene molti utenti di Windows 11 fossero inizialmente scettici quando Microsoft ha iniziato a puntare su Copilot, il servizio è cresciuto significativamente da quando è stato mostrato per la prima volta in modalità anteprima ed è considerato ad oggi come uno dei tool per la produttività migliori nell’epoca dell’intelligenza artificiale.

Microsoft OneDrive

OneDrive è un servizio di archiviazione cloud online di Microsoft. OneDrive si integra con Windows 11 come posizione predefinita per salvare i documenti, offrendo agli utenti con account Microsoft cinque gigabyte di spazio di archiviazione gratuito, con opzioni di aggiornamento disponibili.

OneDrive consente agli utenti di salvare file, foto e altri documenti su più dispositivi. Un utente può anche salvare i propri file in OneDrive e sincronizzarli automaticamente su altri dispositivi. Questo significa che è possibile accedere e lavorare sullo stesso documento da più luoghi. OneDrive offre un accesso relativamente semplice allo spazio di archiviazione cloud, con opzioni per condividere contenuti con altri.

OneDrive si integra con Microsoft Office, consentendo agli utenti di accedere ai documenti di Word, Excel e PowerPoint da OneDrive. Non richiede il download ed è già integrato in Windows 11. Per utilizzare OneDrive è necessario un account Microsoft, e gli utenti devono effettuare l'accesso prima di usarlo. Per accedere, bisogna andare su onedrive.com e selezionare "Accedi" che appare nella parte superiore della pagina.

Il sistema consente agli utenti di modificare contemporaneamente documenti di Office, modificare documenti nei browser e creare e condividere cartelle. OneDrive offre anche l'integrazione con Facebook, il backup automatico del rullino fotografico e la possibilità per gli utenti di inviare presentazioni tramite e-mail. Gli utenti possono anche scansionare documenti e salvarli in OneDrive.

Gli utenti possono scegliere dove salvare i dati, su OneDrive o su Esplora file. Chi desidera utilizzare OneDrive come piattaforma di backup dei dati dovrebbe salvare i dati in entrambe le posizioni. Tuttavia, altri utenti possono scegliere di archiviare i file in uno dei due luoghi.

OneDrive consente inoltre di condividere i file archiviati con chiunque. In OneDrive, l'utente deve selezionare la cartella da condividere, fare clic sul pulsante "Share" nella barra degli strumenti in alto e selezionare l'opzione per invitare persone. Gli utenti possono quindi inserire l'indirizzo e-mail di coloro con cui desiderano condividere il file.

Se il destinatario possiede anche Office 365, l'utente può selezionare un'opzione per consentire al destinatario di modificare il documento condiviso. Sono disponibili anche opzioni aggiuntive per scegliere i privilegi di accesso nei menu a discesa. Da qui, gli utenti possono fare clic sul pulsante condiviso.

Gli utenti possono anche generare link per condividere file andando alla stessa opzione di condivisione e selezionando “Get a Link”. Opzioni aggiuntive includono la possibilità di consentire o meno la modifica al destinatario. Gli utenti possono quindi creare un link, selezionarlo e copiarlo per condividerlo con chiunque desiderino.

OneDrive è disponibile anche su piattaforme mobili, come Mac, iPhone e Android.

Un'altra funzionalità, chiamata Personal Vault, consente agli utenti di archiviare file importanti con una protezione aggiuntiva. La Personal Vault permette l'accesso ai file archiviati solo con un metodo di autenticazione forte o aggiungendo un ulteriore livello di verifica dell'identità. Ad esempio, autenticazione biometrica, PIN o un codice inviato all'utente via e-mail o SMS.

OneDrive è concepito come una porta d'accesso per gestire facilmente file, foto e ricordi tra lavoro, casa e ovunque l’utente sia. Approvato dal 94% delle aziende Fortune 500, da milioni di piccole imprese e da innumerevoli individui, OneDrive ha trasformato ai tempi della sua uscita (e sta tuttora trasformando) il modo in cui il mondo collabora, archivia e si connette.

Le nuove funzionalità dell’update di OneDrive

Prima di passare alla portata principale, ovvero l’integrazione con Microsoft Copilot, diamo un breve sguardo alle novità introdotte da OneDrive nel suo ultimo aggiornamento.

La ricerca in OneDrive è stata potenziata con nuovi filtri e risultati più dettagliati, permettendo di trovare file e cartelle in modo più rapido e preciso, sia che siano archiviati nel proprio OneDrive, in una libreria condivisa o in una cartella di un collega. Inoltre, Microsoft ha migliorato le prestazioni generali di OneDrive, con tempi di avvio più rapidi.

Un'altra novità riguarda l'integrazione delle cartelle colorate di OneDrive in Esplora File di Windows. Se sono state impostate cartelle colorate nella versione web di OneDrive, queste saranno ora visibili anche in Esplora File. Entro la metà del 2025, Microsoft prevede di apportare ulteriori miglioramenti alle librerie di documenti di OneDrive, migliorandone le prestazioni e l'affidabilità, e semplificando la navigazione, la creazione di viste personalizzate e il filtraggio di grandi quantità di dati.

