Microsoft Viva Copilot: come migliora l'employee experience

Microsoft Viva, la piattaforma di esperienza dei dipendenti di Microsoft, continua ad evolversi per supportare le organizzazioni nel migliorare il benessere, la produttività e l'engagement dei propri team.

Integrato direttamente nelle applicazioni di Viva, Microsoft 365 Copilot sfrutta le capacità avanzate di AI per fornire assistenza personalizzata, analisi predittive e soluzioni su misura, migliorando l'efficienza e l'esperienza complessiva nell'ambito lavorativo. In questo articolo, esploreremo le integrazioni di Copilot all’interno dei principali moduli di Viva e cosa può fare per estenderne le funzionalità col potere della Gen AI.

Microsoft Viva Copilot: introduzione

Nel mondo aziendale frenetico di oggi, la produttività dei dipendenti è vista come un elemento chiave per migliorare le performance, ed è certamente vero. Tuttavia, è importante ricordare che la sola produttività non può garantire un successo duraturo. Infatti, basarsi esclusivamente sulla produttività rischia di soffocare la creatività, limitare il lavoro di squadra e aumentare il burnout dei dipendenti.

Le ricerche effettuate da Microsoft in questo ambito rivelano che le organizzazioni di maggior successo sono quelle che danno priorità sia alla produttività che all'engagement dei dipendenti: le aziende con una forza lavoro coinvolta hanno registrato risultati finanziari due volte migliori rispetto a quelle con un team non coinvolto.

Ed è con questa consapevolezza che Microsoft lanciò ai tempi Microsoft Viva, la suite di tool realizzata con il solo focus di migliorare l’engagement dei dipendenti e migliorare la comunicazione interna delle aziende.

Con Copilot, Microsoft Viva sfrutta la potenza dell'IA di nuova generazione per accelerare questa nuova equazione di performance, dove l'engagement e la produttività portano a migliori risultati aziendali e successo. Copilot in Viva è basato sul sistema Microsoft 365 Copilot, che combina la potenza dei modelli di linguaggio di grandi dimensioni (LLM) con i dati di Microsoft Graph e le applicazioni Viva, offrendo ai leader un nuovo modo per comprendere e coinvolgere la propria forza lavoro.

Ma in cosa consiste nel concreto questa integrazione e quali funzionalità offre? Vediamolo insieme nelle prossime sezioni.

Cosa sono Microsoft Copilot e Microsoft Viva?

Ma prima di andare ad approfondire l’integrazione tra Copilot e Microsoft Viva, come sempre prendiamoci un attimo per un breve ripasso delle basi per chi non sapesse di cosa stiamo parlando o per chi si fosse perso qualche pezzo per strada andando a vedere più da vicino i due protagonisti di questo articolo per capire meglio cosa sono e cosa offrono.

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot è l’assistente digitale AI progettato per semplificare le attività quotidiane degli utenti, aumentare la produttività e stimolare la creatività. Il suo obiettivo principale è la generazione di codice, l'assistenza alla scrittura e la collaborazione. Integrato perfettamente con le applicazioni Microsoft 365 più diffuse, come Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams, Copilot offre suggerimenti contestuali e aiuta gli utenti a comprendere le informazioni in modo efficace.

Alimentato dal modello linguistico all'avanguardia GPT-4, Microsoft Copilot vanta funzionalità notevoli come il completamento automatico del codice, la ricerca di documentazione e la scrittura collaborativa. Microsoft sta inoltre continuando ad aggiornare il suo Copilot nel tempo con funzionalità sempre nuove, mettendo in evidenza quanto la casa di Redmond stia investendo pesantemente nella sua soluzione Gen AI per il futuro dei suoi prodotti dedicati al mondo business.

Le funzionalità dell’assistente digitale AI di Microsoft si rivolgono a una vasta gamma di utenti e professionisti, inclusi sviluppatori, creatori di contenuti e lavoratori che cercano assistenza alimentata dall'intelligenza artificiale per le loro attività.

