Viva Engage Copilot: come aumentare l'Employee Engagement

L’integrazione tra Microsoft 365 Copilot e Viva Engage rappresenta un passo avanti significativo nell’ambito della produttività aziendale e della collaborazione digitale, combinando le capacità avanzate di intelligenza artificiale di Copilot con la piattaforma sociale e collaborativa di Viva Engage, offrendo agli utenti i giusti strumenti per migliorare la comunicazione, condividere conoscenze e favorire l’interazione tra i team.

In questo articolo, vedremo di esplorare più da vicino l’integrazione tra l’assistente digitale AI targato Microsoft e uno dei moduli Viva più utilizzati, approfondendo i benefici che questa integrazione offre.

Viva Engage Copilot: un'introduzione

Reti di comunicazione interna efficaci sul posto di lavoro non sono solo utili, ma essenziali per favorire un team connesso e coinvolto. Nell'era del lavoro da remoto e della collaborazione digitale, creare una comunità in cui ogni membro si senta informato, valorizzato e parte attiva è più importante che mai.

Microsoft questo lo sa bene da diverso tempo mai e il suo Viva Engage (ex Yammer) è una piattaforma all'avanguardia progettata per colmare queste lacune, garantendo che i propri dipendenti possano sentirsi parte integrante del team.

Le piattaforme di Employee Experience (EXPs), come Microsoft Viva Engage, offrono continuamente approfondimenti sul coinvolgimento dei dipendenti, aiutando le organizzazioni a comprendere come i loro collaboratori interagiscono tra loro e il loro livello complessivo di soddisfazione.

Una delle più grandi novità che ha interessato Viva Engage negli ultimi tempi è sicuramente l’introduzione di Copilot, il rivoluzionario assistente basato sull’intelligenza artificiale che Microsoft sta implementando in tutte le sue principali applicazioni, inclusi tutti i moduli appartenenti alla suite di Viva.

Ma come opera all’interno di Viva Engage l’assistente AI della casa di Redmond e quali benefici può offrire ai suoi utenti? Scopriamolo nelle prossime sezioni.

Cosa sono Copilot e Viva Engage?

Ma prima, per chi si fosse perso qualche passaggio o per chi non sapesse di cosa stiamo parlando (o lo sapesse a grandi linee), dedichiamo un momento del nostro tempo per rimetterci tutti al passo e capire meglio cosa sono Microsoft Copilot e Viva Engage singolarmente.

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot è un servizio di chat basato sull'intelligenza artificiale (AI) che si integra con molte applicazioni e servizi Microsoft per migliorare l'efficienza e la produttività degli utenti.

Microsoft Copilot utilizza ChatGPT-4o e DALL-E 3 di OpenAI, oltre al modello proprietario Prometheus di Microsoft. I dettagli di Prometheus sono considerati informazioni riservate da Microsoft, rendendo difficile un confronto a livello architettonico con altri strumenti. Secondo l'azienda, il modello non genera contenuti autonomamente, ma si concentra sul miglioramento dell'efficienza e sull'assicurare che le ricerche e le query rispettino le linee guida sulla privacy, fornendo le informazioni più pertinenti.

Copilot genera contenuti, offre suggerimenti e automatizza attività per supportare gli utenti di varie tecnologie Microsoft, come Windows, Microsoft 365 e GitHub. Microsoft continua a sviluppare nuove funzionalità e integrazioni per Copilot.

Dal punto di vista degli utenti finali che interagiscono con Windows e le applicazioni di produttività Microsoft, esistono tre versioni di Copilot:

• Microsoft Copilot: un'edizione leggera e gratuita disponibile per chi utilizza Windows, Microsoft Edge o il sito web di Bing. È adatta per utenti generici e piccole imprese che cercano supporto da un assistente AI generale senza una profonda integrazione nei flussi di lavoro.
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• Copilot Pro: pensata per utenti avanzati, offre accesso prioritario ai modelli AI più recenti di Copilot durante i periodi di maggiore utilizzo, con tempi di risposta più rapidi rispetto alla versione gratuita. Include anche Image Creator da Designer, precedentemente noto come Bing Image Creator.
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• Microsoft 365 Copilot: disponibile come componente aggiuntivo per le applicazioni di Office in Microsoft 365 attraverso i piani Business Standard, Business Premium o Enterprise. Si basa sui dati aziendali e su altre fonti interne per fornire risposte specifiche e dettagliate.

