Viva Insights Copilot: come aumentare la produttività con l'IA

Chi non si è mai sentito sopraffatto dal flusso infinito di compiti lavorativi, lottando continuamente per stare al passo? È un’esperienza che tutti i lavoratori hanno affrontato almeno una volta nel corso della loro vita.

L’integrazione tra Microsoft 365 Copilot e Microsoft Viva Insights rappresenta un passo significativo nell’evoluzione degli strumenti digitali pensati per migliorare la produttività e il benessere dei dipendenti. Questa combinazione sfrutta l’intelligenza artificiale per offrire suggerimenti personalizzati e analisi basate sui dati, aiutando i team a ottimizzare il tempo e a bilanciare meglio le esigenze lavorative e personali, permettendo alle organizzazioni di promuovere una cultura aziendale più inclusiva ed efficiente.

In questo articolo vedremo di esplorare meglio l’integrazione tra l’assistente digitale AI targato Microsoft e Viva Insight cercando di capire come può aiutare il proprio business.

Viva Insights Copilot: una breve introduzione

I lavoratori non sono macchine. Potrebbe sembrare un'affermazione ovvia, eppure per molto tempo la tecnologia aziendale ha ignorato questo fatto. Ovviamente, favorire la produttività è una cosa positiva.

Il problema, però, è che la maggior parte delle piattaforme IT aziendali consente di continuare a lavorare finché si è in grado di farlo. Questo è particolarmente vero nell'era del lavoro a distanza, dove è più facile che mai per le persone rimanere connesse alle piattaforme di produttività aziendale, con il rischio concreto di burnout.

E non si tratta solo di prendersi cura dei dipendenti perché è la cosa giusta da fare: le ricerche dimostrano che le aziende che danno priorità al benessere dei propri dipendenti sono fino al 25% più redditizie rispetto a quelle che non lo fanno.

Le aziende devono quindi trovare un equilibrio tra produttività e benessere se vogliono rimanere produttive e competitive nel panorama spietato del mercato di oggi. Ed è qui che entra in gioco Viva Insights.

L'app Viva Insights, uno dei moduli della suite Microsoft Viva, è progettata per fornire sia agli individui sia alle organizzazioni una visione di come loro e i loro team stanno lavorando. Include una varietà di funzionalità per monitorare il benessere in diversi modi e offre raccomandazioni per migliorarlo.

Di recente Microsoft ha reso disponibile per i moduli di Viva l’implementazione delle funzionalità del suo assistente basato su AI Microsoft Copilot, rendendo la suite per la comunicazione e il benessere aziendali ancora più completa, utile e semplice da utilizzare.

Nelle prossime sezioni andremo a vedere un po’ più nel dettaglio come ha interessato nello specifico Viva Insights e come l’assistente digitale Microsoft ha esteso le sue capacità per proiettarlo nel futuro della produttività aziendale.

Cosa sono Microsoft Copilot e Viva Insights?

Ma prima di entrare nello specifico dell’integrazione tra i due, prendiamoci un momento per tutte quelle persone che non hanno idea di cosa sia Copilot o Viva Insights e facciamo un breve ripasso delle caratteristiche e delle funzionalità di ognuno.

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot è l’assistente digitale AI progettato per semplificare le attività quotidiane degli utenti, aumentare la produttività e stimolare la creatività. Il suo obiettivo principale è la generazione di codice, l'assistenza alla scrittura e la collaborazione.

Integrato perfettamente con le applicazioni Microsoft 365 più diffuse, come Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams, Copilot offre suggerimenti contestuali e aiuta gli utenti a comprendere le informazioni in modo efficace.

Alimentato dal modello linguistico all'avanguardia GPT-4, Microsoft Copilot vanta funzionalità notevoli come il completamento automatico del codice, la ricerca di documentazione e la scrittura collaborativa.

Microsoft sta inoltre continuando ad aggiornare il suo Copilot nel tempo con funzionalità sempre nuove, mettendo in evidenza quanto la casa di Redmond stia investendo pesantemente nella sua soluzione Gen AI per il futuro dei suoi prodotti dedicati al mondo business.

Le funzionalità dell’assistente digitale AI di Microsoft si rivolgono a una vasta gamma di utenti e professionisti, inclusi sviluppatori, creatori di contenuti e lavoratori che cercano assistenza alimentata dall'intelligenza artificiale per le loro attività.

