Microsoft Planner Copilot: come gestire i propri task con l'AI

Microsoft Copilot e Microsoft Planner sono due strumenti che, se utilizzati insieme, offrono un potente supporto per la gestione delle attività e dei progetti aziendali.

Microsoft Copilot, basato sull'intelligenza artificiale, assiste gli utenti nelle operazioni quotidiane automatizzando compiti ripetitivi e semplificando l'accesso alle informazioni rilevanti, mentre Microsoft Planner consente di organizzare, assegnare e monitorare le attività in modo strutturato.

L'integrazione tra questi due strumenti promette di migliorare l'efficienza operativa, permettendo agli utenti di sfruttare la potenza dell'AI per ottimizzare la pianificazione e l'esecuzione dei progetti, con un focus sulla collaborazione e la gestione del tempo.

In this article, andremo a vedere più nel dettaglio le funzionalità offerte dall'integrazione tra i due e come possono semplificare significativamente il proprio lavoro.

Microsoft Planner Copilot: una breve introduzione

L'implementazione delle ultime tecnologie è diventata cruciale per rimanere competitivi nel campo in continua evoluzione della gestione dei progetti. Si stima che solo circa il 35% dei progetti viene completato con successo, spesso propria a causa della maturità limitata degli strumenti di gestione dei progetti esistenti che possono arrivare a comprometterne irrimediabilmente la realizzazione.

Microsoft Planner è stato la risposta della casa di Redmond all’esigenza di organizzazioni di ogni tipo e dimensione di un software in grado di aiutarli nella gestione e organizzazione del lavoro per l’esecuzione di progetti dalla piccola alla grande scala e dal 2016 ha continuato costantemente ad aggiornarsi ed ampliarsi per venire incontro alle esigenze dei suoi utenti, ma è quest’anno che Microsoft ha implementato una delle novità più importanti all’interno del suo strumento per la gestione dei compiti.

Stiamo ovviamente parlando dell’integrazione tra Planner e Microsoft Copilot, l’assistente digitale AI della casa di Redmond che dalla sua uscita si è posizionato come una delle soluzioni Gen AI più solide e affidabili in ambito aziendale e che, da Aprile 2024, è disponibile in general preview all’interno del sopracitato Planner.

Con Copilot, l’organizzazione del lavoro dei dipendenti e dei team partecipanti ai propri progetti sarà ancora più semplice e immediata di prima, permettendo di interagire con il software utilizzando il semplice linguaggio naturale e dando la possibilità anche ad utenti meno esperti di sfruttare al massimo del potenziale le funzionalità offerte da Microsoft Planner. Vediamo il tutto più nel dettaglio nelle prossime sezioni.

Cosa sono Microsoft Copilot e Planner?

Prima di cominciare però, prendiamoci un po’ di tempo per conoscere i due protagonisti di questo articolo e rimettere al passo chi si fosse perso qualche passaggio o chi non sapesse di cosa stiamo parlando.

Microsoft Copilot

Microsoft 365 Copilot è l’assistente digitale AI progettato per semplificare le attività quotidiane degli utenti, aumentare la produttività e stimolare la creatività.

Il suo obiettivo principale è la generazione di codice, l'assistenza alla scrittura e la collaborazione. Integrato perfettamente con le applicazioni Microsoft 365 più diffuse, come Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams, Copilot offre suggerimenti contestuali e aiuta gli utenti a comprendere le informazioni in modo efficace.

Alimentato dal modello linguistico all'avanguardia GPT-4, Microsoft Copilot vanta funzionalità notevoli come il completamento automatico del codice, la ricerca di documentazione e la scrittura collaborativa.

Microsoft sta inoltre continuando ad aggiornare il suo Copilot nel tempo con funzionalità sempre nuove, mettendo in evidenza quanto la casa di Redmond stia investendo pesantemente nella sua soluzione Gen AI per il futuro dei suoi prodotti dedicati al mondo business.

