Copilot in Microsoft Teams: funzionalità e best practice

Le integrazioni di Microsoft Copilot all’interno della piattaforma Microsoft 365 lo rendono un assistente digitale di enorme utilità, con il potenziale di semplificare il lavoro e la vita dei propri dipendenti in modi che un tempo sarebbero stati difficilmente concepibili.

Copilot per Microsoft Teams è una dimostrazione lampante di questo potenziale vista la sua efficacia nell’organizzare e riassumere informazioni, aiutare la coordinazione tra i dipendenti e facilitare il loro lavoro quotidiano. In questo articolo andremo ad approfondire il rapporto tra Copilot e Teams, dall’abilitazione dell’assistente AI per l’app di comunicazioni e le funzionalità che mette sul tavolo, per poi concludere con le differenze tra Copilot e l’offerta di Teams Premium.

Microsoft Teams Copilot: una breve introduzione

L'intelligenza artificiale generativa continua a essere integrata in vari aspetti della nostra vita lavorativa. Una di queste tecnologie AI, offerta da Microsoft, è Microsoft 365 Copilot. L’assistente digitale della casa di Redmond, nel corso del suo ciclo di vita ancora breve, è riuscito a distinguersi nel panorama spietato della Gen AI venendo nominato tra i migliori strumenti di produttività nell'era dell'intelligenza artificiale.

Copilot non è solo una semplice chat basata su AI generativa che consente di interagire con tutte le informazioni a cui si ha accesso sulla piattaforma (quindi non solo i propri dati, ma anche quelli contenuti in documenti condivisi con l’utente), ma i ragazzi di Microsoft hanno integrato le funzioni di AI del loro assistente digitale anche nei vari strumenti della suite 365, declinandone le funzionalità in modo che sia più facile interagire nel contesto piuttosto che dover spiegare a una chat le proprie necessità.

Copilot è uno strumento che utilizza grandi modelli linguistici per migliorare le esperienze di Microsoft 365 in diverse applicazioni, tra cui anche Microsoft Teams.

Ma quali sono le funzionalità dell’assistente digitale AI che possono migliorare la propria esperienza con Teams?

Beh, non resta che scoprirlo nelle prossime sezioni.

Integrazione di Copilot in Microsoft Teams: un piccolo ripasso

Come accennato nell’introduzione, Microsoft 365 Copilot è un assistente intelligente progettato per migliorare l'efficienza e la produttività degli utenti nei diversi software per ufficio della casa di Redmond (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, ecc.). Utilizza l'intelligenza artificiale, in particolare i modelli linguistici di OpenAI come GPT-4, per assistere gli utenti in un’ampia varietà di compiti e situazioni. Tra le sue caratteristiche principali possiamo menzionare:

• Generazione di contenuti: può aiutare a scrivere testi, generare idee e suggerire contenuti per documenti e presentazioni.
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• Analisi dei dati: in Excel, ad esempio, Copilot può analizzare i dati e fornire intuizioni, creare grafici e riassumere informazioni.
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• Automazione di attività: aiuta a semplificare e automatizzare attività ripetitive, risparmiando tempo agli utenti.
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• Assistenza personalizzata: Copilot si adatta alle preferenze e allo stile di lavoro dell'utente, fornendo suggerimenti contestuali e pertinenti.
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• Integrazione con altri servizi: può integrarsi con altri strumenti e applicazioni Microsoft, migliorando la collaborazione e la comunicazione tra team.

Copilot rappresenta un passo importante verso l'adozione dell'intelligenza artificiale nelle applicazioni quotidiane, con l'obiettivo di rendere il lavoro più efficiente e accessibile e i suoi progressi stanno riflettendo non solo le maggiori tendenze nel campo dell'IA ma anche l'impegno di Microsoft per l’innovazione del panorama tecnologico contemporaneo.

L’assistente digitale della casa di Redmond è stato reso disponibile a un numero crescente di utenti e organizzazioni, inizialmente in modalità anticipata per testare le sue funzionalità e raccogliere feedback per poi essere rilasciato al grande pubblico nel 2023, con aggiornamenti che non hanno fatto altro che andare ad ampliare sempre di più l’integrazione della GenAI targata Microsoft nelle applicazioni dell’ecosistema 365, rappresentandone una significativa evoluzione.