Le principali modalità per usufruire di Microsoft Copilot sono:

• Adottare Copilot: Microsoft offre diversi assistenti Copilot per incrementare la produttività e la creatività. Integrato in svariati prodotti e piattaforme Microsoft, Copilot trasforma lo spazio di lavoro digitale in un ambiente più interattivo ed efficiente.
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• Estendere Copilot: gli sviluppatori hanno la possibilità di incorporare dati esterni, semplificando le operazioni degli utenti e riducendo il bisogno di cambiare contesto. Questo non solo migliora la produttività, ma favorisce anche una maggiore collaborazione. Attraverso Copilot, è semplice integrare questi dati nei comuni prodotti Microsoft che si utilizzano ogni giorno.
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• Costruire il proprio Copilot: oltre all’adozione e all’estensione, è possibile creare un Copilot personalizzato per un’esperienza conversazionale unica, utilizzando Azure OpenAI, Cognitive Search, Microsoft Copilot Studio e altre tecnologie del Cloud di Microsoft. Un Copilot personalizzato può integrare dati aziendali, accedere in tempo reale a dati esterni tramite API e integrarsi nelle applicazioni aziendali.

Microsoft Copilot è disponibile in varie forme, con pacchetti di prezzi specifici per diversi casi d'uso, come:

• Copilot (Free): la versione gratuita di Copilot offre accesso a funzionalità di IA generativa per la gestione del computer (in Windows), la ricerca online (in Edge) e conversazioni generali con il chatbot sul web.
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• Copilot Pro: pensato per gli utenti individuali che vogliono sfruttare al meglio il prodotto di IA generativa. Per una cifra corrispondente a circa 20 dollari al mese, per utente, si ottiene l'accesso a Copilot in vari strumenti, come Outlook, Word, Excel, PowerPoint e OneNote.
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• Copilot per Microsoft 365: Copilot per Microsoft 365 è pensato per individui e team che lavorano con le app Microsoft. Fornisce accesso a Copilot Studio, sicurezza, privacy e conformità di livello enterprise, e capacità avanzate.

Oltre a ciò, esistono varie versioni di Copilot progettate per strumenti Microsoft specifici. Ad esempio, ci sono soluzioni Copilot integrate in Microsoft Dynamics per i team di vendita e assistenza clienti, e soluzioni di sicurezza Copilot integrate in Microsoft Purview.

Di recente Microsoft ha anche iniziato a lanciare e aggiornare una serie di “Agenti” specifici per determinati settori aziendali come la finanza, il customer service e il marketing, con addestramento e funzionalità specifiche per questi particolari ambiti.

Sebbene molti utenti di Windows 11 fossero inizialmente scettici quando Microsoft ha iniziato a puntare su Copilot, il servizio è cresciuto significativamente da quando è stato mostrato per la prima volta in modalità anteprima ed è considerato ad oggi come uno dei tool per la produttività migliori nell’epoca dell’intelligenza artificiale.

Viva Insight

Microsoft Viva è stato progettato per aiutare le organizzazioni a rafforzare la propria cultura aziendale nell'era del lavoro da remoto. In questa nuova esperienza lavorativa moderna, applicazioni come SharePoint e Teams sono diventate elementi essenziali per molte imprese. Microsoft ha voluto sviluppare ulteriormente questa idea, proponendo Viva come una soluzione per affrontare i problemi legati al lavoro a distanza, preservandone al contempo i vantaggi.

Come piattaforma per l'esperienza dei dipendenti, Microsoft Viva è progettato per aiutare le aziende ad adattarsi al lavoro da casa e a superare questi ostacoli. È rivolto principalmente ai dipartimenti HR e alle Comunicazioni interne, ma offre numerosi vantaggi per diversi stili di gestione. Viva si integra principalmente con Microsoft Teams e Outlook, consentendo alle organizzazioni di sfruttare le applicazioni già in uso, con necessità di formazione minima o nulla.

Secondo la definizione offerta dalla stessa Microsoft, Viva Insights è una piattaforma che consente di: “Migliorare i risultati aziendali con dati analitici interattivi”.

