Microsoft Copilot Outlook: come gestire la posta con l'AI

Microsoft 365 Copilot in Outlook è l’assistente AI progettato per supportare gli utenti durante il flusso di lavoro. Fa parte del toolkit Microsoft 365 Copilot, che include funzionalità di intelligenza artificiale generativa per Word, PowerPoint, Teams, Excel e PowerPoint.

Quando è stato annunciato per la prima volta, Copilot in Outlook sembrava un semplice tool per semplificare la stesura delle e-mail; da allora, tuttavia, le sue capacità si sono evolute in maniera significativa.

In questo articolo, parleremo un po’ più nel dettaglio di cos’è, come funziona e di tre modi in cui Copilot in Outlook e come può aiutarci a riprendere il controllo della nostra giornata e a trascorrere meno tempo a gestire le email.

Microsoft Copilot Outlook: introduzione

Se vi siete mai sentiti sopraffatti dal numero di email che dovete leggere e a cui dovete rispondere ogni giorno, sappiate di non essere i soli.

Un professionista in qualsiasi ambito può arrivare a ricevere in media 120 email al giorno e a trascorrere fino al 28% della giornata lavorativa leggendo e rispondendo alle email e Microsoft ha riferito che gli utenti più assidui di Outlook possono arrivare a ricevere fino a 250 email al giorno, un numero spaventoso solo a pensarci.

Ma prima di andare nel panico, fermiamoci un attimo e chiediamoci: se ci fosse un modo per risparmiare tempo ed energia nella gestione delle proprie email?

La risposta è sì e prende il nome di Microsoft Copilot. Copilot è una funzionalità avanzata basata su intelligenza artificiale integrata in Microsoft Outlook che funziona come un assistente virtuale per la scrittura, offrendo suggerimenti, raccomandazioni e assistenza automatizzata per comporre email in modo più efficace.

Sfruttando l'elaborazione del linguaggio naturale e algoritmi di machine learning, Copilot analizza il contenuto delle tue email, fornisce suggerimenti pertinenti e aiuta con grammatica, stile e formattazione.

Ma come funziona esattamente e come può aiutarci nello specifico? Scopriamolo nelle prossime sezioni.

Cos'è Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot è l’assistente digitale AI progettato per semplificare le attività quotidiane degli utenti, aumentare la produttività e stimolare la creatività. Il suo obiettivo principale è la generazione di codice, l'assistenza alla scrittura e la collaborazione. Integrato perfettamente con le applicazioni Microsoft 365 più diffuse, come Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams, Copilot offre suggerimenti contestuali e aiuta gli utenti a comprendere le informazioni in modo efficace.

Alimentato dal modello linguistico all'avanguardia GPT-4, Microsoft Copilot vanta funzionalità notevoli come il completamento automatico del codice, la ricerca di documentazione e la scrittura collaborativa. Microsoft sta inoltre continuando ad aggiornare il suo Copilot nel tempo con funzionalità sempre nuove, mettendo in evidenza quanto la casa di Redmond stia investendo pesantemente nella sua soluzione Gen AI per il futuro dei suoi prodotti dedicati al mondo business.

Le funzionalità dell’assistente digitale AI di Microsoft si rivolgono a una vasta gamma di utenti e professionisti, inclusi sviluppatori, creatori di contenuti e lavoratori che cercano assistenza alimentata dall'intelligenza artificiale per le loro attività.

