Microsoft Copilot for Legal: la Gen AI al servizio della legge

Negli ultimi anni, l'intelligenza artificiale è diventata uno strumento sempre più rilevante in diversi settori, incluso quello legale. Tra le innovazioni più interessanti, spicca l'uso di Microsoft 365 Copilot, un assistente basato sull'IA progettato per supportare i professionisti del diritto in una varietà di attività.

Dalla redazione di documenti legali alla ricerca giuridica, Copilot promette di semplificare i processi complessi, migliorare l'efficienza e ridurre gli errori, pur mantenendo un ruolo complementare al lavoro umano.

Questo articolo esplora le potenzialità e i limiti di questa tecnologia, analizzandone le applicazioni pratiche.

Microsoft Copilot for Legal: un'introduzione

Il campo giuridico è estremamente delicato e complesso, per usare un paio di eufemismi, e chiunque sia del settore può conformare l’estremo stress a cui sono sottoposti tutti i giorni legali, paralegali e i loro dipendenti e associati.

Non che il settore enterprise sia esattamente una passeggiata, ma lavorare con la legge non consiste solo nel difendere gli interessi del proprio cliente in tribunale o stendere contratti, ma anche nel fare certosini lavori di ricerca e combattere quotidianamente con tutti gli aspetti più tediosi del lavoro d’ufficio, per non parlare della burocrazia del paese dove si esercita la propria professione.

Si sa poi quanto sia importante rimanere aggiornati sulle ultime novità e tendenze del settore e quanto possa essere impegnativo bilanciare questa esigenza con la gestione del carico di lavoro, la comunicazione con i clienti e la produzione di documenti di alta qualità.

Proprio in questo scenario particolarmente pesante e caotico, viene in soccorso una soluzione basata sulla Gen AI come Copilot.

Come? Andiamo a vederlo meglio nelle prossime sezioni.

Che cos'è Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot è l’assistente AI progettato per semplificare le attività quotidiane, aumentare la produttività e stimolare la creatività. Il suo obiettivo è la generazione di codice, l'assistenza alla scrittura e la collaborazione. Integrato perfettamente con le applicazioni Microsoft 365 più diffuse, come Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams, offre suggerimenti contestuali e aiuta gli utenti a comprendere le informazioni in modo efficace.

Alimentato dal modello linguistico GPT-4, Copilot vanta funzionalità notevoli come il completamento automatico del codice, la ricerca di documentazione e la scrittura collaborativa. Microsoft sta inoltre continuando ad aggiornare il suo assistente nel tempo con funzionalità sempre nuove, mettendo in evidenza quanto stia investendo in questa soluzione per il futuro dei suoi prodotti dedicati al mondo business.

Le funzionalità di Copilot si rivolgono a una vasta gamma di utenti e professionisti, inclusi sviluppatori, creatori di contenuti e lavoratori con minime competenze tecniche, che cercano un valido supporto con cui alleggerire il proprio lavoro.

Le modalità per usufruire di Microsoft Copilot sono:

• Adottare Copilot: Microsoft offre diversi assistenti Copilot per incrementare la produttività e la creatività. Integrato in svariati prodotti e piattaforme Microsoft, Copilot trasforma lo spazio di lavoro digitale in un ambiente più interattivo ed efficiente.
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• Estendere Copilot: gli sviluppatori hanno la possibilità di incorporare dati esterni, semplificando le operazioni degli utenti e riducendo il bisogno di cambiare contesto. Questo non solo migliora la produttività, ma favorisce anche una maggiore collaborazione. Attraverso Copilot, è semplice integrare questi dati nei comuni prodotti Microsoft che si utilizzano ogni giorno.
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• Costruire il proprio Copilot: oltre all’adozione e all’estensione, è possibile creare un Copilot personalizzato per un’esperienza conversazionale unica, utilizzando Azure OpenAI, Cognitive Search, Microsoft Copilot Studio e altre tecnologie del Cloud di Microsoft. Un Copilot personalizzato può integrare dati aziendali, accedere in tempo reale a dati esterni tramite API e integrarsi nelle applicazioni aziendali.