Grazie all’analisi avanzata dei dati, Viva Insights è in grado di ottenere:

• Report predefiniti: informazioni dettagliate, direttamente utili alle attività, generate a partire da una libreria di report già pronti da usare e altamente personalizzabili, grazie al costante supporto offerto da Copilot.
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• Analisi personalizzate: strumenti avanzati consentono di generare informazioni personalizzate sulla base di query molto specifiche, come il tempo trascorso nella lettura delle mail ogni giorno, oppure quello impiegato per rispondere alle stesse.
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• Acceleratori predefiniti: librerie predefinite consentono di visualizzare e rendere interattivi gli insight, per conoscere ad esempio quante ore vengono dedicate alle riunioni e quante all’operatività, nell’ambito di tutti i processi aziendali.

Per comprendere al meglio il funzionamento di Viva Insights è utile conoscere che si tratta in primo luogo della combinazione di due software: Microsoft MyAnalytics e Workplace Analytics, che consentono rispettivamente di soddisfare gli insight personali e gli insight per i leader aziendali.

Una funzionalità essenziale di Viva Insights è la sua integrazione con Microsoft Teams, che consente di acquisire in tempo reale il flusso di dati che l’utente stabilisce con la piattaforma di collaborazione e comunicazione aziendale.

Questa connessione è fondamentale per gli insight personali, in quanto consente ad ogni dipendente di avere la visibilità completa delle sue attività, a cominciare dal tempo che dedica a ciascuna, ad esempio nell’arco di una singola giornata, oppure di un’intera settimana lavorativa.

Funzioni specifiche consentono inoltre di avere una visibilità completa sui rapporti con i colleghi, per facilitare l’organizzazione dei meeting e lo scambio di mail, ad esempio attivando automaticamente degli alert nel caso di una mancata risposta.

Viva Insight aiuta ad aumentare la produttività e proteggere il benessere delle persone suggerendo come organizzare le attività individuali e collettive, ottimizzando il tempo produttivo, ad esempio proponendo di calendarizzare alcuni giorni senza riunioni, concentrando tali momenti in altri occasioni.

Il modulo di Viva consente inoltre di acquisire report dettagliati per scoprire come si svolge il lavoro all’interno dell’organizzazione, con un focus particolare sulle performance dei dipendenti, grazie al fondamentale valore aggiunto dato dall’aggregazione dei dati, presentati e visualizzati all’interno di una dashboard unificata per ottenere, in qualsiasi momento, una visione complessiva del rendimento dei vari team.

I manager e i leader aziendali possono seguire in tempo reale i progressi in base ad una serie di metriche personalizzate, e correlarlo con le loro attività specifiche, come le riunioni individuali ed il tempo dedicato alla leadership.

Viva Insights Copilot: caratteristiche dell'integrazione

Arriviamo dunque in questa sezione al reale nocciolo dell’articolo. L'integrazione tra Viva Insights e Microsoft 365 Copilot è progettata per potenziare il benessere e la produttività dei dipendenti, sfruttando le funzionalità dell'intelligenza artificiale messe in campo da Copilot all’interno degli ambienti del modulo Viva dedicato al benessere e all’ottimizzazione del lavoro dei dipendenti per fornire suggerimenti, indicazioni e fornire aiuti specifici basati sulle specifiche condizioni dell’organizzazione e dei suoi dipendenti.

Analisi dei dati e raccomandazioni basate sull'intelligenza artificiale

Copilot utilizza i dati aggregati e anonimizzati di Viva Insights per fornire suggerimenti mirati ai dipendenti e ai manager e aiuta a identificare modelli comportamentali, offrendo consigli per ottimizzare il tempo, ridurre le distrazioni e bilanciare meglio lavoro e vita privata. Inoltre può generare riepiloghi automatici delle attività settimanali o degli obiettivi raggiunti.

Benessere dei dipendenti

Copilot elabora le informazioni di Viva Insights per inviare notifiche e suggerimenti personalizzati, come promemoria per prendersi delle pause o messaggi motivazionali e può aiutare a monitorare i livelli di burnout aziendale attraverso report automatizzati basati sui modelli di lavoro.

Pianificazione intelligente

Copilot può suggerire blocchi di concentrazione basati sull’analisi del calendario, aiutando i dipendenti a ritagliarsi del tempo per attività profonde e strategiche, supportando la pianificazione di meeting più efficaci, analizzando dati come la durata ottimale o il numero di partecipanti necessari.