In questo caso però ci interessa approfondire la sua integrazione con una specifica app dell’ambiente Microsoft 365, ovvero Teams.

Microsoft Teams è una piattaforma di comunicazione aziendale proprietaria, sviluppata come parte della famiglia di prodotti 365, che permette agli utenti che ci lavorano di organizzare e mantenere chat di lavoro, effettuare videoconferenze, archiviazione di file e integrazione di funzionalità appartenenti ad altre applicazioni dell’ecosistema Microsoft 365.

Questa app, una tra le più utilizzate e amate all’interno dell’ecosistema da ufficio della casa di Redmond in tutto il mondo, offre tra le sue molte funzionalità:

• Consentire agli utenti di comunicare in chat persistenti bidirezionali con uno o più partecipanti.
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• Riunioni che possono essere programmate con più partecipanti in grado di condividere audio, video, chat e contenuti presentati con tutti i partecipanti.
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• La possibilità per i partecipanti di inviare messaggi utilizzando testo, emoji, adesivi e gif, oltre a condividere link e file.
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• La funzionalità "chatta con te stesso" che consente agli utenti di organizzare file, note, commenti, immagini e video all'interno di una scheda chat privata.
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• I canali, che consentono ai membri del team di comunicare senza l'uso di email o SMS di gruppo (messaggi di testo). Gli utenti possono rispondere ai post con testo, immagini, GIF e image macro.

Microsoft Teams Copilot: funzionalità e vantaggi

Copilot in Microsoft Teams segna un passo significativo nell'integrazione dell'intelligenza artificiale generativa all’interno dell’applicazione, migliorando la comunicazione e la collaborazione dei propri team.

Questo strumento basato su AI all'interno degli ambienti dell’app di comunicazione targata Microsoft è progettato per semplificare vari aspetti delle interazioni dei gruppi di lavoro, rendendo riunioni e chat più efficienti e produttive.

Copilot in Teams utilizza grandi modelli linguistici (LLM) per fornire assistenza in tempo reale durante riunioni e conversazioni in chat. È in grado di riassumere i punti chiave della discussione, suggerire azioni da intraprendere e rispondere a domande, il tutto volto a migliorare la produttività sul posto di lavoro.

Tra le feature più interessanti dell’integrazione dell’assistente digitale Microsoft all’interno di Teams possiamo menzionare:

• Feature per la chat: in scenari di chat, Copilot può riassumere i messaggi, rispondere a domande e fornire approfondimenti basati sulla cronologia delle conversazioni. È utile per mettersi rapidamente al corrente delle discussioni in corso senza dover scorrere lunghe conversazioni.
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• Miglioramenti delle riunioni: durante le riunioni, Copilot utilizza la trascrizione dell'incontro per generare appunti, identificare le azioni da intraprendere e rispondere a domande in tempo reale. Questa funzione assicura che i punti critici e le decisioni siano registrati e comunicati in modo efficace. Se abilitato anche per il post-meeting (e non disattivato per questioni di privacy o altro) è possibile utilizzare Copilot anche per riepilogare i punti salienti della riunione o fare domande di delucidazione successive.
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• Capacità di sintesi e di risposta alle domande: la capacità di Copilot di sintetizzare le conversazioni in riassunti concisi e di rispondere a domande lo rende uno strumento di enorme utilità. Che si tratti di elencare le idee principali discusse, evidenziare le domande irrisolte o generare appunti per la riunione, Copilot fornisce approfondimenti utili che possono aumentare la produttività degli incontri.

Come abilitare Copilot in Microsoft Teams

Come indicato, Copilot è un servizio aggiuntivo per gli utenti Microsoft 365. Il servizio è disponibile per le aziende che dispongono di un abbonamento Business o Enterprise adeguato a Microsoft 365. Per accedere a Copilot all'interno di Teams, le organizzazioni devono avere un piano di abbonamento 365 che includa il servizio Teams. Copilot si integra anche con altre app di Microsoft 365, tra cui Excel, Outlook, PowerPoint, Word e altre.