Le principali modalità per usufruire di Microsoft Copilot sono:

• Adottare Copilot: Microsoft offre diversi assistenti Copilot per incrementare la produttività e la creatività. Integrato in svariati prodotti e piattaforme Microsoft, Copilot trasforma lo spazio di lavoro digitale in un ambiente più interattivo ed efficiente.
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• Estendere Copilot: gli sviluppatori hanno la possibilità di incorporare dati esterni, semplificando le operazioni degli utenti e riducendo il bisogno di cambiare contesto. Questo non solo migliora la produttività, ma favorisce anche una maggiore collaborazione. Attraverso Copilot, è semplice integrare questi dati nei comuni prodotti Microsoft che si utilizzano ogni giorno.
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• Costruire il proprio Copilot: oltre all’adozione e all’estensione, è possibile creare un Copilot personalizzato per un’esperienza conversazionale unica, utilizzando Azure OpenAI, Cognitive Search, Microsoft Copilot Studio e altre tecnologie del Cloud di Microsoft. Un Copilot personalizzato può integrare dati aziendali, accedere in tempo reale a dati esterni tramite API e integrarsi nelle applicazioni aziendali.

Microsoft Copilot è disponibile in varie forme, con pacchetti di prezzi specifici per diversi casi d'uso, come:

• Copilot (Free): offre accesso a funzionalità di IA generativa per la gestione del computer (in Windows), la ricerca online (in Edge) e conversazioni generali con il chatbot sul web.
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• Copilot Pro: pensato per gli utenti individuali che vogliono sfruttare al meglio il prodotto di IA generativa. Per una cifra corrispondente a circa 20 dollari al mese, per utente, si ottiene l'accesso a Copilot in vari strumenti, come Outlook, Word, Excel, PowerPoint e OneNote.
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• Copilot per Microsoft 365: Copilot per Microsoft 365 è pensato per individui e team che lavorano con le app Microsoft. Fornisce accesso a Copilot Studio, sicurezza, privacy e conformità di livello enterprise, e capacità avanzate.

Oltre a ciò, esistono varie versioni di Copilot progettate per strumenti Microsoft specifici. Ad esempio, ci sono soluzioni Copilot integrate in Microsoft Dynamics per i team di vendita e assistenza clienti, e soluzioni di sicurezza Copilot integrate in Microsoft Purview.

Di recente Microsoft ha anche iniziato a lanciare e aggiornare una serie di “Agenti” specifici per determinati settori aziendali come la finanza, il customer service e il marketing, con addestramento e funzionalità specifiche per questi particolari ambiti.

Sebbene molti utenti di Windows 11 fossero inizialmente scettici quando Microsoft ha iniziato a puntare su Copilot, il servizio è cresciuto significativamente da quando è stato mostrato per la prima volta in modalità anteprima ed è considerato ad oggi come uno dei tool per la produttività migliori nell’epoca dell’intelligenza artificiale.

Come attivare Microsoft Copilot in Outlook

Ora che Copilot in Outlook è generalmente disponibile per la versione nuova e quella classica del software per la gestione delle e-mail targato Microsoft, ci sono comunque alcuni passaggi da seguire per accedervi.

Innanzitutto, gli utenti avranno bisogno di un abbonamento a Microsoft 365 Copilot, ad un costo pari all’equivalente di circa 30 dollari al mese per utente. Copilot è un servizio aggiuntivo, quindi sarà comunque necessario avere un abbonamento standard a Microsoft 365 per aziende. Inoltre, ogni dipendente che desidera utilizzare Copilot avrà bisogno di un Microsoft Entra ID e potrebbero anche essere necessari altri account Microsoft.

Ad esempio, se si desidera utilizzare Copilot in Outlook insieme ai propri file Microsoft, servirà un account OneDrive o se si vuole che Copilot evidenzi le azioni da intraprendere in seguito a riunioni perse, si avrà bisogno di un abbonamento a Teams. Se si utilizza Outlook con Microsoft Loop, servirà un abbonamento a quest’ultimo e così via.

Microsoft consiglia inoltre di rivedere le impostazioni di privacy e sicurezza che potrebbero influenzare la funzionalità di Copilot. Una volta che tutte le licenze e le impostazioni necessarie sono attive, l'utilizzo di Microsoft Copilot in Outlook è semplice. Ad esempio, se si desidera che Copilot aiuti a scrivere un’email:

• Apriamo Outlook e vai alla scheda “File”.
• Clicchiamo su “Opzioni”, poi su “Posta”.
• Clicchiamo su “Componi messaggio” e poi su “Opzioni dell’Editor”.
• Selezioniamo la scheda “Controllo ortografico”.
• Spuntiamo la casella che consente a Copilot di assistere nella scrittura delle email.