Le principali modalità per usufruire di Microsoft Copilot sono:

• Adottare Copilot: Microsoft offre diversi assistenti Copilot per incrementare la produttività e la creatività. Integrato in svariati prodotti e piattaforme Microsoft, Copilot trasforma lo spazio di lavoro digitale in un ambiente più interattivo ed efficiente.
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• Estendere Copilot: gli sviluppatori hanno la possibilità di incorporare dati esterni, semplificando le operazioni degli utenti e riducendo il bisogno di cambiare contesto. Questo non solo migliora la produttività, ma favorisce anche una maggiore collaborazione. Attraverso Copilot, è semplice integrare questi dati nei comuni prodotti Microsoft che si utilizzano ogni giorno.
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• Costruire il proprio Copilot: oltre all’adozione e all’estensione, è possibile creare un Copilot personalizzato per un’esperienza conversazionale unica, utilizzando Azure OpenAI, Cognitive Search, Microsoft Copilot Studio e altre tecnologie del Cloud di Microsoft. Un Copilot personalizzato può integrare dati aziendali, accedere in tempo reale a dati esterni tramite API e integrarsi nelle applicazioni aziendali.

Microsoft Copilot è disponibile in varie forme, con pacchetti di prezzi specifici per diversi casi d'uso, come:

• Copilot (Free): la versione gratuita di Copilot offre accesso a funzionalità di IA generativa per la gestione del computer (in Windows), la ricerca online (in Edge) e conversazioni generali con il chatbot sul web.
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• Copilot Pro: pensato per gli utenti individuali che vogliono sfruttare al meglio il prodotto di IA generativa. Per una cifra corrispondente a circa 20 dollari al mese, per utente, si ottiene l'accesso a Copilot in vari strumenti, come Outlook, Word, Excel, PowerPoint e OneNote.
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• Copilot per Microsoft 365: Copilot per Microsoft 365 è pensato per individui e team che lavorano con le app Microsoft. Fornisce accesso a Copilot Studio, sicurezza, privacy e conformità di livello enterprise, e capacità avanzate.

Oltre a ciò, esistono varie versioni di Copilot progettate per strumenti Microsoft specifici. Ad esempio, ci sono soluzioni Copilot integrate in Microsoft Dynamics per i team di vendita e assistenza clienti, e soluzioni di sicurezza Copilot integrate in Microsoft Purview.

Di recente Microsoft ha anche iniziato a lanciare e aggiornare una serie di “Agenti” specifici per determinati settori aziendali come la finanza, il customer service e il marketing, con addestramento e funzionalità specifiche per questi particolari ambiti.

Sebbene molti utenti di Windows 11 fossero inizialmente scettici quando Microsoft ha iniziato a puntare su Copilot, il servizio è cresciuto significativamente da quando è stato mostrato per la prima volta in modalità anteprima ed è considerato ad oggi come uno dei tool per la produttività migliori nell’epoca dell’intelligenza artificiale.

Microsoft Viva

Microsoft Viva è stato progettato per aiutare le organizzazioni a sviluppare la loro cultura nell'era del lavoro remoto. In questa nuova esperienza di lavoro moderno, applicazioni come SharePoint e Teams sono diventate elementi fondamentali nella vita di molte aziende. Microsoft ha voluto sviluppare questa idea e ha presentato Viva come una soluzione per affrontare i problemi legati al lavoro remoto, preservandone al contempo i vantaggi.

Il lavoro remoto offre benefici come la riduzione dei tempi di pendolarismo, la libertà di non essere vincolati a una posizione geografica specifica e più tempo da trascorrere in famiglia. Tuttavia, come sappiamo, il lavoro remoto presenta anche diversi svantaggi, tra cui maggiori distrazioni e una carenza di comunicazione tra colleghi.

Come piattaforma per l’esperienza dei dipendenti, Microsoft Viva è progettato per aiutare le aziende ad adattarsi a un ambiente di lavoro da casa e a superare questi ostacoli. È principalmente rivolto alle risorse umane e alla comunicazione interna; tuttavia, offre molteplici usi adatti a qualsiasi stile di gestione. Viva si integra principalmente con Microsoft Teams e Outlook, il che significa che è possibile sfruttare le applicazioni già in uso con poca o nessuna formazione necessaria.