Report e approfondimenti personalizzati

Copilot automatizza la creazione di report basati sui dati di Viva Insights, rendendo più semplice l’analisi delle tendenze e la comunicazione dei risultati ai leader e può generare suggerimenti per obiettivi aziendali o di team, allineati con le metriche di produttività e benessere.

Collaborazione

Copilot in Insight può fornire indicazioni sui modelli di collaborazione del team, evidenziando potenziali aree di miglioramento, come l’eccesso di meeting o la mancanza di tempo dedicato al lavoro individuale e suggerire azioni per migliorare l’allineamento del team, ad esempio organizzare check-in regolari o riepiloghi condivisi.

Privacy e sicurezza

Un altro degli aspetti da non sottovalutare dell'integrazione tra Microsoft Viva Insights e Copilot è il rispetto rigoroso della privacy e della sicurezza dei dati. L'architettura di Viva Insights è progettata per elaborare informazioni in forma aggregata e anonimizzata, garantendo che nessun dato personale identificabile venga condiviso senza il consenso esplicito dell'utente.

Questa protezione è particolarmente importante quando i dati sono utilizzati per fornire insight a manager e leader, che non hanno accesso diretto a dettagli individuali, ma solo a tendenze e statistiche di gruppo.

Copilot rispetta le normative globali sulla privacy, come il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), assicurando che l'elaborazione e la conservazione dei dati siano conformi agli standard più elevati. Inoltre, l'uso di tecnologie di crittografia avanzata e il monitoraggio continuo delle vulnerabilità garantiscono che le informazioni siano sempre protette. Per i dipendenti, questo si traduce in un ambiente di lavoro dove possono sentirsi tranquilli, sapendo che i loro dati personali sono al sicuro e utilizzati solo per migliorare la loro esperienza lavorativa.

Viva Insights Copilot Dashboard: come migliorare l'adozione dell'IA

Ma Insights non ci può aiutare solo a misurare il benessere dei nostri dipendenti e a ottimizzare l’organizzazione delle giornate lavorative. Può essere infatti anche un valido alleato per accellerare e ottimizzare l’implementazione dello stesso Copilot grazie alla Microsoft Copilot Dashboard.

Questo strumento può aiutare in maniera significativa le organizzazioni a sfruttare al massimo i vantaggi di Copilot per Microsoft 365 e può fornire approfondimenti pratici per preparare l’organizzazione all’implementazione dell’intelligenza artificiale, favorendone l’adozione ed evidenziando il ruolo dell’IA nell’evoluzione delle pratiche lavorative oltre a valutare l’impatto generale di Copilot sulla produttività dei propri dipendenti e team.

La dashboard all'interno di Viva Insights è ora accessibile a qualsiasi cliente con un abbonamento Microsoft 365 o Office 365 per aziende o enterprise e non è più necessario disporre di una licenza Viva Insights a pagamento.

Per i clienti che utilizzano Microsoft Entra ID (precedentemente noto come Azure Active Directory) per gestire i dati del profilo utente, come informazioni sull'organizzazione o sul responsabile, la Dashboard di Copilot è automaticamente disponibile per un numero limitato di utenti. L'accesso è basato sui dati di Microsoft Entra ID, in particolare sull'attributo della gerarchia dei responsabili.

Gli utenti che ricoprono ruoli di leadership senior in grandi team, determinati dall'attributo del responsabile nei dati di Entra ID, possono visualizzare automaticamente il report. I tenant devono soddisfare entrambi i seguenti criteri per qualificarsi:

• La maggior parte degli utenti nel tenant fa parte di una singola linea di reportistica; ad esempio, riportano allo stesso CEO.
• Il tenant deve avere almeno 2.500 utenti con un account Entra ID.

Per i tenant qualificati, solo gli utenti che soddisfano tutti i seguenti criteri sono abilitati per impostazione predefinita:

• L'utente si trova nei primi tre livelli dell'organizzazione.
• L'utente ha una parte significativa dell'organizzazione nella propria linea di reportistica.

Anche gli utenti a cui è assegnato il ruolo di Amministratore Globale hanno accesso alla Dashboard di Microsoft Copilot.