Una volta applicata la licenza a un utente, quest'ultimo può controllare le funzioni di Copilot all'interno dell'app Teams. L'icona di Copilot si trova nell'angolo in alto a destra della finestra di Teams. Gli utenti devono semplicemente cliccare sull'icona per aprire Copilot e visualizzare diverse opzioni a seconda che si trovino in una chat di Teams, in un canale o in una riunione.

Per utilizzare Copilot nelle riunioni di Teams, è necessario assicurarsi che la trascrizione sia abilitata e per farlo basterà andare sotto Meetings, selezionare Meetings Policies e successivamente selezionare una policy esistente come On (Attivo), On with transcript saved by default (Trascrizione salvata di default) oppure Off dal menu a tendina per l'impostazione Copilot.

È possibile scegliere quando poter usare Copilot durante le riunioni e attivarne le funzionalità di trascrizione solo in via temporanea (funzione utile se si desidera effettuare meeting più confidenziali).

Questo si può impostare dalle impostazioni del meeting, nella sezione Registrazione e trascrizione, alla sezione “Autorizza Copilot” dove sono presentate le tre opzioni: (1) Solo durante la riunione, (2) Durante e dopo la riunione, e (3) Disattivato. Le prime due opzioni permettono entrambe di usare Copilot, con la differenza che nel primo caso verrà generata una trascrizione temporanea solo per permettere l’uso dell’assistente AI per la durata della riunione. Selezionando l’opzione “Disattivato”, Copilot per Teams verrà disattivato, così come lo saranno la registrazione e la trascrizione.

Copilot fornisce agli utenti un riepilogo della riunione o della chat e suggerisce di chiedere informazioni più specifiche utilizzando un linguaggio naturale. Ad esempio, un utente in una riunione può richiedere un elenco di azioni da intraprendere o domande non risolte che possono aiutare con le responsabilità post-riunione. Alla fine della riunione, viene presentata una scheda di riepilogo ai membri del team, che fornisce note dettagliate dell'intera chiamata.

Gli amministratori di Microsoft 365 possono gestire globalmente l'esperienza Copilot all'interno del centro di amministrazione di Microsoft 365. Per accedere alle impostazioni di Copilot, basta usare il pannello di navigazione a sinistra e selezionare Copilot. Da lì, si può cliccare sulla scheda Impostazioni. Successivamente, gli amministratori possono accedere a varie impostazioni per migliorare il sourcing dell'intelligenza, la registrazione e la sicurezza e conformità dei dati.

Gli amministratori di Copilot hanno anche la possibilità di abilitare una serie di plugin predefiniti per Teams. Questi plugin offrono un accesso più granulare all'AI di Copilot, facilitando l'esecuzione di attività più complesse. I plugin di Copilot devono essere abilitati per singoli utenti o gruppi all'interno del centro di amministrazione di Microsoft 365.

Tra gli esempi di plugin disponibili possiamo citare:

• Message extensions -- abilita Copilot a interagire con diversi servizi al di fuori di Teams e a pubblicare risposte.
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• Bots -- un chatbot capace di apprendere in cui gli utenti possono chiedere a Copilot di eseguire compiti comuni e ripetitivi per loro conto.
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• Meeting extensions -- una suite di strumenti che rende le riunioni di Microsoft Teams più produttive ed efficienti durante o dopo una chiamata.

Considerata la vasta gamma di funzionalità di Copilot specificamente pensate per Microsoft Teams, le organizzazioni potrebbero ottenere notevoli efficienze in termini di produttività, creando valore per il business. Microsoft ha fatto un ottimo lavoro nel semplificare la gestione delle licenze, l'onboarding e le estensioni di gestione, rendendo l'acquisizione, il deployment e l'uso di Copilot piuttosto semplici.

Best practices per l'utilizzo di Copilot in Microsoft Teams

Le potenzialità offerte da Microsoft 365 Copilot in Teams sono molteplici ma, se non le si sfrutta adeguatamente c’è il rischio di lasciare che molto di questo potenziale vada inutilizzato o sprecato.