I principali moduli di Microsoft Viva sono:

1. Viva Connections: fornisce un punto di accesso centrale all'interno di Microsoft Teams per i contenuti aziendali, come news, comunicazioni e risorse aziendali, per creare un senso di appartenenza e allineamento.
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2. Viva Insights: offre approfondimenti per migliorare il benessere e la produttività dei dipendenti. Fornisce suggerimenti basati sui dati su come gestire meglio il tempo e ridurre lo stress da sovraccarico di lavoro. Include funzioni per la pianificazione di momenti di pausa e il monitoraggio delle ore di lavoro.
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3. Viva Learning: rende disponibili contenuti di formazione direttamente in Teams, aggregando corsi da Microsoft Learn, LinkedIn Learning e altre piattaforme. Consente ai dipendenti di accedere facilmente a opportunità di apprendimento continuo.
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4. Viva Topics: utilizza l'intelligenza artificiale per organizzare le conoscenze aziendali. Raccoglie informazioni sparse nei documenti e conversazioni per renderle facilmente accessibili ai dipendenti, riducendo i tempi di ricerca delle informazioni. Il servizio, seppur ancora disponibile, non sarà più supportato da Microsoft a partire dal 2025.
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5. Viva Goals: un modulo orientato agli OKR (Objectives and Key Results) per migliorare l’allineamento e la focalizzazione sui risultati. Aiuta i team a definire obiettivi chiari, monitorare il progresso e allinearsi con le strategie aziendali.
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6. Viva Engage: una piattaforma di social networking aziendale che consente ai dipendenti di connettersi, condividere esperienze e partecipare a discussioni. Conosciuto un tempo con il nome di Yammer, dopo l’acquisizione da parte di Microsoft è stato però rinominato e integrato in Viva con maggiore focus sul coinvolgimento.

Microsoft Viva Copilot: caratteristiche e funzionalità dell’integrazione

Copilot in Viva è l'integrazione di Microsoft 365 Copilot all'interno della piattaforma Viva. Basato sul sistema Microsoft 365 Copilot, utilizza la potenza delle app di Microsoft 365, dei LLM (Large Language Models), dei dati di Microsoft Graph e delle applicazioni Viva per aiutare a coinvolgere e comprendere la forza lavoro, aumentando così la produttività.

Microsoft ritiene che il coinvolgimento dei dipendenti sia una priorità per migliorare i risultati e il successo aziendale, motivo per cui è stato introdotto Microsoft Viva Copilot. Si tratta di una tecnologia di intelligenza artificiale di nuova generazione progettata per migliorare produttività e coinvolgimento all'interno delle organizzazioni.

Copilot in Viva favorisce la chiarezza e l'allineamento nella forza lavoro e prepara i dipendenti al successo. Le funzionalità di Copilot in Viva sono mirate a incrementare il coinvolgimento e la produttività in azienda e includono:

1. Impostazione degli obiettivi semplificata: grazie all'integrazione di Copilot, i leader e i team possono impostare e monitorare obiettivi in modo più intuitivo e rapido. Utilizzando l'IA, Copilot analizza i documenti aziendali esistenti, come piani strategici e report, per suggerire automaticamente obiettivi e risultati chiave (OKR - Objectives and Key Results). Questo approccio permette di risparmiare tempo e facilita un allineamento chiaro e coerente con le priorità aziendali. L’IA aiuta anche ad identificare eventuali ostacoli e a monitorare i progressi in tempo reale, consentendo una gestione più efficiente delle risorse e delle scadenze.
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2. Messaggi personalizzati: la funzione di messaggistica personalizzata di Copilot aiuta i leader a comunicare in modo più efficace con i dipendenti. Utilizzando l'IA, Copilot analizza il tono, il contesto e le preferenze di comunicazione dei destinatari, suggerendo testi che siano empatici e appropriati. Questa funzione consente ai manager di raggiungere i dipendenti con messaggi che non solo informano ma motivano e coinvolgono, migliorando la comunicazione interna. I messaggi personalizzati sono particolarmente utili per mantenere una connessione regolare e per affrontare tematiche specifiche come aggiornamenti aziendali, riconoscimenti e feedback.
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3. Formazione su misura: Copilot in Viva Learning consente di creare programmi di formazione altamente personalizzati e mirati per i dipendenti. Basandosi sui ruoli, sulle competenze richieste e sugli obiettivi di sviluppo individuali, Copilot suggerisce percorsi di apprendimento personalizzati. Inoltre, l'IA è in grado di identificare i contenuti più rilevanti da diverse fonti, tra cui Microsoft Learn, LinkedIn Learning e altre piattaforme, e organizzarli in raccolte di apprendimento strutturate. Questa formazione su misura consente ai dipendenti di acquisire competenze specifiche per migliorare le loro performance nel ruolo, rendendo l'apprendimento continuo un processo integrato e accessibile.