Microsoft Copilot è disponibile in varie forme, con pacchetti di prezzi specifici per diversi casi d'uso, come:

• Copilot (Free): la versione gratuita di Copilot offre accesso a funzionalità di IA generativa per la gestione del computer (in Windows), la ricerca online (in Edge) e conversazioni generali con il chatbot sul web.
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• Copilot Pro: pensato per gli utenti individuali che vogliono sfruttare al meglio il prodotto di IA generativa. Per una cifra corrispondente a circa 20 dollari al mese, per utente, si ottiene l'accesso a Copilot in vari strumenti, come Outlook, Word, Excel, PowerPoint e OneNote.
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• Copilot per Microsoft 365: Copilot per Microsoft 365 è pensato per individui e team che lavorano con le app Microsoft. Fornisce accesso a Copilot Studio, sicurezza, privacy e conformità di livello enterprise, e capacità avanzate.

Oltre a ciò, esistono varie versioni di Copilot progettate per strumenti Microsoft specifici. Ad esempio, ci sono soluzioni Copilot integrate in Microsoft Dynamics per i team di vendita e assistenza clienti, e soluzioni di sicurezza Copilot integrate in Microsoft Purview.

Di recente Microsoft ha anche iniziato a lanciare e aggiornare una serie di “Agenti” specifici per determinati settori aziendali come la finanza, il customer service e il marketing, con addestramento e funzionalità specifiche per questi particolari ambiti.

Sebbene molti utenti di Windows 11 fossero inizialmente scettici quando Microsoft ha iniziato a puntare su Copilot, il servizio è cresciuto significativamente da quando è stato mostrato per la prima volta in modalità anteprima ed è considerato ad oggi come uno dei tool per la produttività migliori nell’epoca dell’intelligenza artificiale.

Microsoft Copilot for Legal: i casi d'uso più comuni

Finita la parentesi introduttiva, entriamo adesso nel vivo del discorso e vediamo come l’assistente di Microsoft può interfacciarsi con questo particolare ambito di lavoro.

Non è improprio pensare che Copilot arriverà a dominare gran parte del panorama delle soluzioni di intelligenza artificiale nel settore legale, e l'industria sta già traendo enormi vantaggi da questa tecnologia: l'AI aiuta infatti nella redazione di documenti, nella ricerca legale, nella gestione dei casi, nell'analisi dei dati e nell'interazione con i clienti.

Il risultato? Gli studi legali riportano un aumento dell'efficienza del 30% e una riduzione del 25% del tempo necessario per la revisione dei documenti.

In questa sezione, esploreremo quattro casi d’uso che possono avvantaggiare i professionisti dei servizi legali.

Questi sono solo alcuni esempi di come Copilot possa migliorarne la produttività, ma ci sono molte altre possibilità da scoprire.

Ricerca

Una delle funzionalità più potenti di Copilot è la sua capacità di ricerca. Di fatto, può accedere e analizzare informazioni provenienti da tutto l’ambiente Microsoft, inclusi email, documenti, fogli di calcolo, file PDF e altro ancora.

È possibile anche collegare Copilot a fonti di dati esterne, come database legali, registri giudiziari e articoli di cronaca. Basta porre una domanda con parole proprie e in pochi secondi si otterranno tutti i risultati più pertinenti.

Ad esempio, immaginiamo di dover lavorare su un caso di controversia contrattuale e avere bisogno di trovare il contratto originale, la corrispondenza tra le parti, la giurisprudenza rilevante e le migliori pratiche di settore. Invece di passare ore a cercare tra cartelle, file e siti web, basterà chiedere a Copilot:

• Mostrami il contratto tra l’azienda A e l’azienda B
• Trova tutte le email relative a questo contratto
• Dammi un riassunto della giurisprudenza sulla violazione contrattuale
• Quali sono le migliori pratiche per la redazione di contratti in questo settore?

L'AI cercherà tra i file di Microsoft 365 e in qualsiasi altra fonte di dati collegata, fornendo le risposte di cui si ha bisogno e sarà quindi possibile esaminare i risultati e decidere come utilizzarli nel proprio caso.