Per gli utenti iOS e Android, è in arrivo una nuova app OneDrive che mette in primo piano le foto, con album, persone e preferiti facili da navigare. La ricerca di foto basata sull'intelligenza artificiale è stata migliorata e consente di utilizzare il linguaggio naturale per trovare le immagini desiderate. Ad esempio, sarà possibile cercare "un cane su una barca" per trovare le foto corrispondenti.

La nuova app OneDrive mostrerà anche gli eventi più importanti nella homepage e semplificherà l'importazione di foto, video e documenti da altri servizi cloud come Google Drive, Google Foto e Dropbox. L'app è già disponibile sia per Android che per iOS.

Copilot for OneDrive: principali funzionalità

Ma arriviamo adesso alla parte più interessante di questo recente update di OneDrive e il vero oggetto di questo articolo, ovvero l’integrazione del popolare servizio di storage Microsoft con il suo ultimo e più brillante pupillo: Microsoft 365 Copilot.

L’integrazione di Copilot in OneDrive, come accennavamo già nell’introduzione, non è altro che l’ennesimo passo intrapreso dalla casa di Redmond per attuare la sua strategia di implementazione dell’assistente digitale AI all’interno di tutta la sua linea di prodotti dedicati all’utilizzo domestico e all’uso in ambito lavorativo e business.

Nel caso di OneDrive, l’integrazione con Copilot è al momento disponibile per tutti gli utenti commerciali della piattaforma di storage e promette a questi ultimi di trasformare radicalmente il modo in cui interagiscono con i propri file.

Ma cosa è possibile fare nel concreto con Copilot for OneDrive? Tra le funzionalità disponibili ora possiamo menzionare le seguenti.

Riepilogo rapido dei file

L'estrazione rapida delle informazioni chiave in OneDrive è un vantaggio per la produttività. Con Copilot in OneDrive, è possibile riassumere uno o più file nella propria app web di OneDrive senza doverli aprire singolarmente. Si possono anche generare FAQ da un documento da utilizzare o condividere come risorsa. Ad esempio, si potrebbero riassumere i nuovi documenti che vengono condivisi con noi o facilmente riassumere gli appunti prima di una riunione, tutto con un solo clic.

Confronto tra file

Trovare i dati giusti o comprendere le differenze tra più file richiede tempo. Ora, con Copilot è possibile selezionare fino a cinque file, anche in formati diversi come documenti Word, presentazioni PowerPoint e PDF, e vedere rapidamente le differenze tra tutti i file, cosa che può aiutarci a prendere decisioni più velocemente.

Risposte su file specifici

Hai una domanda su un documento o hai bisogno di ottenere informazioni rapide prima di una riunione? Puoi chiedere a Copilot su qualsiasi documento senza dover aprire un solo file. Ottieni le informazioni di cui hai bisogno dai documenti selezionati, ottenendo informazioni preziose in pochi secondi.

Presto sarà anche possibile ottenere riepiloghi delle riunioni direttamente da OneDrive, generando punti salienti dettagliati, punti chiave e organizzandoli in insight su cui è possibile agire sin da subito. Inoltre, presto gli utenti avranno la possibilità di convertire file in presentazioni, trasformando documenti Word in presentazioni PowerPoint dettagliate!

Copilot for OneDrive: AI Agents personalizzati

Una delle innovazioni più entusiasmanti annunciate da Microsoft è l’arrivo dei Copilot Agent su OneDrive. I Copilot Agent sono degli assistenti AI personalizzati, progettati per noi e adattati per soddisfare le proprie esigenze specifiche.

Ma come funzionano? Vediamo insieme alcune delle loro caratteristiche principali:

• Crea il tuo assistente AI: con i Copilot Agent è possibile raccogliere file, documenti e dati rilevanti in un assistente potente e condivisibile che conosce tutto sul proprio progetto. Sono semplici da creare ed è possibile anche personalizzarli con un nome e un’icona unici, rendendoli subito riconoscibili nel proprio ambiente di lavoro.
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• Automatizza e semplifica le attività ripetitive: grazie a un Copilot Agent, è possibile delegare attività ripetitive come la gestione di richieste frequenti. Questi agenti possono essere configurati per creare bot personalizzati basati su una knowledge base aziendale, ad esempio un help desk IT in grado di rispondere alle domande più comuni o un bot dedicato al reparto HR per fornire risposte alle FAQ del personale. Questo assistente personalizzato può lavorare per noi 24 ore su 24, snellendo il carico di lavoro e assicurando che il proprio team abbia sempre le informazioni necessarie a portata di mano.
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• Condivisibile e scalabile: una volta creato il proprio Copilot Agent è possibile condividerlo con l'intero team. Funziona su diverse piattaforme—sia in Microsoft Teams, OneDrive o SharePoint—e può diventare immediatamente una risorsa preziosa per tutti i coinvolti. Questa capacità di ampliare l'impatto del proprio lavoro può cambiare radicalmente il modo in cui si gestiscono progetti e si collabora con il proprio team.
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• Collaborazione a un nuovo livello: il vero potere dei Copilot Agent risiede nella loro ampia flessibilità. Proprio come qualsiasi altro file li si può copiare, condividere e organizzare facilmente. Ad esempio, abbiamo bisogno di inserire un nuovo membro nel team? Invece di inviargli più link, email e file, gli si può semplicemente condividere il proprio Copilot Agent in una chat di Teams e, con un solo clic, il collega può iniziare a interagire con l'agente, fare domande e ottenere risposte in tempo reale. Questo può sensibilmente trasformare la collaborazione nei team, rendendo il trasferimento di conoscenze più rapido, fluido ed efficiente.