Copilot in Viva Learning

Copilot in Viva Learning è progettato per migliorare l'esperienza di apprendimento all'interno delle organizzazioni, consentendo agli utenti di creare percorsi di formazione strutturati e di individuare rapidamente le risorse più rilevanti per il proprio sviluppo professionale.

Con il supporto dell'IA conversazionale, gli utenti possono:

1. Creare raccolte di apprendimento: Copilot aiuta gli utenti a selezionare e organizzare risorse di apprendimento per formare percorsi strutturati. Questo permette di mantenere i contenuti formativi organizzati e accessibili a dipendenti con esigenze specifiche.
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2. Identificare risorse adeguate: l'IA può suggerire risorse rilevanti per ruoli specifici, progetti o competenze richieste, assicurando che i dipendenti ricevano la formazione più mirata ed efficace.
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3. Riassumere contenuti formativi: attraverso l'IA, Copilot è in grado di generare riassunti dei contenuti per facilitare la comprensione e la memorizzazione delle informazioni principali.

Oltre a queste funzioni, Microsoft ha lanciato la Copilot Academy in Viva Learning, che offre contenuti formativi su come utilizzare Copilot. Al momento, l'Academy è disponibile in inglese e richiede una licenza a pagamento per Viva Suite o Viva Learning, oltre a un account Microsoft 365.

Copilot in Viva Engage

Copilot in Viva Engage è pensato per facilitare la comunicazione tra leader e dipendenti, rendendo l’interazione aziendale più naturale e inclusiva.

Le funzionalità principali includono:

1. Suggerimenti per post e conversazioni: Copilot genera automaticamente suggerimenti di argomenti, idee per i post e immagini pertinenti. Questi suggerimenti aiutano i leader a comunicare con maggiore frequenza e coerenza, incoraggiando i dipendenti a partecipare attivamente alle discussioni.
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2. Analisi del sentiment dei dipendenti: fornisce ai leader informazioni sul sentiment dei dipendenti, analizzando i feedback e le risposte ricevute. Questo permette di capire meglio il clima aziendale e rispondere in modo proattivo alle preoccupazioni del personale.
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3. Personalizzazione del tono e della lunghezza dei messaggi: Copilot aiuta a calibrare il tono e la lunghezza dei messaggi per renderli più empatici e autentici, aumentando così il coinvolgimento e la fiducia nel dialogo aziendale.

Queste funzionalità supportano la costruzione di un ambiente di lavoro in cui la comunicazione è aperta, trasparente e mirata a promuovere il senso di appartenenza.

Copilot in Viva Insights

Copilot in Viva Insights è orientato a fornire analisi e report personalizzati a leader e dipendenti per migliorare il benessere e la produttività dell’organizzazione.

Tra le sue funzioni:

1. Generazione di report personalizzati: utilizzando il linguaggio naturale, Copilot consente ai leader e ai dipendenti di porre domande specifiche sui propri team o sulla performance organizzativa, ottenendo report dettagliati e facilmente comprensibili.
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2. Semplificare la creazione di query: la generazione automatica di report facilita la raccolta e l’analisi dei dati, riducendo il carico di lavoro degli analisti e velocizzando i processi decisionali.
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3. Dashboard di Copilot: integrata in Viva Insights, questa dashboard offre una visione completa di come Copilot possa ottimizzare il flusso di lavoro, permettendo anche di riassumere le riunioni e aggiornare gli utenti su ciò che è stato discusso in Teams.

La Dashboard di Copilot è disponibile per gli utenti con abbonamenti Microsoft 365 o Office 365, semplificando così l’accesso alle informazioni critiche.