A questo proposito, vediamo di prenderci un momento per parlare in questa sezione di quelle che sono le migliori pratiche di utilizzo dell’assistente digitale AI targato Microsoft all’interno dell’app di Teams per poterne sfruttare al 100% le potenzialità e ottenere il massimo ritorno dal proprio investimento.

Comprendere le capacità di Copilot

Di importanza fondamentale è ovviamente familiarizzare con le capacità di Copilot all'interno di Teams. Può aiutare ad automatizzare le attività, fornire suggerimenti intelligenti e semplificare i flussi di lavoro, migliorando la produttività.

Personalizzare le impostazioni di Copilot

Copilot dà la possibilità di personalizzare le sue funzionalità per adattarle alle esigenze specifiche degli utenti e delle organizzazioni. È quindi importante regolare le impostazioni per assicurarsi che siano allineate con il proprio flusso di lavoro e le proprie preferenze. Questa personalizzazione può aiutare Copilot anche a fornire suggerimenti più pertinenti e utili per le operazioni che si svolgono.

Addestrare il proprio team

Educare il proprio team su come utilizzare Copilot in modo efficace e fornire sessioni di formazione o risorse per garantire che tutti comprendano le sue funzionalità e i suoi vantaggi è di estrema importanza al fine di permettere a tutti i membri di poter trarre il massimo dell’utilità potenziale dall’assistente digitale Microsoft. Gli utenti ben informati possono sfruttare Copilot in modo più sofisticato, migliorando la produttività complessiva.

Aggiornare regolarmente Teams

Bisogna assicurarsi di avere Microsoft Teams sempre aggiornato all'ultima versione per avere la garanzia di poter accedere alle nuove funzionalità e ai miglioramenti di Copilot. Gli aggiornamenti spesso includono miglioramenti e correzioni di bug che possono ottimizzare l’esperienza complessiva del servizio. Un peccato lasciarseli scappare, no?

Utilizzare Copilot per i compiti di routine

Utilizzare Copilot per gestire compiti ripetitivi e di routine, come pianificare riunioni, impostare promemoria o generare report può liberare il tempo dei propri dipendenti per attività più complesse e strategiche. Cerchiamo quindi di sfruttarlo quanto più possibile per accelerare le pratiche comuni e mantenere la concentrazione sugli obbiettivi più importanti del proprio lavoro.

Integrare Copilot con altri strumenti

Integrare Copilot con altri strumenti e applicazioni che vengono utilizzate all'interno di Teams può migliorare la sua funzionalità e fornire un'esperienza più fluida, consentendo di fare di più senza dover perdere tempo a passare da una app all'altra.

Monitorare e aggiustare

Esaminare regolarmente le prestazioni di Copilot, regolare le impostazioni secondo necessità e inviare feedback a Microsoft per contribuire a migliorare lo strumento può sensibilmente migliorare la propria esperienza e aiutare a fare gli aggiustamenti necessari per massimizzare i suoi benefici.

Assicurare la privacy dei dati

Quando si utilizza Copilot bisogna sempre fare attenzione alla privacy e alla sicurezza dei dati. Assicurarsi dunque che le informazioni sensibili siano gestite in modo appropriato e che l'uso di Copilot sia conforme alle politiche di privacy della propria organizzazione. Da segnalare che con gli ultimi aggiornamenti di Copilot è ora possibile decidere come e quando attivare le funzioni di trascrizione/registrazione automatica dell’assistente digitale. È dunque importante richiedere sempre il consenso ai partecipanti prima di attivare queste funzionalità per i meeting (sia interni che esterni).

Incoraggiare la collaborazione

Utilizzare Copilot per facilitare una migliore collaborazione tra i membri del team. L’assistente digitale di Microsoft può aiutare a coordinare i compiti, condividere informazioni e mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda, migliorando il lavoro di squadra e la comunicazione. Sfruttiamolo a dovere, quindi.