Le funzionalità dell’assistente digitale AI di Microsoft si rivolgono a una vasta gamma di utenti e professionisti, inclusi sviluppatori, creatori di contenuti e lavoratori che cercano assistenza alimentata dall'intelligenza artificiale per le loro attività.

Le principali modalità per usufruire di Microsoft Copilot sono:

• Adottare Copilot: Microsoft offre diversi assistenti Copilot per incrementare la produttività e la creatività. Integrato in svariati prodotti e piattaforme Microsoft, Copilot trasforma lo spazio di lavoro digitale in un ambiente più interattivo ed efficiente.
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• Estendere Copilot: gli sviluppatori hanno la possibilità di incorporare dati esterni, semplificando le operazioni degli utenti e riducendo il bisogno di cambiare contesto. Questo non solo migliora la produttività, ma favorisce anche una maggiore collaborazione. Attraverso Copilot, è semplice integrare questi dati nei comuni prodotti Microsoft che si utilizzano ogni giorno.
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• Costruire il proprio Copilot: oltre all’adozione e all’estensione, è possibile creare un Copilot personalizzato per un’esperienza conversazionale unica, utilizzando Azure OpenAI, Cognitive Search, Microsoft Copilot Studio e altre tecnologie del Cloud di Microsoft. Un Copilot personalizzato può integrare dati aziendali, accedere in tempo reale a dati esterni tramite API e integrarsi nelle applicazioni aziendali.

Microsoft Copilot è disponibile in varie forme, con pacchetti di prezzi specifici per diversi casi d'uso, come:

• Copilot (Free): la versione gratuita di Copilot offre accesso a funzionalità di IA generativa per la gestione del computer (in Windows), la ricerca online (in Edge) e conversazioni generali con il chatbot sul web.
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• Copilot Pro: pensato per gli utenti individuali che vogliono sfruttare al meglio il prodotto di IA generativa. Per una cifra corrispondente a circa 20 dollari al mese, per utente, si ottiene l'accesso a Copilot in vari strumenti, come Outlook, Word, Excel, PowerPoint e OneNote.
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• Copilot per Microsoft 365: Copilot per Microsoft 365 è pensato per individui e team che lavorano con le app Microsoft. Fornisce accesso a Copilot Studio, sicurezza, privacy e conformità di livello enterprise, e capacità avanzate.

Oltre a ciò, esistono varie versioni di Copilot progettate per strumenti Microsoft specifici. Ad esempio, ci sono soluzioni Copilot integrate in Microsoft Dynamics per i team di vendita e assistenza clienti, e soluzioni di sicurezza Copilot integrate in Microsoft Purview.

Di recente Microsoft ha anche iniziato a lanciare e aggiornare una serie di “Agenti” specifici per determinati settori aziendali come la finanza, il customer service e il marketing, con addestramento e funzionalità specifiche per questi particolari ambiti.

Sebbene molti utenti di Windows 11 fossero inizialmente scettici quando Microsoft ha iniziato a puntare su Copilot, il servizio è cresciuto significativamente da quando è stato mostrato per la prima volta in modalità anteprima ed è considerato ad oggi come uno dei tool per la produttività migliori nell’epoca dell’intelligenza artificiale.

Microsoft Planner

Microsoft Planner è un'applicazione web-based di gestione visiva delle attività che consente ai team aziendali di creare, assegnare e organizzare il lavoro per eseguire progetti. Il software consente ai membri del team di progetto di gestire meglio le loro attività, facilita il lavoro di squadra e la coordinazione, e fornisce visibilità sull'avanzamento delle attività. Microsoft Planner è spesso confrontato con altre soluzioni organizzative centrate sul team, come Trello, Slack e Asana.

Microsoft Planner offre un'interfaccia intuitiva, collaborativa e visiva per organizzare il lavoro di squadra e consentire a tutti i membri del team di gestire facilmente le proprie attività individuali. È leggero e funziona sia su dispositivi mobili che su computer desktop in combinazione con Office 365. Può essere anche aperto da tasks.office.com e all'interno di Microsoft Teams. Non è progettato per un uso strettamente personale o individuale.