Principali funzionalità di Microsoft Copilot in Outlook

La maggior parte dei lavoratori dell'informazione trascorre troppo tempo a leggere e scrivere email durante la giornata lavorativa, il che ha un forte impatto sulla loro produttività. Copilot in Outlook, parte di Copilot per Microsoft 365, offre tre funzionalità principali per aiutarci a dedicare meno tempo alle email e più tempo al nostro lavoro.

• Riassunto con Copilot può riassumere lunghi scambi di email in pochi secondi, aiutandoci a identificare rapidamente le informazioni chiave e ad evitare contenuti superflui.
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• Bozza con Copilot ci permette di redigere rapidamente email e risposte in base a un suggerimento che forniamo. Possiamo specificare la lunghezza e il tono e persino chiedere a Copilot di rielaborare il testo in base ai nostri feedback.
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• Infine, Coaching con Copilot ci aiuta a garantire che le email scritte da noi seguano le migliori pratiche di comunicazione, evitandoci di inviare email che potrebbero non essere interpretate nel modo in cui intendiamo.

Queste principali funzionalità offrono una varietà di applicazioni pratiche, tra cui:

• Condensare email lunghe, inviti a riunioni e intere conversazioni.
• Individuare e riassumere le email recenti su un determinato argomento o da una persona specifica.
• Creare bozze iniziali di email, offrendo una solida base su cui costruire.
• Redigere un'agenda della riunione partendo dai propri appunti, avvisare di eventuali conflitti nel calendario di Outlook e persino fornire riepiloghi delle riunioni già avvenute.
• Aiutare a trovare allegati o file condivisi da un determinato mittente.
• Raffinare, riformulare e migliorare le email, assicurandosi che i messaggi siano chiari, concisi ed efficaci.
• Aggiungere un tocco di stile alle email, rendendole più coinvolgenti e personalizzate.
• Fornire suggerimenti per gestire le discussioni nelle email o rispondere ai messaggi.
• Insegnare a scrivere email migliori.

Ricordiamo però che Copilot non invierà mai i messaggi al posto nostro, ed è una responsabilità dell’utente verificare l'accuratezza prima di inviare qualsiasi contenuto creato dall'AI.

Riassunto con Copilot

Il primo modo in cui possiamo risparmiare tempo in Outlook è usando Copilot per riassumere le email ed estrarre rapidamente le informazioni più importanti.

Ricordate la media di 120 email al giorno di cui parlavamo nell’introduzione? E se avessimo un assistente in grado di leggerle tutte in pochi secondi, riassumerle per noi e persino indicarci quali sono più urgenti? È esattamente ciò che Copilot in Outlook può fare, e, ancor meglio, la funzionalità di riassunto di Copilot è disponibile in tutte le versioni di Outlook, inclusi i client Outlook Classico e Nuovo per Desktop, Outlook sul web e Outlook sul tuo dispositivo mobile preferito.

All'interno del nuovo client di Outlook, si troverà il riassunto di Copilot in cima a ogni email, quindi non lo si potrà perderere. Nel client di Outlook classico, si trova in alto a destra nel pannello delle email, allo stesso livello del titolo dell'email. È un po' più discreto rispetto al nuovo client di Outlook.

Copilot in Outlook può analizzare l'intera conversazione email e generare un riassunto conciso che evidenzia i punti chiave, le azioni e le domande presenti. Un altro strumento utile per recuperare le email in Outlook è usare l'app Copilot per Microsoft 365, che puoi trovare nel portale di Office 365 o direttamente in Microsoft Teams.

Si può chiedere a Copilot in Outlook, ad esempio, di riassumere tutte le email non lette di oggi e questo darà una panoramica di tutte le email non lette in cui si potrà vedere rapidamente a quale rispondere prima.