Per sfruttare al massimo la funzionalità di ricerca di Copilot, è importante però che i dati siano ben organizzati e categorizzati, in modo che l’assistente digitale possa trovare facilmente le informazioni pertinenti. Inoltre, è essenziale avere le autorizzazioni e le policy adeguate per accedere e condividere i dati in modo sicuro.

Sintesi

Un’altra funzionalità utile di Copilot è la sua capacità di sintesi. In questo caso, l'AI può condensare documenti lunghi e complessi in riassunti concisi e chiari, evidenziando i punti e le informazioni principali. Può anche riassumere le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni video che si svolgono in Teams, catturandone gli argomenti chiave e le azioni da intraprendere.

Immaginiamo ora di doverci preparare per una riunione con un cliente e di dover rivedere un lungo report sulle implicazioni legali di una fusione. Invece di leggere l'intero documento, basterà chiedere a Copilot:

• Riassumi il report sulla fusione per me

Il nostro assistente analizzerà il report e fornirà un riassunto con le conclusioni più importanti, tra cui rischi e raccomandazioni che si potrà utilizzare per prepararsi alla riunione.

Prendiamo un altro esempio, in cui abbiamo appena partecipato a una riunione con il nostro team ed è necessario documentare le decisioni prese e le azioni da pianificare. Invece di prendere appunti durante la riunione o fare affidamento sulla memoria, si potrà chiedere a Copilot:

• Produci il verbale di questa riunione

L'AI esaminerà quindi la registrazione e la trascrizione della riunione e genererà un riassunto comprensivo di azioni da intraprendere con relative scadenze. Si potrà poi condividere il riassunto con il team per coordinare al meglio le attività.

Per beneficiare della funzionalità di sintesi di Copilot, è necessario assicurarsi che tutti i dati necessari siano archiviati in Microsoft 365, anziché su altre piattaforme. È inoltre necessario avere le impostazioni e le autorizzazioni necessarie per registrare e trascrivere le riunioni in Teams.

Redazione

Copilot è anche abile nella creazione di nuovi contenuti basati sulle indicazioni fornite e sugli esempi di redazioni precedenti. Può accedere alle informazioni contenute nei documenti esistenti, nonché a quelle provenienti da internet.

Pensiamo di dover scrivere un'email a un potenziale cliente, invitandolo a una consulenza. Potremmo avere un modello che usiamo normalmente, ma desideriamo personalizzarlo e renderlo più coinvolgente. Potremo chiedere a Copilot:

• Redigi un'email a un potenziale cliente basata sul modello, utilizzando il suo nome, l'azienda e la questione legale. Includi una call to action e un link per prenotare una consulenza.

L'AI utilizzerà il modello e le informazioni fornite per creare un'email su misura per il potenziale cliente, dopodiché potremo esaminare l'email e apportare eventuali modifiche o aggiunte. Copilot può anche aiutare con il tono e lo stile della propria scrittura, se lo si desidera.

Un altro esempio che si può fare potrebbe essere quello di creare un nuovo contratto basato sui termini e le condizioni concordati con un cliente.

Anche qui potremmo avere alcuni modelli ed esempi di contratti simili, ma vogliamo assicurarci che il contratto sia preciso e conforme alle specifiche degli accordi presi. Ancora una volta, basterà semplicemente chiedere a Copilot:

• Crea un nuovo contratto basato sui modelli e gli esempi. Includi i termini e le condizioni XYZ concordati con il cliente. Includi anche le clausole e le disposizioni rilevanti per questo tipo di contratto.

Utilizzerà quindi i modelli e gli esempi, nonché le informazioni che abbiamo fornito, per generare un nuovo contratto che copra tutti gli aspetti dell'accordo e che potremo esaminare per verificare che soddisfi gli standard e i requisiti legali.

Per sfruttare al meglio la funzionalità di redazione di Copilot, è necessario come sempre assicurarsi che i documenti siano archiviati in posizioni comuni ed etichettati correttamente affinché possa accedervi facilmente. È anche importante fornire a Copilot indicazioni chiare e specifiche, in modo che possa produrre il contenuto che si desidera nel minor numero di tentativi.