Il software non è uno strumento di gestione progetti, come Microsoft Project. Piuttosto, è uno strumento di gestione delle attività che può essere utilizzato insieme a Project o ad altri strumenti per migliorare la gestione del lavoro e la collaborazione del team sui progetti.

Ogni piano in Planner comprende attività ricche di contenuti che possono essere personalizzate con dettagli previsti e elementi extra per aiutare il personale a organizzarsi e concentrarsi sul proprio lavoro. Il software visualizza lo stato delle attività tramite grafici a torta e a barre che consentono ai team di capire quanto segue:

• quali attività sono in ritardo;
• quali attività sono urgenti;
• quante attività ci sono in ciascun bucket;
• quale membro del team potrebbe essere sovraccarico.

Planner consente ai team di creare attività ricche di contenuti con tutti i dettagli necessari per fornire visibilità e semplificare la gestione. I responsabili di progetto possono aggiungere dettagli di base, come le scadenze delle attività, e ulteriori elementi, come etichette colorate e file, per aiutare i membri a pianificare ed eseguire il loro lavoro.

Alcune delle funzionalità principali di Planner sono le seguenti:

• visioni dello stato visualizzate con grafici a torta e a barre su board in stile Kanban;
• immagini in anteprima per identificare rapidamente le attività;
• collaborazione con Office Online e la libreria documenti di Microsoft SharePoint;
• supporto per aggiungere commenti nelle attività con le app Microsoft Outlook e Outlook Groups;
• un calendario per pianificare eventi per i membri del team;
• appunti delle riunioni per migliorare la collaborazione e assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda;
• accesso per ospiti a progetti per utenti non assegnati a un gruppo o esterni a un'organizzazione.

Come accedere a Copilot in Microsoft Planner

Per utilizzare Copilot all'interno di Microsoft Planner, è necessario soddisfare alcuni requisiti di licenza e configurazione. I due requisiti principali sono:

1. Licenza di Microsoft 365: Copilot è disponibile per le organizzazioni che dispongono di un abbonamento Microsoft 365 idoneo. Solitamente, Copilot è incluso nei piani di abbonamento più avanzati come Microsoft 365 E3, E5 o altre licenze aziendali.
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2. Copilot abilitato nella propria organizzazione: L'amministratore IT che si occupa di gestire l’infrastruttura digitale dell’azienda deve abilitare Copilot per i vari strumenti Microsoft 365. Questo potrebbe includere una configurazione a livello di amministrazione per consentirci di utilizzare l'integrazione di Copilot con Planner e altri strumenti della suite Microsoft 365.

Microsoft offre una prova gratuita di 30 giorni di Copilot in Planner per i clienti che non possiedono una licenza premium di Project. Gli utenti dovranno cliccare sull'icona "diamante" all'interno dell'app per testare le nuove funzionalità di Copilot in Planner. Microsoft prevede di rivelare il prezzo finale di questa funzionalità quando sarà disponibile per tutti.

Microsoft Planner Copilot: caratteristiche e funzionalità

Quasi tutti i servizi Microsoft oggi offrono la propria esperienza Copilot e il nostro assistente digitale AI può seguirci ovunque all’interno degli ecosistemi Microsoft, rendendosi utile in ogni contesto dello svolgimento delle proprie operazioni quotidiane.

Microsoft Planner ovviamente non fa eccezione e Copilot all'interno di Planner aiuterà gli utenti a formulare flussi di lavoro e piani più efficaci, attingendo informazioni da ogni parte dell'ecosistema Microsoft.

L'integrazione di Copilot fungerà da strumento per semplificare molte delle attività svolte in Planner, assistendo nella gestione delle attività, nell'impostazione di obiettivi automatici e nella creazione di piani di progetto completi basati su comandi in linguaggio naturale.