Avete bisogno di ulteriori informazioni su qualcosa che avete trovato? Basterà chiedere a Copilot e tutte le informazioni saranno a portata di mano. Il riassunto di Copilot in Outlook, combinato con l'app Copilot in Microsoft 365, può aiutare a risparmiare tempo ottenendo rapidamente le informazioni chiave dalle email e riducendo il rumore.

Bozza con Copilot

Copilot in Outlook può anche aiutare a scrivere risposte alle email o persino email da zero. Quando si sta scrivendo una nuova email, la bozza con Copilot suggerirà alcune risposte in base al contesto dell’email, ma gli si può anche indicare esattamente cosa desideriamo che scriva o risponda.

Si può persino decidere il tono e la lunghezza dell'email che desideri che Copilot scriva.

Dopo aver cliccato su Genera, Copilot inizierà a scrivere l’email e darà una prima bozza. Potrebbe non essere perfetta, ma non c’è nulla di cui preoccuparsi: si può indicare a Copilot le modifiche che si desidera effettuare e chiedergli di rigenerare una nuova bozza includendo le richieste.

Ricordiamo comunque che Copilot non è perfetto ed è buona prassi usarlo come punto di partenza, ma assicuriamoci di ricontrollare e modificare tutto prima di cliccare su Invia.

La funzione di redazione delle email con Copilot è disponibile su Copilot Mobile, Copilot sul Web e la Nuova App Desktop Copilot, ed è disponibile in Outlook Classico da marzo 2024.

Coaching con Copilot

Ci sono alcune email che semplicemente non possiamo lasciare scrivere all'AI ma, in queste situazioni delicate, Copilot può comunque aiutarci offrendo un vero e proprio coaching per la stesura delle proprie email.

Si può scrivere un'email a mano e, purché contenga almeno 100 caratteri, è possibile utilizzare la funzione Coaching di Copilot per verificare il tono, il sentimento del lettore e la chiarezza del messaggio e vedere come questi sono allineati alle migliori prassi di scrittura e all’obbiettivo della missiva che si desidera inviare.

Immaginiamo di dover rispondere a un cliente insoddisfatto che ha avuto un problema con un prodotto o servizio. Basterà scrivere una bozza della propria risposta, cercando di spiegare le ragioni del problema e le misure che si intende prendere per risolverlo.

Prima di inviarla, possiamo utilizzare la funzione Coaching di Copilot per assicurarci che il tono sia rispettoso e professionale. Ad esempio, Copilot potrebbe rilevare se il tono è troppo difensivo e suggerire un approccio più empatico per mostrare maggiore comprensione nei confronti del cliente.

Un altro esempio pratico può essere quello dello scrivere un’email di follow-up dopo una riunione, Copilot può aiutare a verificare che la comunicazione sia chiara e concisa. Supponiamo che ci si voglia assicurare che l’email sia motivante e trasmetta entusiasmo verso i prossimi passi. Con il Coaching di Copilot si possono ricevere suggerimenti per migliorare il tono e rendere l’email più positiva e orientata all’azione, garantendo al contempo che il messaggio sia chiaro e facilmente comprensibile per tutti i destinatari.

Comunicare direttamente con Copilot

Nelle ultime versioni di Outlook, Copilot è ancora più intuitivo ed efficace, permettendo di comunicare direttamente le proprie esigenze tramite il grafico. Ecco come attivarlo:

1. Fare clic sull'icona di Copilot nell'angolo in alto a destra della finestra di Outlook.
2. Nel riquadro di Copilot che appare sul lato destro della finestra, si può provare uno dei prompt predefiniti per ottenere ulteriori informazioni su un argomento specifico, trovare un file condiviso o inviato come allegato, oppure riassumere le email recenti in cui si è stati menzionati.
3. In alternativa, si può digitare direttamente la richiesta nella casella di chat.