Copilot in Viva Goals

Copilot in Viva Goals è progettato per supportare i leader e i team nella definizione e nel monitoraggio degli obiettivi aziendali, utilizzando il framework OKR (Objectives and Key Results).

Le funzionalità principali includono:

1. Generazione e ottimizzazione degli obiettivi: Copilot aiuta gli utenti a creare e affinare gli obiettivi, sfruttando l’IA per analizzare documenti strategici esistenti e suggerire OKR basati sulle priorità aziendali.
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2. Raccomandazioni basate su documenti esistenti: l’IA di Copilot suggerisce obiettivi e risultati chiave a partire da documenti recenti, come piani aziendali o report strategici, semplificando il processo di impostazione degli OKR.
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3. Sintesi dello stato di avanzamento degli obiettivi: Copilot è in grado di riassumere i progressi sugli obiettivi per fornire una visione chiara e condivisa a livello di team. Gli utenti possono visualizzare i blocchi e i dati consolidati per prendere decisioni più informate.
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4. Personalizzazione degli OKR: attraverso un’analisi dettagliata dei documenti selezionati, Copilot suggerisce obiettivi e risultati chiave che possono essere personalizzati e perfezionati per allinearsi agli obiettivi dell’organizzazione.

Queste funzioni permettono ai leader di mantenere allineamento e chiarezza sulle priorità aziendali, migliorando la comunicazione interna e la focalizzazione sui risultati aziendali condivisi.

Copilot in Viva Sales

Copilot in Viva Sales è un valido supporto per i team di vendita che sfrutta l'IA per aiutarli nel loro lavoro quotidiano, integrandosi con Microsoft Dynamics 365 e altre piattaforme CRM (Customer Relationship Management). L’obiettivo è semplificare il flusso di lavoro dei venditori, migliorare l’efficacia delle interazioni con i clienti e ottimizzare i processi di vendita.

Le principali funzionalità di Copilot in Viva Sales includono:

1. Automazione delle attività amministrative: Copilot può automatizzare diverse attività ripetitive e amministrative, come l'inserimento di dati e la gestione degli aggiornamenti nel CRM. Questa automazione riduce il tempo speso dai venditori in compiti operativi, permettendo loro di concentrarsi maggiormente sulle interazioni con i clienti.
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2. Supporto alla composizione delle email: Copilot assiste i venditori nella scrittura di email personalizzate per i clienti, suggerendo risposte basate su precedenti conversazioni, dati CRM e dettagli sui prodotti. Questo supporto consente di inviare risposte mirate e professionali più rapidamente, aumentando il livello di personalizzazione e di efficienza nella comunicazione.

3. Analisi delle conversazioni con i clienti: grazie all'integrazione con Microsoft Teams, Copilot può analizzare le conversazioni avvenute durante le riunioni e i contatti con i clienti, identificando argomenti chiave, domande frequenti e opportunità di vendita. I venditori possono così accedere a riassunti delle discussioni e ai punti salienti, riducendo il tempo necessario per recuperare le informazioni rilevanti.
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4. Suggerimenti di azioni da intraprendere: basato sui dati del CRM e sulle interazioni recenti, Copilot può suggerire azioni da intraprendere come follow-up, rispondendo a richieste specifiche dei clienti, programmando incontri o inviando documentazione personalizzata. Questi suggerimenti aiutano a mantenere un flusso di comunicazione continuo e a non perdere opportunità di engagement.
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5. Insight sui clienti: Copilot in Viva Sales fornisce ai venditori una visione approfondita dei clienti, raccogliendo informazioni su preferenze, acquisti passati e abitudini. Questi insight personalizzati migliorano la preparazione dei venditori e facilitano un approccio più strategico e informato alle trattative di vendita.

6. Predizione delle opportunità di vendita: utilizzando modelli di intelligenza artificiale, Copilot è in grado di prevedere le opportunità di vendita e i lead con maggiore probabilità di successo. Queste previsioni aiutano i venditori a concentrarsi su potenziali clienti più promettenti, massimizzando il loro impatto e ottimizzando il processo di acquisizione.

Conclusioni

Le applicazioni della Gen AI in ambito lavorativo si fanno di giorno in giorno sempre più ampie e non sembra esserci campo in cui gli ultimi ritrovati tecnologici nel settore dell’intelligenza artificiale non stiano in qualche modo contribuendo a snellire e semplificare le operazioni quotidiane dei lavoratori a tutto campo.

