Copilot in Power Automate: esempi pratici di utilizzo

Affrontare l'automazione non deve essere difficile, specialmente adesso che la necessità di automazione nelle operazioni aziendali è diventata più importante che mai. Microsoft Power Automate agisce come uno strumento potente basato sul cloud, che consente agli utenti di creare flussi di lavoro automatizzati, collegando e ottimizzando attività attraverso varie applicazioni e servizi.

In questo articolo, esploreremo come Microsoft Copilot può cambiare il modo in cui si gestisce l'automazione, rendendola più semplice e intuitiva sfruttando l'intelligenza artificiale per migliorare l'efficienza del flusso di lavoro, permettendo di configurare, testare e regolare i processi senza sforzo.

Microsoft Copilot in Power Automate: una breve introduzione

La necessità di automatizzare i flussi di lavoro ha raggiunto livelli senza precedenti oggi, con aziende di ogni tipo e dimensione che gestiscono processi sempre più complessi e coinvolgono centinaia di app e fonti di dati.

La gestione manuale di questi flussi di lavoro ha un impatto enorme sulla produttività e sui profitti. Le ricerche stimano che la perdita di produttività dovuta a una scarsa automazione dei flussi di lavoro si attesti su un incredibile 20-30%.

Ed è qui che entrano in gioco Power Automate e Microsoft Copilot.

In termini semplici, Power Automate è uno strumento basato sul cloud che consente agli utenti di automatizzare flussi di lavoro tra applicazioni e servizi diversi mentre Copilot agisce come un assistente digitale progettato appositamente per rendere l'automazione più accessibile, consentendo di automatizzare facilmente flussi di lavoro complessi e multi-step su diverse piattaforme.

Copilot funziona analizzando il contesto del workflow e fornendo suggerimenti per azioni, trigger e connettori basati su quel contesto in maniera rapida, precisa ed efficiente rendendo il lavoro con Power Automate ancora più semplice di quanto non sia già. Ma vediamo più da vicino la loro integrazione nelle prossime sezioni.

Cosa sono Microsoft Copilot e Power Automate?

Prima di andare ad analizzare più da vicino le funzionalità di Copilot in Power Automate, vediamo di dedicare un attimo del nostro tempo a capire cosa sono e come funzionano i due tool Microsoft presi in esame in maniera da avere le idee più chiare una volta che andremo a parlare della loro integrazione per l’automazione dei nostri flussi di lavoro.

Microsoft Copilot

L'intelligenza artificiale generativa continua a essere integrata in vari aspetti della nostra vita lavorativa e sta radicalmente cambiando il nostro modo di concepire gli ambiti e gli spazi di lavoro all’interno delle aziende.

Una delle tecnologie AI di questo cambiamento significativo è Microsoft 365 Copilot, l’assistente digitale della casa di Redmond che, nel corso del suo ciclo di vita ancora breve, è riuscito a distinguersi nel panorama della Gen AI venendo nominato tra i migliori strumenti di produttività nell'era dell'intelligenza artificiale.

Microsoft 365 Copilot interagisce con vari componenti, tra cui i Large Language Models (LLM), Microsoft Graph (che comprende dati come email, messaggi di chat e documenti), e app quotidiane familiari come Word, Excel, PowerPoint, Teams, Loop e Whiteboard. Il Large Language Model (LLM) è un algoritmo di intelligenza artificiale che interagisce con modelli di IA pre-addestrati come GPT, comprendendo e generando risposte in linguaggio naturale.

Quando Copilot viene interrogato, invia richieste all'LLM e a Microsoft Graph per risposte contestuali e pertinenti, garantendo la sicurezza e la riservatezza dei dati. Il processo di ricerca coinvolge la comunicazione con Microsoft Graph e l'indice semantico di Copilot, che utilizza vettori per migliorare la rilevanza dei risultati raggruppando oggetti simili. Questo migliora l'esperienza complessiva con Microsoft Graph, anche in presenza di grandi quantità di dati aziendali.

Microsoft Copilot fornisce risultati pertinenti attraverso un processo in più fasi. Quando un utente invia una query a Copilot all'interno dell'app Microsoft 365, Copilot si connette a Microsoft Graph per accedere a contenuti come email, documenti e chat in varie posizioni. Facoltativamente, può anche comunicare con il web tramite i servizi di Bing, con controlli utente per la privacy.

Copilot garantisce che le risposte siano filtrate in base a permessi e misure di sicurezza, assicurando che le informazioni fornite siano allineate ai diritti dell'utente, prevenendo l'accesso non autorizzato ai dati riservati. Questo meccanismo garantisce un'esperienza sicura e rilevante per l'utente.