La dashboard mostra le seguenti metriche, aggregate a livello di tenant, rispettivamente readiness, adoption, impact e sentiment. Vediamole meglio:

• Readiness: questa sezione offre un quadro generale della preparazione dell'organizzazione all'uso di Copilot, con dettagli sul numero di utenti attivi di Microsoft 365, le funzionalità utilizzate e il livello di aggiornamento del sistema. Include un "funnel di adozione" per monitorare l'implementazione delle licenze di Copilot e le loro attivazioni, mostrando eventuali aree di miglioramento nella distribuzione del tool​.
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• Adoption: riassume il numero di licenze assegnate e utilizzo effettivo di Copilot nelle varie app. Permette confronti tra utenti attivi e non, fornendo insights sulle modalità di utilizzo di Copilot per migliorare l’adozione interna a livello di reparto o funzione aziendale.
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• Impact: analizza il tempo risparmiato e i cambiamenti nei comportamenti lavorativi degli utenti di Copilot rispetto a coloro che non lo usano. Include metriche come il numero di ore assistite da Copilot e un'analisi pre/post implementazione per identificare aree ad alto impatto, come riassunti di riunioni o automazione di attività ripetitive.
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• Sentiment: raccoglie feedback qualitativi dagli utenti per misurare la percezione di Copilot e può integrare sondaggi personalizzati o preconfigurati tramite strumenti come Viva Glint, confrontando i risultati con benchmark globali. I dati sono segmentabili per area o ruolo aziendale​.

Viva Insights Copilot: vantaggi per utenti e aziende

Abbiamo già accennato nelle precedenti sezioni come l’integrazione di Viva Insights con Copilot porta vantaggi significativi a livello organizzativo, supportando le aziende nel raggiungimento di obiettivi strategici, sia operativi che legati al miglioramento della cultura aziendale.

Un primo beneficio tangibile è l'ottimizzazione della produttività. Copilot, grazie agli insight generati da Viva Insights, aiuta a identificare inefficienze nei flussi di lavoro e fornisce suggerimenti concreti per affrontarle. Ad esempio, una riduzione del tempo dedicato a riunioni superflue o una migliore gestione delle priorità giornaliere possono liberare tempo per attività ad alto valore aggiunto.

Un altro vantaggio, preso sfortunatamente ancora molto sottogamba da molte aziende è la riduzione del burnout e l'aumento del benessere dei dipendenti. Promuovendo abitudini di lavoro più sane e un migliore bilanciamento tra vita lavorativa e personale, l'integrazione contribuisce a migliorare la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti. Un ambiente di lavoro che valorizza il benessere dei collaboratori si traduce in un minore turnover e in una maggiore motivazione, migliorando nel complesso la performance aziendale.

L'uso combinato di Viva Insights e Copilot può inoltre dare alle aziende la possibilità di prendere decisioni basate sui dati. L'accesso a report dettagliati e ai suggerimenti di Copilot consente ai leader di comprendere meglio i comportamenti dei team, identificare tendenze e intervenire rapidamente per migliorare la produttività e il clima aziendale. Ad esempio, l’analisi di pattern di lavoro può aiutare a individuare necessità di formazione o cambiamenti organizzativi, come la redistribuzione del carico di lavoro.

Infine, l'integrazione favorisce un miglioramento della cultura aziendale, promuovendo trasparenza, collaborazione e una maggiore attenzione ai bisogni individuali. Le aziende che investono in strumenti come Viva Insights e Copilot dimostrano di essere orientate al futuro, adottando tecnologie che non solo ottimizzano i risultati economici, ma creano anche un ambiente di lavoro più umano e sostenibile.

Conclusioni

l benessere dei propri dipendenti dovrebbe essere una delle priorità principali di ogni organizzazione che punta al successo e con gli ultimi ritrovati nel campo della Gen AI non sarà solo possibile aumentare la produttività dei dipendenti e dargli modo di concentrarsi sui compiti davvero importanti, ma anche permettergli di trovare un equilibrio tra produttività e salute che può renderli più motivati e felici.

L’integrazione tra Copilot e Viva Insights rappresenta un passo verso questa direzione, da molti incredibilmente sottovalutata e può dare a manager e leader di organizzazioni la possibilità di utilizzare strumenti dalle potenzialità ancora più estese di quelle dell’originale Viva Insight per tenere sotto controllo la salute e la soddisfazione della propria forza lavoro e renderla ancora più efficiente e produttiva.