E il settore della comunicazione aziendale interna non fa eccezione e l’integrazione tra Viva e Copilot ne è il perfetto esempio. L’assistente digitale AI di Microsoft va ad ampliare con le sue funzionalità i moduli di Viva rendendo la comprensione degli obbiettivi aziendali e il coinvolgimento dei dipendenti ancora più semplici da raggiungere.

Magari non gestirà la comunicazione al posto vostro come una specie di factotum digitale, ma nelle mani giuste l’assistente digitale AI della casa di Redmond darà comunque modo a chi se ne occupa di snellire le operazioni quotidiane e semplificarne enormemente l’ottimizzazione ed estensione, portando a significativi aumenti della produttività che nessun tipo di azienda dovrebbe prendere sottogamba.

FAQ su Microsoft Copilot in Viva

Cos’è Microsoft Viva Copilot?

Microsoft Viva Copilot è l’integrazione dell’assistente AI Copilot all’interno dei moduli della suite Microsoft Viva. Utilizza modelli linguistici avanzati e i dati di Microsoft Graph per aiutare le organizzazioni a migliorare l’engagement dei dipendenti, la produttività e il benessere lavorativo.

Quali sono le principali funzionalità di Microsoft Viva Copilot?

Microsoft Viva Copilot offre funzionalità come l’impostazione automatica degli obiettivi aziendali basata su documenti esistenti, la generazione di messaggi personalizzati per migliorare la comunicazione interna e la creazione di programmi di formazione su misura per i dipendenti. Inoltre, include strumenti per analizzare il sentiment dei lavoratori, generare report dettagliati e ottimizzare il processo decisionale.

In quali moduli di Viva è integrato Copilot?

Copilot è integrato in diversi moduli di Microsoft Viva. In Viva Goals, aiuta a definire e monitorare gli obiettivi aziendali. In Viva Learning, consente di personalizzare i percorsi formativi e organizzare contenuti rilevanti per i dipendenti. In Viva Engage, facilita la comunicazione tra leader e dipendenti analizzando il sentiment aziendale. In Viva Insights, fornisce analisi e report per migliorare produttività e benessere. Infine, in Viva Sales supporta i team di vendita con automazioni, analisi delle conversazioni e suggerimenti strategici.

Come Microsoft Copilot aiuta a migliorare la formazione con Viva Learning?

Copilot in Viva Learning consente di creare percorsi formativi strutturati e personalizzati per i dipendenti, suggerisce risorse in base ai loro ruoli e obiettivi, e genera riepiloghi per facilitare l’apprendimento. Inoltre, la Copilot Academy offre formazione sull’uso delle funzionalità AI, rendendo il processo di apprendimento ancora più accessibile ed efficace.

Quali vantaggi offre Copilot in Viva Goals?

In Viva Goals, Copilot analizza documenti strategici per suggerire obiettivi coerenti con le priorità aziendali, semplificando il processo di definizione degli OKR. Inoltre, fornisce riepiloghi chiari sui progressi raggiunti, identifica ostacoli e aiuta a prendere decisioni informate per migliorare l’allineamento e l’efficacia del lavoro di squadra.

Microsoft Viva Copilot è compatibile con tutti i piani Microsoft 365?

Microsoft Viva Copilot è compatibile con licenze Microsoft 365 o Office 365, ma alcune funzionalità avanzate, come la Copilot Academy, richiedono una licenza specifica come Viva Suite o Viva Learning.

Come Microsoft Viva Copilot supporta i team di vendita?

Copilot in Viva Sales automatizza attività amministrative come l’aggiornamento del CRM, suggerisce azioni basate sui dati aziendali e analizza le conversazioni con i clienti per identificare opportunità di vendita. Inoltre, facilita la composizione di email personalizzate e offre previsioni sulle opportunità con maggiori probabilità di successo, migliorando l’efficienza e la strategia dei team di vendita.

Microsoft Viva Copilot include Viva Topics?

Attualmente Viva Topics è supportato, ma il modulo sarà deprecato da Microsoft nel 2025 e non farà parte delle future integrazioni con Copilot.