Valutare ed evolvere

Tenere valutazioni periodiche su come Copilot sta influenzando la propria produttività e quella dei propri dipendenti e colleghi. È importantissimo anche rimanere informati sulle nuove funzionalità e sugli aggiornamenti rilasciati da Microsoft e adattare il proprio utilizzo di Copilot per sfruttarne le nuove capacità il più rapidamente possibile.

Microsoft Teams Premium vs Copilot: quale scegliere?

C’è una certa confusione che circonda la distinzione tra le funzionalità di Microsoft Teams Premium e le funzionalità di Copilot integrate all’interno degli ambienti di Teams, con il risultato che diversi utenti e organizzazioni finiscono per rimanere eternamente indecisi su quale delle due opzioni sia la più adatta alle esigenze delle loro operazioni. Un grande classico dei servizi Microsoft, al punto tale da essere diventato una specie di “inside joke” all’interno della community.

In questa sezione vedremo quindi di fare un po’ più di chiarezza sull’argomento per dipanare i dubbi principali su questa “lotta interna” e aiutare chi è ancora a un bivio a prendere la scelta migliore per la propria organizzazione.

Microsoft Teams Premium è una licenza aggiuntiva che fornisce diverse funzionalità aggiuntive oltre al set di funzionalità base di Teams. Per accedere a Teams Premium, un'organizzazione deve disporre di una licenza Teams commerciale, governativa o per non profit.

Tra le caratteristiche chiave di Premium possiamo citare:

• Riunioni personalizzabili con branding e modelli.
• Sottotitoli quasi simultanei in riunione, con traduzione.
• Maggiori controlli per l'host della riunione sulla condivisione dei contenuti.
• Reporting sulla partecipazione alle riunioni.
• Supporto per la rete di distribuzione dei contenuti aziendali per ottimizzare la larghezza di banda per grandi riunioni one-to-many, come gli incontri di tipo town hall.
• Funzionalità avanzate per i webinar, come reporting e gestione dei partecipanti.
• Supporto per un pubblico più ampio per gli incontri di tipo town hall.

Microsoft Teams Premium utilizza anche il più vetusto modello linguistico GPT-3.5 di OpenAI (al contrario di Copilot che utilizza un modello basato su GPT-4) per fornire funzionalità di meeting basate su AI, tra cui:

• Riassunti dei meeting.
• Attività da svolgere generate dall'AI.
• Traduzione in tempo reale di sottotitoli e trascrizioni.

A prima vista, Teams Copilot e Teams Premium presentano alcune differenze significative, ma anche alcune sovrapposizioni. Ad esempio, il riepilogo intelligente delle riunioni di Teams Premium è disponibile anche come parte della licenza Copilot per Microsoft 365. Tuttavia, altre funzionalità di Teams Premium relative a riunioni, webinar e incontri di tipo town hall sono esclusive di Teams Premium e non sono disponibili con Copilot.

È utile pensare alla differenza in questo modo: Copilot per Teams offre principalmente un miglioramento della produttività personale, mentre Teams Premium include un'ampia gamma di funzionalità di branding, gestione e analisi per singoli e amministratori.

Ad esempio, le funzionalità di riepilogo delle riunioni e delle chat di Copilot aiutano gli utenti a rimanere coinvolti nelle riunioni e nelle chat, nonché a recuperare informazioni che potrebbero aver perso. Copilot aiuta anche a creare contenuti azionabili sia dalle chat che dalle riunioni, come compiti, riepiloghi e passaggi successivi consigliati.

Poiché Copilot per Teams fa parte del set di funzionalità più ampio di Copilot per Microsoft 365, gli utenti con accesso possono godere delle capacità di Copilot che si estendono all'intero portafoglio delle applicazioni Microsoft 365. Ciò include funzionalità come assistenza per la creazione di email in Outlook, creazione automatica di documenti PowerPoint basati su contenuti archiviati in un foglio Excel e sintesi di contenuti in Microsoft Loop.

Per coloro che cercano di utilizzare l'AI generativa per migliorare la produttività nell'intera suite di prodotti Microsoft 365, Copilot è la scelta ideale. Le capacità di Copilot dovrebbero far risparmiare tempo per quanto riguarda il monitoraggio di riunioni e chat, oltre a fornire vantaggi significativi nella velocizzazione della creazione di contenuti.