Copilot non è solo una semplice chat basata su AI generativa che consente di interagire con tutte le informazioni a cui si ha accesso sulla piattaforma (quindi non solo i propri dati, ma anche quelli contenuti in documenti condivisi con l’utente), ma i ragazzi di Microsoft hanno integrato le funzioni di AI del loro assistente digitale anche nei vari strumenti della suite 365, declinandone le funzionalità in modo che sia più facile interagire nel contesto piuttosto che dover spiegare a una chat le proprie necessità.

Power Automate

Microsoft Power Automate è un servizio basato su cloud che consente agli utenti di automatizzare flussi di lavoro e attività su una vasta gamma di applicazioni e servizi.

Precedentemente conosciuto come Microsoft Flow, Power Automate permette agli utenti di creare flussi di lavoro automatizzati, chiamati "flussi", che possono semplificare i processi, risparmiare tempo e migliorare la produttività.

Con Power Automate, gli utenti possono automatizzare attività ripetitive come inviare notifiche, sincronizzare file, raccogliere dati e altro ancora. I flussi possono essere creati utilizzando un'interfaccia semplice a trascinamento, rendendolo accessibile a utenti con diversi livelli di competenza tecnica.

Power Automate si integra con oltre 300 servizi diversi, tra cui Microsoft 365, SharePoint, OneDrive, Dropbox, Twitter e molti altri, permettendo agli utenti di creare scenari di automazione complessi che coinvolgono più applicazioni e servizi.

Power Automate offre una vasta gamma di funzionalità e capacità, tra cui:

• Automazione basata su trigger: i flussi possono essere attivati da una varietà di eventi, come l'arrivo di una nuova email, il caricamento di un file o l'invio di un modulo.
• Integrazione con i servizi Microsoft: Power Automate si integra perfettamente con i servizi Microsoft 365, come Outlook, Excel, SharePoint e Teams, consentendo agli utenti di automatizzare le attività all'interno di queste applicazioni.
• Connettori: Power Automate include numerosi connettori preconfigurati che permettono agli utenti di integrarsi facilmente con servizi popolari come Salesforce, Google Drive e Twitter.
• Workflow di approvazione: gli utenti possono creare flussi di lavoro che richiedono l'approvazione da parte di una o più persone prima di passare alla fase successiva.
• App mobile: Power Automate dispone di una app mobile che consente agli utenti di monitorare e gestire i propri flussi ovunque si trovino.

Microsoft Copilot in Power Automate: principali funzionalità

Nel campo dell'astrazione del codice, Power Automate sta compiendo un significativo progresso, passando dal codice personalizzato al low code e ha raggiunto un importante traguardo con l'introduzione di Copilot, che consente la creazione di flussi utilizzando il linguaggio naturale. Questo abilita una collaborazione fluida tra esseri umani e macchine, permettendo a persone in tutto il mondo di creare automazioni trasformative utilizzando un linguaggio facilmente comprensibile.

Con l'integrazione di Copilot in Microsoft Power Automate, gli utenti possono usufruire di esperienze aperte e conversazionali durante la creazione dei propri flussi e hanno la libertà di fare domande e ricevere suggerimenti per perfezionare e modificare i flussi mentre li sviluppano.

Il grande vantaggio nell'uso di Copilot è che non sono richieste conoscenze specifiche o competenze tecniche sul funzionamento interno di Power Automate. Utilizzando semplicemente un linguaggio naturale e conversazionale, gli utenti possono costruire e migliorare tutto, dai flussi di base ai processi complessi a livello aziendale.

Ecco alcuni modi in cui Copilot semplifica l'automazione dei flussi di lavoro:

• Raccomandazioni contestuali: Copilot analizza lo scenario di automazione e fornisce raccomandazioni intelligenti sui prossimi passi da fare, adattati alle esigenze specifiche dell’utente. Questo consente anche ai principianti dell’automazione di creare flussi avanzati più velocemente.
  ‍
• Completamento automatico delle attività: Copilot può riempire automaticamente configurazioni, espressioni e altri parametri noiosi necessari per impostare i flussi di lavoro. Questo fa risparmiare molto tempo ed evita il lavoro manuale ripetitivo.
  ‍
• Riduzione degli errori: suggerendo pratiche ottimali già collaudate per l'automazione, Copilot garantisce che i flussi di lavoro seguano una logica ottimale, riducendo al minimo gli errori.
  ‍
• Feedback in tempo reale: mentre si costruiscono i flussi di lavoro, Copilot fornisce feedback continui quando rileva problemi. Ciò permette di correggere eventuali errori durante la creazione, anziché dopo il lancio.
  ‍
• Adattabilità: Copilot impara continuamente dai propri schemi di utilizzo e personalizza le sue raccomandazioni. Più lo si usa, più Copilot diventa attento alle proprie esigenze.