FAQ su Microsoft Copilot in Viva Insights

Cos'è Microsoft Copilot for Viva Insights?

Microsoft Copilot for Viva Insights è un assistente basato sull'intelligenza artificiale che analizza i dati aziendali per fornire consigli personalizzati su produttività, benessere e gestione del tempo. Sfrutta l'intelligenza artificiale per generare informazioni basate sui modelli e sui comportamenti di lavoro dei dipendenti, aiutando le organizzazioni a bilanciare efficienza e benessere dei dipendenti.

Quali sono i principali vantaggi di Copilot in Viva Insights?

Copilot migliora la gestione del tempo suggerendo periodi di lavoro mirati e senza distrazioni. Aiuta a prevenire il burnout monitorando i carichi di lavoro e inviando promemoria per fare delle pause. Ottimizza le riunioni analizzandone la durata e il numero di partecipanti per renderle più efficienti. Genera automaticamente report personalizzati su produttività e collaborazione, semplificando le attività dei manager. La privacy dei dati è garantita attraverso l'uso di dati aggregati e anonimi, in conformità al GDPR e alle normative di sicurezza.

Come funziona l'integrazione tra Copilot e Viva Insights?

Copilot utilizza i dati di Viva Insights per generare report e consigli su come migliorare la produttività e il benessere dei dipendenti. L'integrazione funziona all'interno di Microsoft Teams e Outlook, dove Copilot fornisce informazioni dettagliate direttamente negli strumenti utilizzati quotidianamente dai dipendenti.

Copilot in Viva Insights può ridurre il numero di riunioni?

Sì, analizza i modelli di lavoro per identificare le riunioni non necessarie e suggerisce alternative più efficienti. Può consigliare l'uso di riepiloghi automatici o il consolidamento delle riunioni in fasce orarie specifiche, migliorando l'organizzazione complessiva delle attività.

In che modo Copilot aiuta a migliorare il benessere dei dipendenti?

Copilot invia notifiche personalizzate per ricordare ai dipendenti di fare delle pause e disconnettersi alla fine della giornata lavorativa. Monitora i livelli di stress in base agli schemi di lavoro e può suggerire giorni senza riunioni per incoraggiare un lavoro approfondito e ridurre il sovraccarico di lavoro.

Copilot in Viva Insights è utile per i manager?

Sì, i manager possono utilizzare Copilot per avere una panoramica delle abitudini lavorative del proprio team, identificare i segnali di stress o sovraccarico di lavoro e ottimizzare la gestione del tempo. I dati sono aggregati e resi anonimi, quindi i manager non possono monitorare i singoli dipendenti ma possono analizzare le tendenze generali per migliorare l'efficienza organizzativa.

È necessaria una licenza Viva Insights per usare Copilot?

No, il Microsoft Copilot Dashboard in Viva Insights è disponibile per tutti i clienti con un piano aziendale o aziendale di Microsoft 365 o Office 365. Tuttavia, alcune funzionalità avanzate potrebbero richiedere una licenza Viva Insights Premium.

Quali dati utilizza Copilot in Viva Insights?

Copilot analizza i dati aggregati e resi anonimi dagli strumenti di Microsoft 365 come Outlook, Teams e il calendario aziendale. Le informazioni vengono utilizzate esclusivamente per generare report sulla produttività e sul benessere, garantendo la conformità agli standard di sicurezza e privacy.

I report generati da Copilot possono essere personalizzati?

Sì, Copilot fornisce strumenti di analisi avanzati che consentono agli utenti di generare report personalizzati, filtrare dati specifici e ottenere informazioni mirate sulle abitudini lavorative aziendali. Questa flessibilità aiuta le aziende a prendere decisioni informate sulla base di dati reali.

Come posso accedere alla Copilot Dashboard in Viva Insights?

La Copilot Dashboard è disponibile per gli utenti con ruoli manageriali o amministrativi nelle organizzazioni che utilizzano Microsoft Entra ID per gestire i dati organizzativi. Solo gli utenti con le autorizzazioni appropriate possono visualizzare e analizzare i dati, garantendo un accesso controllato e sicuro.