Essendo un assistente, il principale vantaggio di Copilot è il miglioramento della produttività lavorativa e dell'efficienza generale. Gran parte della strategia di marketing di Microsoft si concentra sul tempo risparmiato nell'eseguire numerosi tipi di attività e flussi di lavoro.

Copilot migliora la produttività automatizzando attività ripetitive, come la scrittura di email standard o il riassunto di documenti, consentendo agli utenti di concentrarsi su lavori più importanti. Oltre ai vantaggi in termini di produttività, Copilot può suggerire nuove idee, formati e contenuti basati sul contesto e sulle preferenze. Consente inoltre agli utenti di migliorare la comunicazione, inviando rapidamente email o messaggi Teams critici e semplificando i flussi di lavoro delle applicazioni di Microsoft 365.

Oltre a ciò, esistono varie versioni di Copilot progettate per strumenti Microsoft specifici. Ad esempio, ci sono soluzioni Copilot integrate in Microsoft Dynamics per i team di vendita e assistenza clienti, e soluzioni di sicurezza Copilot integrate in Microsoft Purview.

Un elemento distintivo di Copilot è l'elevato numero di integrazioni e la connettività generale che offre all'interno delle tecnologie aziendali di Microsoft. Gli utenti possono anche sviluppare familiarità con Copilot attraverso le sue varie integrazioni, applicando le competenze acquisite a diverse tecnologie

Di recente Microsoft ha anche iniziato a lanciare e aggiornare una serie di “Agenti” specifici per determinati settori aziendali come la finanza, il customer service e il marketing, con addestramento e funzionalità specifiche per questi particolari ambiti.

A ottobre 2024, Microsoft ha inoltre annunciato diverse nuove funzionalità per Copilot. Ad esempio, Copilot Voice consente agli utenti di inserire comandi parlando a un dispositivo, con risposte fornite in formato audio anziché solo testuale. Copilot Vision, invece, segue le attività di navigazione web su Microsoft Edge, fornendo suggerimenti, risposte a domande ed effettuando ricerche basate sul contenuto e sul contesto delle azioni degli utenti. Gli utenti possono attivare o disattivare Copilot Vision secondo le necessità.

Microsoft offre agli utenti la possibilità di testare le funzionalità di Copilot Vision e altre novità ancora in fase di sviluppo tramite il nuovo Copilot Labs. Questo strumento funge da hub per le funzioni sperimentali di Copilot e consente agli utenti di fornire feedback.

Sebbene molti utenti di Windows 11 fossero inizialmente scettici quando Microsoft ha iniziato a puntare su Copilot, il servizio è cresciuto significativamente da quando è stato mostrato per la prima volta in modalità anteprima ed è considerato ad oggi come uno dei tool per la produttività migliori nell’epoca dell’intelligenza artificiale.

Microsoft Viva Engage

Uno degli aspetti essenziali per garantire il successo del lavoro ibrido in un contesto aziendale è rappresentato dal coinvolgimento dei dipendenti, inteso sia come senso di appartenenza, sia per quanto riguarda la motivazione nel raggiungere gli obiettivi prefissati.

Per favorire un adeguato coinvolgimento, i leader aziendali devono far sentire costantemente la loro presenza e permettere ai dipendenti di interagire tra loro, con tutti gli strumenti necessari per creare e gestire delle community basate sulle affinità di interessi.

Una risposta concreta alle esigenze di comunicazione del lavoro ibrido arriva da Microsoft Viva Engage, una soluzione di digital employee engagement pensata appositamente per offrire alle aziende una piattaforma semplice, intuitiva e perfettamente integrata in Teams e nelle applicazioni per la produttività di Microsoft 365. In altri termini, i software che gli utenti impiegano ogni giorno per svolgere il proprio lavoro.