Automazione

I casi d’uso di cui abbiamo parlato finora sono solo alcuni esempi di come Copilot possa aiutare nelle operazioni legali. Ma cosa succederebbe se li si potesse combinare per supportare processi più ampi e specifici per la propria organizzazione?

Sebbene l'automazione non faccia parte del prodotto core di Copilot, è possibile creare flussi di lavoro personalizzati combinando Copilot Studio con Power Automate, facendo il passo successivo per sfruttare l'intelligenza artificiale nella propria azienda.

L'automazione dei processi interni permette di risparmiare tempo e risorse, ridurre gli errori e migliorare la coerenza e la qualità. L'automazione consente anche di concentrarsi su attività che richiedono nello specifico capacità e competenze più "umane", come la strategia, la creatività e la comunicazione.

Un esempio di automazione è quello di impostare Copilot per eseguire una sequenza di eventi che potrebbero verificarsi regolarmente, come:

• Cercare un riassunto di un documento o di una riunione
• Redigere un documento o un'email basata sul riassunto
• Richiedere l'approvazione a un manager o a un collaboratore
• Convertire in PDF o firmare elettronicamente, una volta approvato

Un altro esempio riguarda l'integrazione di Copilot con le soluzioni presenti al di fuori dell'ecosistema Microsoft, come il CRM, il software di fatturazione e di gestione documentale. In questo caso, si potrebbe far generare a Copilot fatture o promemoria per i clienti, basati sui dati di uno o più di questi sofware.

Le possibilità di automazione sono infinite, quindi perché non considerare la creazione di un team di innovazione per esplorare e implementare tutte le opportunità?

Microsoft Copilot for Legal: considerazioni per l'adozione

Tutto splendido fino a qui, ma seppur Copilot sembri materiale da acquisto immediato è importante fare alcune considerazioni prima di fare il grande passo.

Gli studi e i dipartimenti legali di un’azienda si basano su accuratezza, riservatezza e integrazione senza interruzioni nel funzionamento dei propri strumenti. Ergo, un cambiamento repentino potrebbe portare a problematiche impreviste.

Per questo, è importante testare Microsoft 365 e Copilot per evitare brusche interruzioni delle operazioni e rischi per la sicurezza.

Ecco ciò che bisogna tenere a mente:

• Aggiornamenti mensili: Copilot richiede l'accettazione degli aggiornamenti mensili di M365. Ogni aggiornamento può influire sulla funzionalità delle applicazioni di Office e degli add-on correlati, richiedendo test approfonditi per garantire la compatibilità e la stabilità quando utilizzato su laptop personalizzati.
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• Integrità dei dati: gli studi legali gestiscono enormi quantità di dati sensibili. Assicurarsi che Copilot elabori e integri i dati in modo accurato e sicuro è fondamentale per mantenere l'integrità della documentazione legale e delle comunicazioni con i clienti.
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• Implicazioni per l'eDiscovery: Copilot genera nuovi contenuti che devono essere facilmente reperibili per i processi legali. Un test adeguato garantisce che questi dati vengano conservati correttamente, siano ricercabili e possano essere gestiti in modo efficiente durante l'eDiscovery.
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• Prestazioni e efficienza: i test valutano le prestazioni di Copilot in diverse condizioni, assicurandosi che possa gestire le esigenze di uno studio legale impegnato. Questo include la gestione delle email, la redazione dei documenti e la sintesi delle riunioni, migliorando infine la produttività e riducendo il carico di lavoro manuale.
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• Esperienza utente: garantire che Copilot sia facile da usare e personalizzato per le esigenze specifiche dei professionisti legali migliora i tassi di adozione e la produttività. I test aiutano a identificare e risolvere eventuali problemi di usabilità, assicurando un'integrazione senza interruzioni nei flussi di lavoro quotidiani.

Conclusione

Sin dalla sua prima introduzione, Microsoft ha reso ben chiaro come Copilot avrebbe potuto semplificare il lavoro all’interno dei più svariati settori, e non si trattava di vuote vanterie. Il suo assistente AI, che ha cominciato a muovere i primi veri passi nell’ultimo anno, è ormai utilizzato in ambiti tra i più disparati e quello legale non è da meno.