Teams Premium offre funzionalità per scalabilità, branding e gestione, rendendolo attraente per coloro che organizzano eventi su larga scala e webinar rivolti esternamente. Ci aspettiamo di vedere principalmente l'adozione di Teams Premium da parte degli amministratori di eventi e di coloro che condividono frequentemente contenuti esternamente, come le vendite, e che desiderano differenziare l'esperienza utente tramite branding migliorato delle riunioni.

C’è da tenere anche presente che Teams Premium e Copilot per Teams non sono mutuamente esclusivi e non dipendono l'uno dall'altro. Gli acquirenti IT dovrebbero valutare ciascuno separatamente e ottenere le licenze che ritengono appropriate e giustificabili per i propri dipendenti. In alcuni casi potrebbero addirittura scoprire che utilizzarli in combinazione potrebbe essere la scelta migliore per le loro operazioni.

In ultima analisi, la decisione di implementare Teams Premium o Copilot per Teams dipenderà dal costo e dal valore percepito e dimostrabile. Tra i quasi 400 partecipanti allo studio di Metrigy "Unified Communications as a Service TCO: 2023", circa l'86% pianificava di acquistare licenze per assistenti virtuali o copilot basati su AI generativa per almeno alcuni dipendenti.

Conclusioni

Che Microsoft Copilot sia uno strumento di grandissima utilità per chiunque lavori con i software della suite 365 è evidente, ma l’assistente digitale della casa di Redmond mette in mostra alcune delle sue funzionalità più innovative per la produttività aziendale proprio all'interno di Microsoft Teams.

Abbiamo visto come l’integrazione con Teams non solo consente di sfruttare le informazioni condivise dai colleghi per generare nuovi contenuti, ma anche di semplificare la gestione delle riunioni per ottenere subito le informazioni utili per le attività quotidiane e organizzare con maggiore efficacia il lavoro dei team aziendali.

Avere strumenti che possono velocizzare e stringare i processi lavorativi più tediosi, mantenere costantemente aggiornati i propri dipendenti e aiutarli nelle loro operazioni di tutti i giorni è ormai sempre più importante in un’epoca in cui la velocità delle comunicazioni è quella della fibra ottica e Copilot si propone come il tool giusto per affrontare sicuri gli scenari frenetici del panorama digitale contemporaneo. Perché non provarlo e vedere se è la soluzione giusta anche per le vostre esigenze?

FAQ su Microsoft Teams Copilot

Cos'è Microsoft Teams Copilot?

‍Microsoft Teams Copilot è un assistente AI integrato in Teams che migliora la produttività, riassumendo le chat, generando appunti delle riunioni e offrendo assistenza in tempo reale durante le conversazioni e le riunioni.

Come migliora le riunioni Copilot in Teams?

‍Copilot genera trascrizioni, riassume i punti chiave, identifica le azioni e fornisce informazioni durante e dopo le riunioni, migliorando la comunicazione e le decisioni.

Come posso abilitare Copilot in Microsoft Teams?

‍Per abilitare Copilot in Microsoft Teams, è necessario avere un abbonamento Microsoft 365 che includa Teams e regolare le impostazioni di trascrizione nelle politiche delle riunioni.

Quali sono i principali vantaggi di utilizzare Copilot in Microsoft Teams?

‍I principali vantaggi includono una migliore comunicazione, riassunti automatici delle riunioni e una collaborazione migliorata grazie a suggerimenti basati su AI.

È possibile personalizzare Copilot in Microsoft Teams?

‍Sì, le impostazioni di Copilot possono essere personalizzate per adattarsi al tuo flusso di lavoro, garantendo suggerimenti pertinenti e contestuali.

C'è una differenza tra Microsoft Teams Premium e Teams Copilot?

‍Sì, Teams Premium si concentra su branding, funzioni avanzate per le riunioni e scalabilità, mentre Copilot migliora la produttività personale con approfondimenti basati sull'AI attraverso Teams e altre app Microsoft 365.