Viva Engage può agevolare moltissimo il lavoro dei leader, consentendo ai dipendenti di entrare in comunicazione tra loro, stabilire relazioni forti e durature, per sentirsi sempre più una parte integrante dell'organizzazione per cui lavorano.

Secondo la definizione offerta dalla stessa Microsoft:

Microsoft Viva è la piattaforma progettata per migliorare l’esperienza dei dipendenti, perfettamente integrata in Microsoft Teams. È costituita da una famiglia di app che consentono di connetterti, ottenere informazioni approfondite, imparare e raggiungere gli obiettivi direttamente nel flusso del lavoro. Sempre e ovunque.

Microsoft Viva dispone di molte funzionalità progettate nello specifico per favorire la comunicazione e la collaborazione tra i dipendenti, all’interno del loro tradizionale ambiente di lavoro. Tra le principali funzioni che Microsoft Viva consente di implementare, ritroviamo:

• Un portale personalizzato che aggrega le informazioni più rilevanti sulla base del ruolo e delle preferenze di ciascun dipendente, in modo da consentirgli di migliorare il proprio livello di conoscenze ed entrare in comunicazione con i colleghi che condividono i suoi interessi professionali (Viva Connection).
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• Percorsi formativi personalizzati, ottenuti grazie a tecniche di intelligenza artificiale che consentono di comprendere quali risorse possono risultare più funzionali alle esigenze professionali e agli interessi personali di ciascun dipendente (Viva Learning).
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• Un sistema di monitoraggio in grado di generare in tempo reale insight per conoscere informazioni relative alla sentiment analysis e misurare concretamente il livello di coinvolgimento di ciascun dipendente, in maniera totalmente trasparente nei suoi confronti, nel pieno rispetto delle normative sulla privacy (Viva Insight).

Viva Engage Copilot: quali sono le principali funzionalità?

Copilot in Viva Engage è diventato disponibile in forma ufficiale alla fine di aprile 2024. Non si tratta quindi di una novità assoluta, ma con l'avanzare dell'autunno è utile ricordare cosa è possibile fare con questo strumento.

All’interno di Viva Engage, Copilot può diventare il proprio assistente personale basato su AI, in grado di supportare manager e i loro dipendenti nella creazione di post e nel fornire raccomandazioni per migliorare la loro presenza online e l'engagement nell'app Engage di Teams o sul web.

Le funzionalità principali includono:

1. Suggerimenti per post e conversazioni: Copilot genera automaticamente suggerimenti di argomenti, idee per i post e immagini pertinenti. Questi suggerimenti aiutano i leader a comunicare con maggiore frequenza e coerenza, incoraggiando i dipendenti a partecipare attivamente alle discussioni.
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2. Analisi del sentiment dei dipendenti: fornisce ai leader informazioni sul sentiment dei dipendenti, analizzando i feedback e le risposte ricevute. Questo permette di capire meglio il clima aziendale e rispondere in modo proattivo alle preoccupazioni del personale.
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3. Personalizzazione del tono e della lunghezza dei messaggi: Copilot aiuta a calibrare il tono e la lunghezza dei messaggi per renderli più empatici e autentici, aumentando così il coinvolgimento e la fiducia nel dialogo aziendale.

Queste funzionalità supportano la costruzione di un ambiente di lavoro in cui la comunicazione è aperta, trasparente e mirata a promuovere il senso di appartenenza.

Copilot in Viva Engage consente di partire dall’opzione “Draft your post”, una procedura che consente di creare una bozza a partire dai documenti esistenti, provvedendo ad una prima stesura del testo.

In questo modo, nel giro di pochi secondi, il manager ottiene un documento senza doverlo scrivere da zero, accelerando notevolmente i tempi necessari per la pubblicazione. Revisionando il testo proposto, grazie all’interazione con il prompt collocato nella apposita finestra laterale, il manager può immediatamente chiedere modifiche sia per quanto riguarda i contenuti che per i dettagli relativi al tono della comunicazione, che può spaziare da un approccio molto professionale ad un atteggiamento più informale e motivazionale. Richieste a cui Copilot risponde con grande naturalezza.