La possibilità di rendere più lineari i compiti di tutti i giorni ha il potenziale di trasformare il lavoro di legali e paralegali, permettendogli di risparmiare risorse preziosi e concentrarsi maggiormente sull’aspetto strategico della loro professione, in una maniera che prima non era semplicemente possibile.

Studi legali di tutto il mondo, inizialmente scettici sulle potenzialità della Gen AI, hanno rapidamente cominciato a ricredersi sui vantaggi che Copilot può apportare alle loro operazioni e prevedono che questo sia solo l’inizio di una futura e più profonda integrazione.

FAQ su Microsoft Copilot nel settore legale

Che cos'è Microsoft Copilot for Legal?

‍«Copilot for Legal» non è un prodotto autonomo, ma un termine usato per descrivere come le funzionalità di Microsoft Copilot vengono applicate nel settore legale. Si riferisce all'uso dell'intelligenza artificiale generativa nei tipici flussi di lavoro legali, a supporto di attività come la stesura di documenti, la ricerca legale e la gestione delle riunioni.

Copilot può sostituire il lavoro dei professionisti legali?

‍No, Copilot è progettato per integrare, non sostituire, il lavoro dei professionisti legali. Il suo scopo è ridurre il carico di lavoro operativo, minimizzare gli errori e semplificare l'accesso alle informazioni, mantenendo allo stesso tempo il pieno controllo del contenuto e del processo decisionale.

Quali sono i principali vantaggi dell'utilizzo di Copilot in ambito legale?

‍L'uso di Copilot consente di risparmiare tempo nel recupero delle informazioni, fornisce riepiloghi istantanei di documenti complessi o trascrizioni di riunioni, genera bozze di e-mail o contratti da modelli esistenti e aiuta persino ad automatizzare i flussi di lavoro di routine. Tutto ciò migliora l'efficienza e riduce il carico mentale associato alle attività ripetitive.

Copilot è integrato con i comuni strumenti Microsoft?

‍Sì, Copilot è completamente integrato nelle principali applicazioni Microsoft 365 come Word, Excel, Outlook, PowerPoint e Teams. I professionisti legali possono lavorare con Copilot direttamente all'interno degli strumenti che già utilizzano ogni giorno, senza dover cambiare piattaforma.

In che modo Copilot può essere utilizzato in modo sicuro e conforme in ambienti legali?

‍Per garantire un uso sicuro e conforme, i dati devono essere ben organizzati e archiviati all'interno dell'ambiente Microsoft 365. È necessario applicare politiche corrette di accesso e conservazione dei dati, testare il comportamento di Copilot prima dell'adozione su larga scala e qualsiasi contenuto generato dall'intelligenza artificiale deve essere facilmente individuabile per scopi legali, incluso l'eDiscovery.

Copilot può accedere a dati esterni?

‍Sì, Copilot può essere esteso per accedere a fonti di dati esterne come database legali, CRM, sistemi di gestione dei documenti e altro ancora. Ciò migliora le sue capacità e consente di fornire risposte più personalizzate sulla base di dati specifici dell'organizzazione.

È necessaria una versione specifica per utilizzare Copilot nel settore legale?

‍Non esiste una versione dedicata ai professionisti legali, ma si consiglia di utilizzare Copilot per Microsoft 365 per sfruttare appieno le funzionalità avanzate, la sicurezza di livello aziendale e la personalizzazione tramite strumenti come Copilot Studio.

Copilot è utile anche per i piccoli studi legali o solo per le grandi organizzazioni?

‍Copilot è utile sia per i grandi studi legali che per i professionisti individuali o per i piccoli team legali. Affidando all'intelligenza artificiale attività ripetitive o di scarso valore, i professionisti possono concentrarsi su attività più strategiche e gestire meglio il proprio tempo, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda.

Copilot è già utilizzato nel settore legale?

‍Sì, molti studi legali e dipartimenti legali hanno già iniziato a utilizzare Copilot nei loro flussi di lavoro. I primi risultati mostrano un significativo aumento dell'efficienza operativa e una riduzione dei tempi di revisione dei documenti, con evidenti miglioramenti della produttività e della qualità del servizio.