Conclusioni

L’integrazione di Microsoft Copilot all’interno degli ambienti OneDrive è probabilmente una delle novità più importanti che abbiano interessato il vecchio servizio di storage targato Microsoft in tanti e tanti anni di onorato servizio.

Per quanto l’ultimo update allo strumento di storage abbia interessato anche altri suoi aspetti, attraverso le funzionalità dell’assistente digitale AI della casa di Redmond OneDrive ha finalmente modo, non solo di ritornare per i suoi utenti commerciali uno strumento rilevante nel presente, ma anche di proiettarsi verso un futuro potenzialmente ricco di novità utili e interessanti di cui questo update potrebbe essere solo un piccolo assaggio.

Se siete già utenti OneDrive non ci resta che invitarvi a testare personalmente le nuove funzionalità basate su AI del servizio di storage Microsoft e a toccare con mano le loro potenzialità. Se non lo siete ancora, perché non dargli una chance?

FAQ su Microsoft Copilot for OneDrive

Cos’è Copilot for OneDrive?

‍Copilot for OneDrive è l’assistente digitale AI integrato da Microsoft all’interno della piattaforma cloud OneDrive. Alimentato da GPT-4, Copilot aiuta a migliorare la gestione dei file grazie a funzionalità avanzate come riassunti automatici, confronto tra documenti e risposte basate sui contenuti archiviati.

Quali sono i principali vantaggi di Copilot for OneDrive?

‍Tra i principali vantaggi ci sono la possibilità di ottenere riassunti rapidi dei documenti senza doverli aprire, il confronto di file per individuare facilmente le differenze, risposte immediate su documenti specifici, e l’automazione di compiti ripetitivi grazie agli AI Agents personalizzati.

Copilot for OneDrive è disponibile per tutti?

‍Al momento, questa integrazione è disponibile per gli utenti commerciali di Microsoft OneDrive. Gli utenti privati possono accedere ad altre versioni di Copilot nelle applicazioni di Microsoft 365 e Windows.

Come funziona il confronto dei file?

‍Copilot permette di confrontare fino a cinque file contemporaneamente, anche se in formati diversi come Word, PowerPoint o PDF. L'assistente analizza i documenti selezionati e fornisce un resoconto dettagliato delle differenze, semplificando il processo di revisione.

Cos’è un Copilot Agent in OneDrive?

‍I Copilot Agents sono assistenti AI personalizzabili che possono essere configurati per aggregare file, rispondere a domande frequenti e automatizzare attività. Sono ideali per migliorare la produttività e possono essere condivisi facilmente con il team per facilitare la collaborazione.

È possibile creare un Copilot personalizzato per OneDrive?

‍Sì, gli utenti possono creare assistenti personalizzati utilizzando Microsoft Copilot Studio e altre tecnologie della suite Azure. Questi Copilot possono integrare dati aziendali e funzionalità specifiche per soddisfare esigenze uniche.

Come posso iniziare a utilizzare Copilot for OneDrive?

‍Per iniziare, è necessario disporre di un account Microsoft 365 con funzionalità commerciali. Una volta attivato, Copilot sarà accessibile direttamente dall’interfaccia web di OneDrive, consentendo di sfruttare le sue nuove funzionalità.

Posso usare Copilot for OneDrive su dispositivi mobili?

‍Sì, la nuova app mobile di OneDrive supporta molte delle funzionalità AI, inclusa la ricerca avanzata per immagini e una navigazione semplificata per documenti, foto e video. Microsoft sta continuando a integrare ulteriori opzioni di Copilot anche per i dispositivi mobili.

Quali tipi di file sono compatibili con Copilot for OneDrive?

‍Copilot supporta una vasta gamma di formati, inclusi documenti Word, presentazioni PowerPoint, fogli Excel e PDF, rendendolo adatto a diverse esigenze lavorative.

Quali sono le prospettive future per Copilot for OneDrive?

‍Microsoft sta sviluppando nuove funzionalità per Copilot, come la possibilità di generare sintesi di meeting direttamente da OneDrive, trasformare file Word in presentazioni PowerPoint e migliorare la gestione delle librerie documentali per grandi volumi di dati.