Come per altre integrazioni di Copilot nei prodotti e nei servizi Microsoft, una finestra di chat sulla parte destra dell'app sarà utilizzata per inserire domande o comandi per la generazione alimentata dall'IA. Microsoft afferma che Copilot aiuterà i team a gestire i progetti in modo più efficace.

Vediamo alcune delle funzionalità chiave dell’integrazione nell’elenco qui sotto.

Generare liste di attività

Apriamo Microsoft Teams e avviamo Planner. Selezioniamo un piano esistente o creiamone uno nuovo. Clicchiamo sull'icona di Copilot situata in alto a destra e inseriamo un comando come "Crea un piano per una campagna di marketing". Copilot utilizzerà le indicazioni che gli abbiamo fornito per generare automaticamente un elenco di attività, obiettivi e categorie, strutturando il piano in modo coerente e funzionale. Questo permette di avviare il progetto senza dover pianificare manualmente ogni dettaglio, risparmiando tempo e aumentando la produttività fin dall'inizio.

Impostare obiettivi

Possiamo usare Copilot per definire obiettivi specifici del progetto fornendo comandi in linguaggio naturale. Ad esempio, si potrebbe scrivere "Imposta un obiettivo per raggiungere 100.000 impressioni sui social media" e Copilot creerà un obiettivo chiaro e misurabile all'interno del piano. Questo consente di allineare facilmente il team agli obiettivi principali, assicurando che tutte le attività siano focalizzate su risultati concreti e ben definiti.

Creare piani completi

Copilot è in grado di generare piani di progetto completi, suddividendo il lavoro in attività e obiettivi gestibili, così da automatizzare la fase iniziale di pianificazione. Ad esempio, supponiamo di dover pianificare un evento o una campagna complessa, Copilot può creare un piano dettagliato, suddividendo ogni attività in sotto-attività specifiche. Questo permette di risparmiare tempo, evitando di dover partire da zero e di potersi finalmente concentrare su aspetti più strategici del progetto, senza dimenticare passaggi cruciali.

Suddividere le attività

Quando si ha un'attività grande o complessa, si può chiedere a Copilot di suddividerla in passaggi più piccoli e facilmente realizzabili. Ad esempio, si potrebbe digitare il prompt "Suddividi la campagna sui social media in attività giornaliere" e Copilot fornirà un piano dettagliato che divide l'attività principale in task giornalieri, semplificando la gestione e la distribuzione del lavoro. Questa funzionalità è particolarmente utile per progetti che richiedono un coordinamento preciso e una gestione continua nel tempo.

Identificare i passi successivi

Se non si è del tutto sicuri di quale possa essere la prossima attività in lista o non si sa bene come proseguire con il progetto, possiamo chiedere a Copilot cose come "Qual è la mia prossima attività?" e l’assistente digitale ci fornirà suggerimenti basati sullo stato attuale del progetto e sulle nostre attuali priorità. Questo può aiutare a prendere decisioni più rapide e ad evitare di perdere tempo cercando di capire quale sia il passo successivo, mantenendo il progetto in movimento.

Modificare i piani in base alle esigenze

Se ci sono cambiamenti o nuove necessità, si può utilizzare Copilot per modificare piani esistenti senza interruzioni. Ad esempio, scrivendo il prompt "Aggiungi un'attività per il prossimo webinar" Copilot aggiornerà automaticamente il piano, inserendo la nuova attività nel contesto appropriato. Questo dà la possibilità di essere sempre agili nella gestione dei progetti, apportando modifiche tempestive senza dover ripartire da capo o perdere di vista le attività già pianificate.