Ad esempio, se abbiamo smarrito un file importante che ci è stato inviato per email, si può chiedere a Copilot di trovarlo. In risposta, Copilot fornirà un riferimento cliccabile all'email contenente il file richiesto, così si potrà rapidamente recuperare e rivedere il documento.

Un'altra funzione utile è quella di ottenere un riassunto delle email recenti di un mittente specifico, che è molto comoda per rimanere aggiornato sulle conversazioni. Copilot non solo fornirà un breve riassunto delle email con riferimenti ai messaggi originali, ma suggerirà anche alcune domande aggiuntive che si potrebbero voler fare, come chiarimenti o follow-up.

Ecco alcuni esempi di altri prompt che si possono usare con Copilot:

• Trova il file della presentazione che Mario ha inviato la settimana scorsa.
• Riassumi le email di Elisa nell'ultimo mese.
• Trova l'allegato del report delle vendite dello scorso mese.
• Riassumi la discussione nella conversazione email della riunione del team.
• Trova l'email in cui sono stato menzionato nell'aggiornamento del progetto Delta.
• Dammi un feedback sull'ultimo rilascio del prodotto.

Microsoft Copilot Outlook: alcune limitazioni

Mentre Microsoft Copilot in Outlook offre numerosi vantaggi, è importante essere consapevoli delle sue limitazioni e sfide. Alcune di queste includono:

• Non acquistabile separatamente. Copilot è integrato con tutte le app di Microsoft 365 e non può essere acquistato esclusivamente per Outlook.
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• Nessuna versione di prova. Purtroppo, non esiste una versione di prova di Copilot, quindi si tratta di un acquisto diretto senza un periodo di valutazione.
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• Alcune funzionalità potrebbero non essere disponibili. Copilot è in continuo sviluppo, quindi alcune funzionalità potrebbero non essere ancora disponibili o essere in fase di sviluppo. È da menzionare che nella versione classica di outlook (che sarà dismessa prossimamente) le uniche funzionalità disponibili sono "Coaching" e "Bozza con Copilot".
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• Dipendenza dalla qualità dei dati. L'efficacia di Copilot dipende dalla qualità e completezza dei dati a cui accede. Dati incompleti o obsoleti potrebbero portare a suggerimenti meno accurati.
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• Limiti nel riassunto. Per le conversazioni email molto lunghe, la funzionalità di riassunto potrebbe non riuscire a includere tutti i messaggi più vecchi. Questo è dovuto alle limitazioni nella quantità di dati che i modelli linguistici possono elaborare. In questi casi, si potrebbe ricevere un avviso che il riassunto potrebbe non rappresentare l'intera conversazione.

• Limiti nella redazione. Sebbene non ci siano restrizioni sulla lunghezza dei prompt nella funzionalità "Bozza con Copilot", in conversazioni lunghe non tutti i messaggi precedenti potrebbero essere considerati a causa delle limitazioni nell'elaborazione dei dati.
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• Limiti nel coaching. La funzionalità "Coaching di Copilot" non può essere utilizzata su una bozza che ha meno di 100 caratteri di lunghezza.
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• Limitato alla casella di posta principale. Le funzionalità di Copilot in Outlook sono disponibili solo per la casella di posta principale associata al proprio abbonamento Copilot. Ciò significa che non sarà possibile accedervi in caselle di posta archiviate, di gruppo, condivise o delegate, o in altri account email.
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• Accuratezza. C’è da tenere presente che il contenuto generato da Copilot potrebbe non essere sempre al 100% accurato, poiché si basa su modelli di dati linguistici e probabilità. Pertanto, prima di prendere qualsiasi decisione, assicuriamoci di usare il nostro giudizio e ricontrollare i fatti.

Conclusioni

La scrittura e l’invio di email è ormai una delle attività fondamentali di qualsiasi dipendente all’interno di qualsiasi tipo di organizzazione e, come abbiamo potuto osservare, l’utente medio di un’azienda può arrivare a ricevere e inviare centinaia di mail ogni giorno, occupando gran parte del suo tempo al lavoro. Questa situazione non è sostenibile nel panorama frenetico di oggi e richiede alle aziende una soluzione che permetta di risparmiare tempo e risorse meglio investite altrove.