Con l'integrazione di Copilot in Power Automate, Microsoft ha compiuto una mossa decisiva per iniettare l'intelligenza artificiale direttamente nella sua piattaforma di automazione, invece di offrirla come un'aggiunta separata e questa integrazione stretta offre agli utenti un accesso diretto alla capacità di risoluzione dei problemi dell'IA all'interno di Power Automate mentre lavorano.

Copilot fornisce anche il completamento automatico per espressioni e formule, rendendo più facile la creazione di logiche complesse all'interno dei flussi e inoltre può fornire raccomandazioni sulle migliori pratiche durante la creazione dei flussi, aiutando a creare workflow più efficienti e affidabili.

Ad esempio, se si sta creando un flusso per automatizzare il processo di raccolta di feedback dei clienti da un modulo Microsoft Forms e memorizzarli in un foglio di calcolo Excel, Copilot potrebbe suggerire di utilizzare il trigger "Quando una nuova risposta viene inviata" di Microsoft Forms e l'azione "Aggiungi una riga in una tabella" di Excel Online (Business). Questa raccomandazione può aiutare a configurare rapidamente il flusso per catturare e organizzare automaticamente i feedback dei clienti, facendo risparmiare tempo e riducendo il rischio di errori.

Microsoft Copilot in Power Automate: casi d'uso

Ora che abbiamo chiarito le idee sulle caratteristiche che definiscono l’integrazione tra Power Automate e Copilot, in questa sezione andremo quindi a vedere qualche esempio di caso d’uso reale per osservare come questa integrazione si manifesta in maniera concreta nella vita reale dei propri dipendenti e il valore tangibile che offre agli utenti finali del tool per l’automazione dei workflow targato Microsoft nel loro lavoro di tutti i giorni.

Automazione delle risposte alle email

Un team di supporto clienti riceve migliaia di email ogni giorno. I membri del team perdono molto tempo a rispondere a richieste comuni. Utilizzando Copilot, è possibile creare un flusso su Power Automate che analizza le email in arrivo, identifica le richieste comuni (es. reset della password, informazioni su prodotti) e invia risposte predefinite basate sul contesto. Il flusso può essere avviato automaticamente e aggiornato con nuove risposte man mano che emergono domande diverse.

Automazione della gestione delle fatture

Un'azienda deve processare centinaia di fatture ricevute ogni mese. L'inserimento manuale dei dati e la loro validazione richiede molto tempo. Copilot può aiutare a creare un flusso automatizzato su Power Automate che estrae i dati dalle fatture (ad esempio da file PDF o immagini), li inserisce nei sistemi gestionali e invia notifiche quando sono pronte per la revisione. Inoltre, può impostare regole per approvare automaticamente le fatture con importi entro una certa soglia.

Gestione automatica delle prenotazioni

Un'azienda gestisce un sistema di prenotazione per sale riunioni o risorse aziendali e richiede una supervisione manuale per evitare conflitti di prenotazione. Con Power Automate e Copilot, si può creare un flusso che controlla automaticamente le disponibilità, prenota le risorse in base a criteri specifici (ad esempio, l'orario e la priorità degli utenti) e invia conferme automatiche tramite email o Microsoft Teams.

Automazione dei processi per le Risorse Umane

Il dipartimento HR gestisce l'onboarding di nuovi dipendenti, con attività che vanno dalla creazione di account alle comunicazioni iniziali. Copilot può suggerire e configurare un flusso su Power Automate che automatizza l'intero processo di onboarding. Questo flusso potrebbe inviare automaticamente email di benvenuto, creare account nelle varie piattaforme aziendali (come Microsoft 365), pianificare sessioni di formazione e notificare i manager sulle attività completate.

Rilevamento e notifica di problemi al team IT

Un reparto IT gestisce centinaia di richieste di assistenza tecnica ogni settimana. Molte di queste richieste riguardano problemi ripetitivi come malfunzionamenti di rete o aggiornamenti del sistema. Utilizzando Copilot, è possibile generare flussi Power Automate per monitorare automaticamente i ticket di assistenza IT, identificare problemi comuni e inviare notifiche proattive agli utenti su soluzioni già esistenti o sui passaggi per risolvere il problema autonomamente.