Copilot è inoltre in grado di gestire tutti gli step successivi al primo invio della comunicazione ai collaboratori. Molto utile la funzione che consente di pensare le possibili domande che le risorse potrebbero formulare, in modo che il manager possa predisporre in anticipo le risposte e non farsi cogliere impreparato.

Un notevole valore aggiunto che Copilot è in grado di offrire a Viva Engage è costituito dalla gestione dei feedback sulle comunicazioni inviate. Per ogni post pubblicato, Copilot è in grado di effettuare una sintesi dei commenti, rilevare i tassi di tendenza e offrire una visione dettagliata in merito alla sentiment analysis, per comprendere al meglio come i dipendenti hanno reagito alla comunicazione proposta.

Come tutti i Copilot di Microsoft 365, Copilot in Viva Engage non memorizza né conserva alcun testo che viene generato o modificato con il suo utilizzo. I propri testi o dati non vengono utilizzati per addestrare il modello e Copilot elabora solo il testo che gli viene fornito esplicitamente, ad esempio quando si digita nella casella di Copilot e si clicca su un suggerimento o si richiede un feedback.

Quindi l’assistente digitale AI di Microsoft rispetta la propria privacy e non condivide i testi o dati con nessun tipo di terze parti. Copilot in Viva Engage aderisce inoltre alle politiche e impostazioni di governance dei dati della propria organizzazione, come la residenza, la conservazione e l’eliminazione dei dati.

L'ultima novità di Copilot in Viva Engage è la Copilot Adoption Community, disponibile da luglio 2024. Si tratta di una comunità che può essere configurata per aiutare le persone a conoscere meglio Copilot in Viva Engage, condividere esperienze, porre domande e ottenere suggerimenti e best practice da altri utenti ed esperti. Può includere anche risorse formative, come video, articoli e corsi, per aiutare i dipendenti a sfruttare al massimo Copilot in Viva Engage.

Creare la comunità è semplice: basta avviare una nuova comunità utilizzando la procedura guidata quando compare in Viva Engage. Si troveranno delle selezioni predefinite che è possibile modificare secondo le proprie esigenze e il gioco è fatto. Da lì si avrà una base all’interno delle proprie reti di comunicazione per incentivare, promuovere e aiutare nell’adozione di Copilot.

In breve, la Copilot Adoption Community funziona come qualsiasi altra comunità in Viva Engage. La differenza è la presenza di una procedura guidata per configurarla e un banner di benvenuto “Welcome to your new community” che ricorda di fissare risorse importanti, aggiungere membri, rivedere i suggerimenti e scrivere il tuo primo post.

Un aspetto interessante è l’Intelligent Importer, una funzionalità standard nelle comunità di Viva Engage. Consente di importare facilmente domande e risposte da file Word, PDF o .txt. L’Intelligent Importer è parte di Viva Answers ed è disponibile se si possiede una licenza Viva Suite o Communities & Communications. Pertanto, se si utilizza Copilot in Viva Engage si avrà quindi anche accesso all’Intelligent Importer.

Viva Engage Copilot: quali sono i vantaggi per utenti e aziende?

Per gli utenti che fanno regolarmente uso di Viva Engage, Copilot può diventare il loro asso nella manica, sia che essi siano dei team leader che hanno bisogno di creare un annuncio aziendale, sia che si tratti di dipendenti che condividono un aggiornamento su un nuovo progetto su cui stanno lavorando.

In che modo? Vediamolo qui sotto:

• Scrittura senza sforzo: elimina il blocco dello scrittore e aumenta la velocità di scrittura grazie ai suggerimenti intelligenti di Copilot. Hai difficoltà a trovare le parole giuste? Copilot offre spunti contestuali per stimolare la tua creatività.
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• Maggiore chiarezza: assicurati che il tuo messaggio colpisca il tuo pubblico. Copilot ti aiuta a perfezionare il tuo testo per migliorarne leggibilità ed efficacia.
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• Comunica con sicurezza: invia i tuoi messaggi con serenità. I controlli di grammatica e stile di Copilot garantiscono che il tuo messaggio sia accurato e professionale.