Monitorare lo stato di un progetto

Per avere sempre sotto controllo l'avanzamento di un progetto si può chiedere a Copilot domande come "Qual è lo stato della nostra campagna di marketing?" e ricevere una panoramica dettagliata dei progressi, delle priorità, delle scadenze imminenti e di eventuali ritardi. Questo permette di avere una visione d'insieme, facilitando la gestione delle risorse e l'adeguamento delle strategie per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Verificare il carico di lavoro

Copilot può aiutare il project leader a monitorare il carico di lavoro dei membri del team con comandi come "Chi ha il carico di lavoro maggiore?" per identificare facilmente chi potrebbe essere sovraccarico di compiti. Questo è utile per evitare situazioni di stress o sovraccarico e per garantire che ogni membro del team abbia un carico di lavoro bilanciato e gestibile, migliorando così la produttività complessiva di tutti i membri attraverso una pianificazione e distribuzione intelligente del carico di lavoro.

Seguire l'andamento delle attività

Se si nota che alcune attività non stanno procedendo come previsto è possibile chiedere a Copilot di mostrare quali sono le attività in ritardo, scrivendo comandi come, banalmente, "Mostrami le attività in ritardo". Copilot a questo punto ci fornirà una lista chiara delle attività che necessitano di attenzione, permettendoci di intervenire tempestivamente per correggere eventuali colli di bottiglia o ritardi e mantenere il progetto sulla giusta carreggiata.

Conclusioni

Le capacità di assistenza di Microsoft Copilot non lo rendono solo un ottimo assistente per il lavoro e la produttività individuali ma, sfruttando nel modo giusto le sue capacità in continua espansione, è possibile utilizzarlo anche per assisterci in progetti di qualsiasi scala.

L’integrazione con Microsoft Planner è un perfetto esempio di questa sua potenziale applicazione e, per quanto sia scontato che non farà tutto il lavoro da solo, l’assistente digitale AI della casa di Redmond può rivelarsi un alleato prezioso per tutti quei project manager che necessitano di strumenti efficaci e pronti all’uso che possano aiutarli a semplificare e accelerare lo svolgimento dei loro compiti di gestione e amministrazione dei progetti aziendali.

Attraverso la possibilità di richiedere suggerimenti e informazioni in linguaggio naturale, Copilot in Planner può aiutare a rendere enormemente più facile la routine del gestire il proprio lavoro e quello del proprio team sui propri progetti, favorendo un ambiente dove i carichi di lavoro sono maggiormente bilanciati, i compiti chiari e le attività più ripetitive snellite e accelerate in maniera tale da permetterci di poter dare attenzione a ciò che conta davvero.

Ed è solo in general preview quindi, se queste sono le premesse, possiamo aspettarci grandi cose quando Microsoft deciderà di annunciare le prime estensioni significative di questa integrazione.

FAQ su Microsoft Copilot in Planner

Cos'è Microsoft Copilot in Planner?

Microsoft Copilot in Planner è un assistente basato sull'intelligenza artificiale che aiuta gli utenti a gestire attività e progetti in modo più efficiente. Sfruttando l'intelligenza artificiale, Copilot può creare piani di progetto, assegnare attività, fissare obiettivi e fornire aggiornamenti in tempo reale tramite comandi in linguaggio naturale, semplificando l'organizzazione del lavoro.

Come posso accedere a Copilot in Microsoft Planner?

Per utilizzare Copilot in Planner, è necessaria una licenza Microsoft 365 idonea, ad esempio E3 o E5, e l'integrazione deve essere abilitata dall'amministratore IT dell'organizzazione. Microsoft offre anche una prova gratuita di 30 giorni per gli utenti senza una licenza Microsoft Project premium, che consente loro di testare la funzionalità prima di impegnarsi nell'acquisto.

Quali funzionalità offre Copilot in Microsoft Planner?

Copilot può generare automaticamente elenchi di attività, fissare obiettivi specifici, creare piani di progetto dettagliati e suddividere attività complesse in attività gestibili. Inoltre, può suggerire i passaggi successivi, modificare i piani esistenti secondo necessità, monitorare l'avanzamento del progetto e controllare il carico di lavoro dei membri del team per una migliore distribuzione delle attività.

Microsoft Planner e Microsoft Project sono la stessa cosa?