Se si desidera ottimizzare e snellire il processo di ricezione e invio delle mail per far riguadagnare tempo prezioso ai propri dipendenti e garantire comunicazioni chiare e impeccabili, Copilot in Outlook potrebbe essere la soluzione che stavate cercando.

L’assistente Gen AI di Microsoft è molto più di un correttore di bozze glorificato, ma un compagno intelligente che può aiutare gli impiegati e i manager di aziende di ogni tipologia e dimensione a svolgere il loro lavoro quotidiano in maniera più semplice e stringata, senza che sia più necessario perdersi nelle minuzie delle attività più mondane e ripetitive che possono togliergli focus ed energie meglio spese su compiti più importanti.

FAQ su Microsoft Copilot in Outlook

Cosa è Microsoft Copilot in Outlook?

‍Microsoft Copilot in Outlook è uno strumento basato su intelligenza artificiale progettato per migliorare la produttività email automatizzando attività come la scrittura, il riassunto di conversazioni e la gestione delle caselle di posta. Utilizza modelli linguistici avanzati per fornire assistenza contestuale.

Come Copilot migliora la composizione delle email?

‍Copilot ti aiuta a scrivere email rapidamente, generando contenuti da brevi istruzioni e assicurando che il tono e lo stile siano adeguati alle tue esigenze. Può adattare il livello di formalità, riassumere lunghe conversazioni e suggerire alternative più chiare.

Copilot può aiutare a gestire la mia casella di posta?

‍Sì, Copilot semplifica la gestione della casella di posta organizzando le email, configurando regole per il filtraggio dei messaggi e automatizzando attività ripetitive come la pianificazione e i follow-up. Questo ti consente di dedicare più tempo alle priorità.

Copilot è integrato in tutte le versioni di Outlook?

‍Copilot è disponibile in Outlook per Windows, macOS, iOS, Android e nella versione web. Tuttavia, alcune funzionalità, come le interazioni chat con Copilot, potrebbero essere attualmente limitate a specifiche piattaforme.

Come posso attivare Microsoft Copilot in Outlook?

‍Assicurati che il tuo abbonamento Microsoft 365 includa Copilot. Una volta attivato, puoi accedervi tramite un pannello dedicato in Outlook, dove puoi digitare comandi o fare richieste per scrivere email o riassumere conversazioni.

L'utilizzo di Copilot in Outlook ha costi aggiuntivi?

‍Copilot è generalmente incluso in specifici piani di abbonamento Microsoft 365. Per gli utenti individuali, i piani possono costare circa 20 dollari al mese, mentre i piani aziendali includono accesso più ampio e funzionalità avanzate.

Come Microsoft garantisce la privacy e la sicurezza con Copilot?

‍Microsoft Copilot in Outlook rispetta standard di privacy rigorosi. I dati elaborati da Copilot rimangono sicuri all'interno del framework di conformità di Microsoft 365 e non vengono utilizzati per addestrare i modelli di intelligenza artificiale. I dati e le interazioni degli utenti sono protetti da protocolli di sicurezza di livello aziendale.

Posso personalizzare le funzionalità di Copilot in Outlook?

‍Mentre Copilot offre un set standard di funzionalità, gli utenti possono personalizzare alcune opzioni. Ad esempio, è possibile adattare le bozze di email al proprio tono o impostare regole personalizzate per gestire meglio la casella di posta.

Perché dovrei usare Microsoft Copilot in Outlook?

‍Copilot riduce il tempo dedicato alle attività ripetitive, migliora la qualità delle email e ottimizza l'organizzazione. Grazie all'intelligenza artificiale, trasforma Outlook in uno strumento di comunicazione più intelligente ed efficiente, consentendoti di concentrarti su attività strategiche.