Microsoft Viva Engage, grazie alla sua integrazione con le applicazioni di Microsoft 365, costituisce la soluzione più naturale per le aziende che investono concretamente sulla cultura del coinvolgimento, per assicurare ai propri dipendenti le migliori condizioni possibili per svolgere il loro lavoro, in un clima di entusiasmo e benessere garantito dai continui stimoli generati dall’apprendimento e dal confronto con i colleghi.

Con Viva Engage e le nuove funzionalità di Copilot, le aziende possono infatti:

• Incrementare progressivamente la employee satisfaction, con effetti positivi a lungo termine in termini di fidelizzazione dei dipendenti, scongiurando in maniera sensibile i rischi legati al turnover, riducendo di conseguenza i costi legati ad una elevata rotazione di personale.
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• Creare un clima collaborativo che motiva i dipendenti e li spinge e lavorare insieme per l’interesse comune di rendere l’azienda migliore, sul piano della performance e della competitività.
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• Proporre attività di formazione continua per favorire l’ingresso delle tecnologie emergenti nei processi aziendali, con l’obiettivo di sostenere un’innovazione a 360 gradi, basata sulla cultura data-driven, sulla trasformazione digitale dell’azienda, oltre all’adozione del cloud e all’impiego di applicazioni di analisi basate sull’intelligenza artificiale.

Viva Engage Copilot: come ottenerlo?

Copilot è disponibile a livello globale per gli utenti di Viva Engage che dispongono di una licenza premium, inclusa nei piani Viva Suite e Communities & Communications. Questo significa che per utilizzare Copilot in Viva Engage è necessario avere una licenza specifica che copra le funzionalità avanzate di Viva Engage.

Ecco le opzioni di licenza per Copilot in Viva Engage:

• Microsoft 365 Copilot + Viva Suite
• Microsoft 365 Copilot + Viva Engage Communications & Communities
• Viva Suite o Viva Engage Communications & Communities (senza Microsoft 365 Copilot)

Se si possiede solo una licenza Microsoft 365 Copilot (senza Viva Suite o Viva Engage C&C), non si avrà accesso a Copilot in Viva Engage.

Questo approccio garantisce che solo gli utenti con una combinazione di strumenti progettati per la comunicazione e la collaborazione aziendale possano sfruttare al massimo le funzionalità avanzate offerte da Copilot in Viva Engage. La scelta di abbinare Microsoft 365 Copilot con licenze come Viva Suite o Viva Engage Communications & Communities riflette la visione di Microsoft di integrare AI avanzata in un ecosistema completo di produttività e collaborazione.

Nota importante: se si desidera accedere a Copilot in Viva Engage, bisogna assicurarsi di verificare i dettagli della propria licenza attuale per evitare di perdere le sue funzionalità uniche. Investire in Viva Suite o Viva Engage C&C non solo sblocca Copilot, ma dà accesso a una varietà più ampia di strumenti progettati per migliorare la comunicazione, l'engagement e l'efficienza all'interno della propria organizzazione.

Conclusioni

L'arrivo di Copilot rappresenta un importante passo avanti per Viva Engage e questa integrazione con l'assistente digitale Gen AI targato Microsoft favorisce un ambiente di comunicazione più dinamico ed efficace all'interno della propria organizzazione.

Ne è stata fatta di strada da quando l’ex Yammer è stato preso sotto l’ala della casa di Redmond, che non ha smesso un attimo di ampliare ed estendere le sue funzionalità nel corso degli anni, rendendolo una piattaforma di comunicazione aziendale versatile, completa e ricca di opzioni per aiutare a semplificare e migliorare la comunicazione tra dipendenti e team leader.

FAQ su Microsoft Copilot in Viva Engage

Cos’è Copilot in Viva Engage?

Copilot in Viva Engage è un assistente basato sull’intelligenza artificiale che supporta dipendenti e leader aziendali nella creazione di contenuti e nella gestione della comunicazione interna. Grazie all’integrazione con Viva Engage, offre suggerimenti intelligenti per la scrittura di post, analizza il sentiment dei dipendenti e fornisce strumenti per migliorare il coinvolgimento e la collaborazione aziendale.

Quali sono le funzionalità principali di Copilot in Viva Engage?