No, Microsoft Planner è progettato per la gestione delle attività del team in modo semplice e visivo, mentre Microsoft Project è una soluzione di gestione dei progetti più avanzata con funzionalità come la pianificazione delle risorse e il monitoraggio del budget.

Posso usare Copilot in Microsoft Planner senza una licenza Microsoft 365?

No, Copilot in Planner è disponibile solo per gli utenti con una licenza Microsoft 365 compatibile. Tuttavia, Microsoft offre una prova gratuita di 30 giorni per coloro che desiderano testare le funzionalità.

Copilot in Planner è disponibile per tutti gli utenti?

Attualmente, Copilot in Planner è in anteprima generale, il che significa che non tutti gli utenti possono ancora accedervi. Microsoft sta gradualmente estendendo la disponibilità a coloro che dispongono di una licenza idonea, con l'obiettivo di un accesso più ampio nei prossimi mesi.

Come si usa Copilot per creare un piano di progetto?

Per creare un piano di progetto con Copilot, apri Microsoft Planner, seleziona un piano esistente o creane uno nuovo e fai clic sull'icona Copilot. Inserendo un comando in linguaggio naturale come «Crea un piano per una campagna di marketing», l'assistente genererà automaticamente un elenco strutturato di attività, obiettivi e categorie.

Copilot può aiutare a riassegnare le attività in base al carico di lavoro del team?

Sì, Copilot è in grado di monitorare il carico di lavoro dei membri del team e suggerire modifiche per una migliore distribuzione delle attività. Puoi chiedere, ad esempio, «Chi ha il carico di lavoro più pesante?» per avere una panoramica della distribuzione delle attività e apportare le modifiche necessarie.

Copilot può modificare i piani di progetto esistenti?

Sì, Copilot consente modifiche ai piani esistenti. È possibile aggiungere o rimuovere attività, aggiornare le scadenze o adattare il piano ai nuovi requisiti. Ad esempio, digitando «Aggiungi un'attività per il prossimo webinar» Copilot aggiornerà automaticamente il piano.

In che modo Copilot aiuta a monitorare l'avanzamento del progetto?

Copilot fornisce aggiornamenti in tempo reale sullo stato delle attività e sulle scadenze. Puoi chiedere «Qual è lo stato della nostra campagna di marketing?» per ottenere un rapporto dettagliato sullo stato di avanzamento o «Mostrami attività scadute» per identificare potenziali problemi e agire tempestivamente.

Copilot può essere utilizzato su dispositivi mobili?

Sì, Microsoft Planner è accessibile sui dispositivi mobili e Copilot può essere utilizzato direttamente dall'app Planner o tramite Microsoft Teams, garantendo una gestione delle attività flessibile e accessibile da qualsiasi luogo.

Quali sono i vantaggi di Copilot in Microsoft Planner?

Copilot in Planner semplifica l'organizzazione del lavoro automatizzando le attività ripetitive, migliorando la visibilità su scadenze e priorità e fornendo strumenti per monitorare il carico di lavoro del team. Poiché fa parte dell'ecosistema Microsoft 365, si integra perfettamente con strumenti aziendali come Teams, SharePoint e Outlook, migliorando la collaborazione.

Copilot è in grado di gestire i progetti in completa autonomia?

No, Copilot è un assistente progettato per supportare il lavoro umano ma non può sostituire un project manager. Sebbene possa suggerire azioni, automatizzare le attività e migliorare la gestione dei progetti, la supervisione e il controllo rimangono essenziali per garantire il successo del progetto.

Quali sono le prospettive future di Copilot in Planner?

Poiché Copilot è ancora in anteprima generale, Microsoft continuerà a svilupparlo e migliorarlo aggiungendo nuove funzionalità ed espandendo le sue funzionalità. Nei prossimi mesi potrebbero essere introdotti strumenti di gestione predittiva dei progetti più avanzati e una più profonda integrazione con altri servizi Microsoft, rendendo l'assistente AI ancora più prezioso per la gestione delle attività aziendali.