Gestione delle campagne di marketing

Il team marketing lancia campagne promozionali regolari attraverso più canali, come email, social media e pubblicità digitale, ma richiede molto tempo per coordinare i vari componenti. Grazie a Copilot e Power Automate, si può creare un flusso che gestisce la pianificazione e l'esecuzione della campagna. Il flusso può automatizzare l'invio di email promozionali, pubblicare aggiornamenti sui social media e inviare report di performance a intervalli regolari.

Automazione del reporting finanziario

Un'azienda richiede report finanziari mensili che includano dati provenienti da più fonti, come fogli Excel, database e software ERP. Power Automate, con l'aiuto di Copilot, può creare flussi che raccolgono dati da diverse fonti, li aggregano e generano automaticamente report finanziari. I report possono essere inviati automaticamente via email o caricati su SharePoint.

Gestione delle richieste di permessi e ferie

Il reparto HR gestisce manualmente le richieste di ferie dei dipendenti, con molti passaggi di approvazione che coinvolgono vari manager. Copilot può assistere nella creazione di un flusso Power Automate che automatizza il processo di approvazione delle ferie. Quando un dipendente invia una richiesta, il flusso invia notifiche ai manager per l'approvazione, aggiorna il calendario aziendale e invia conferme al dipendente.

Microsoft Copilot in Power Automate: un esempio pratico

Finito lo spazio della teoria, è ora di passare alla pratica con un piccolo tutorial per toccare con mano da sé le potenzialità dell’integrazione tra Copilot e Power Automate.

In questo esempio riprenderemo in piccolo il primo caso d’uso fornito nella sezione precedente e andremo a creare in tre step un semplice workflow automatizzato utilizzando Power Automate e Copilot per automatizzare le risposte alle email. Questo flusso di lavoro, come abbiamo già visto, può essere particolarmente utile per gestire richieste comuni o fornire conferme immediate alle email in arrivo.

1. Accesso e creazione del flusso

Per prima cosa, accediamo a Power Automate visitando il sito web e utilizzando il nostro account Microsoft 365. Una volta dentro, andiamo nella sezione "I miei flussi" sul menu laterale sinistro. Da qui, clicchiamo su "Nuovo flusso" e selezioniamo l'opzione "Flusso cloud automatizzato".

Ora diamo un nome significativo al nostro flusso, come ad esempio "Creazione automatica ticket Helpdesk", e scegliamo il trigger "Quando arriva una nuova email (V3)" dall’elenco dei trigger.

Dopo aver selezionato il trigger, clicchiamo su "Crea" per procedere.

2. Configurazione del trigger e delle condizioni

Ora configuriamo il trigger selezionato. Specifichiamo la casella di posta e la cartella che vogliamo monitorare, ad esempio la Posta in arrivo, e se necessario, impostiamo condizioni aggiuntive per filtrare le email per oggetto o mittente.

Dopo aver configurato il trigger, è il momento di aggiungere una condizione per verificare se l’oggetto o il corpo dell’email contiene determinate parole chiave, come "problema" o "richiesta di supporto". Per farlo, clicchiamo su "Nuovo passaggio" e selezioniamo "Condizione", dove inseriremo le parole chiave che il flusso dovrà riconoscere.

3. Creazione del ticket e test del flusso

Se la condizione è soddisfatta, Copilot ci aiuterà a creare il ticket in modo automatico. Aggiungiamo un nuovo passaggio e scegliamo un’azione di Copilot, come "Genera descrizione dal contenuto dell'email", per creare i dettagli del ticket.

Ecco come svolgere questa azione con l'estensione Copilot for Service:

Ed ecco, invece, come completare il passaggio usando Skills:

A questo punto, configuriamo Copilot in modo che generi una descrizione o altre informazioni necessarie direttamente dall’email ricevuta.

Ecco come procedere con l'estensione di Copilot:

E qui l'alternativa con Skills:

Dopo questo, dobbiamo integrare il nostro sistema di helpdesk. Aggiungiamo un’altra azione, selezioniamo il nostro sistema di ticketing (ad esempio Zendesk o ServiceNow) e mappiamo i campi generati da Copilot ai campi di creazione del ticket nel sistema scelto.

Con l'estensione Copilot for Service:

In alternativa, con Skills:

Infine, salviamo il nostro flusso e lo testiamo inviando un'email che soddisfi le condizioni specificate per verificare che il ticket venga creato correttamente nel sistema di helpdesk.