Copilot aiuta nella generazione di post suggerendo idee, titoli e immagini pertinenti. Analizza il sentiment delle conversazioni per fornire insight utili ai manager. Consente di calibrare il tono e la lunghezza dei messaggi, adattandoli al contesto aziendale. Permette di creare rapidamente bozze di post partendo da documenti esistenti, velocizzando la pubblicazione. Offre strumenti per la gestione dei feedback, sintetizzando le risposte ricevute e aiutando a migliorare la comunicazione con i dipendenti.

Copilot in Viva Engage è disponibile per tutti gli utenti?

Copilot è accessibile solo agli utenti che dispongono di una licenza premium di Viva Engage. È incluso nei piani Microsoft 365 Copilot abbinati a Viva Suite o Viva Engage Communications & Communities. Non è disponibile per chi possiede solo una licenza Microsoft 365 Copilot senza una delle due opzioni di Viva Engage.

Come si attiva Copilot in Viva Engage?

Gli utenti con una licenza compatibile possono accedere a Copilot direttamente in Viva Engage. Per verificarne la disponibilità, è possibile controllare la licenza assegnata tramite l’Admin Center di Microsoft 365, accedere a Viva Engage e verificare se le funzionalità di Copilot sono visibili o, in caso contrario, contattare l’amministratore IT per ulteriori verifiche.

Copilot in Viva Engage rispetta la privacy aziendale?

Sì, Microsoft garantisce che Copilot non memorizza né conserva i contenuti generati dagli utenti e non utilizza i dati per addestrare il modello di intelligenza artificiale. Tutte le informazioni elaborate restano all’interno delle politiche di governance dei dati aziendali, incluse la residenza, la conservazione e l’eliminazione dei dati.

Come può Copilot migliorare l’engagement dei dipendenti?

Copilot facilita la comunicazione interna fornendo suggerimenti per la creazione di contenuti, eliminando il blocco dello scrittore e rendendo i messaggi più chiari ed efficaci. Aiuta i manager a scrivere post che stimolano la partecipazione e a monitorare il sentiment dei dipendenti per adattare il tono della comunicazione alle esigenze aziendali.

Cos’è la Copilot Adoption Community in Viva Engage?

La Copilot Adoption Community è una comunità progettata per supportare l’adozione di Copilot all’interno di Viva Engage. Consente agli utenti di condividere esperienze, ottenere suggerimenti e accedere a risorse formative come articoli, video e corsi. Include anche l’Intelligent Importer, che permette di importare domande e risposte da documenti esistenti per arricchire il contenuto della community.

Come si può creare una community per l’adozione di Copilot?

Creare una Copilot Adoption Community è semplice e può essere fatto direttamente in Viva Engage utilizzando la procedura guidata disponibile nella piattaforma. Durante la configurazione, gli utenti possono personalizzare le impostazioni, aggiungere membri e fissare risorse utili per incentivare l’adozione di Copilot all’interno dell’azienda.

Quali vantaggi offre Copilot in Viva Engage per le aziende?

Copilot aiuta le aziende a migliorare la comunicazione interna, rendendola più chiara e mirata. Favorisce un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, aumentando il loro senso di appartenenza e riducendo il turnover. Consente di velocizzare la scrittura di contenuti, eliminando il tempo perso nella creazione di annunci e aggiornamenti aziendali. Offre strumenti per analizzare il sentiment dei dipendenti e migliorare le strategie di comunicazione interna. Supporta la formazione continua attraverso la generazione di contenuti personalizzati e pertinenti per ogni utente.

Come si ottiene Copilot in Viva Engage?

Copilot è disponibile solo per gli utenti che dispongono di una licenza premium di Viva Engage, inclusa nei piani Viva Suite o Viva Engage Communications & Communities. Se si possiede solo una licenza Microsoft 365 Copilot, senza l’aggiunta di Viva Suite o Viva Engage C&C, non sarà possibile accedere alle funzionalità avanzate di Copilot in Viva Engage. Per verificare la propria licenza, è consigliato controllare le impostazioni dell’account o contattare l’amministratore IT aziendale.