Conclusioni

Come già accennavamo nell’introduzione a questo articolo, la gestione manuale e la scarsa automazione dei workflow nel mondo altamente digitalizzato di oggi può portare a serie perdite di produttività e profitti per un business. Perdite che potrebbero essere evitate con un investimento nelle giuste soluzioni software dedicate.

Power Automate, sin dalla sua prima introduzione sul mercato con il resto della suite Power Platform è riuscito a posizionarsi come una soluzione solida al problema dell’automazione dei flussi di lavoro, con la sua interfaccia semplice da usare, l’integrazione con più di 300 servizi diversi e le sue funzionalità per la creazione di scenari di automazione complessi che coinvolgono più applicazioni e servizi.

E con l’introduzione di Microsoft Copilot è ora ancora più semplice sia per gli esperti che per utenti non tecnici sviluppare e gestire workflow automatizzati sulla piattaforma, portando avanti la strategia della casa di Redmond votata ad un approccio più intuitivo, comodo e user-friendly ai suoi software.

L’assistente digitale Microsoft si sta rivelando a ogni aggiornamento e integrazione uno strumento sempre più prezioso per tutte quelle organizzazioni e aziende che desiderano sfruttare gli ultimi ritrovati in ambito Generative AI per rendere più rapide ed efficienti le proprie operazioni e potrebbe essere la scelta giusta anche per le vostre esigenze all’interno del panorama digitale contemporaneo. Non resta che invitarvi a provarlo per scoprirlo personalmente.

FAQ su Microsoft Copilot in Power Automate

Cos'è Microsoft Copilot in Power Automate?

‍Microsoft Copilot in Power Automate è un assistente digitale basato sull'intelligenza artificiale progettato per semplificare e migliorare l'automazione dei flussi di lavoro. Aiuta gli utenti a creare, configurare, testare e modificare processi automatizzati tra diverse applicazioni e servizi, rendendo l'automazione più accessibile ed efficiente.

Come migliora Copilot l'automazione dei flussi di lavoro in Power Automate?

‍Copilot analizza il contesto dei flussi di lavoro e fornisce suggerimenti intelligenti per azioni, trigger e connettori. Questo supporto basato sull'intelligenza artificiale semplifica la creazione di flussi di lavoro complessi, riducendo lo sforzo manuale necessario e aumentando la produttività complessiva.

Quali sono le principali funzionalità di Microsoft Copilot in Power Automate?

• Suggerimenti contestuali: Offre azioni e trigger rilevanti in base al contesto specifico del flusso di lavoro.
• Configurazione semplificata: Assiste nella configurazione dei flussi di lavoro con input manuale minimo.
• Test e regolazione efficienti: Facilita il test e la modifica dei processi automatizzati per garantire prestazioni ottimali.

Come si integra Copilot con le applicazioni e i servizi esistenti?

‍Copilot si integra perfettamente con varie applicazioni e servizi utilizzando i connettori di Power Automate. Questa integrazione consente agli utenti di automatizzare attività su più piattaforme, migliorando l'interoperabilità e l'efficienza.

È necessaria una competenza tecnica per utilizzare Copilot in Power Automate?

‍No, Copilot è progettato per essere facile da usare, consentendo anche a chi non possiede conoscenze tecniche avanzate di creare e gestire flussi di lavoro automatizzati in modo efficace. La sua interfaccia intuitiva e le indicazioni basate sull'intelligenza artificiale rendono l'automazione accessibile a un pubblico più ampio.

Come garantisce Copilot la sicurezza e la riservatezza dei dati?

‍Copilot opera all'interno dell'ambiente sicuro di Microsoft 365, aderendo a rigorosi protocolli di sicurezza e standard di conformità. Garantisce che i dati vengano gestiti in modo sicuro, mantenendo la riservatezza e l'integrità delle informazioni.

Copilot può gestire flussi di lavoro complessi e con più passaggi?

‍Sì, Copilot è in grado di gestire flussi di lavoro complessi che coinvolgono più passaggi e integrazioni. Grazie agli approfondimenti e ai suggerimenti basati sull'intelligenza artificiale, semplifica la creazione e la gestione di processi automatizzati intricati.

Come posso iniziare a utilizzare Microsoft Copilot in Power Automate?

‍Per iniziare a utilizzare Copilot in Power Automate, accedi a Power Automate tramite il tuo account Microsoft 365. Esplora le funzionalità di Copilot all'interno della piattaforma per iniziare a creare e gestire flussi di lavoro automatizzati con il supporto dell'intelligenza artificiale.