OneNote Copilot: come funziona, caratteristiche e novità

L'integrazione di Microsoft 365 Copilot in OneNote rappresenta un'evoluzione significativa nell'uso dell'intelligenza artificiale all'interno delle applicazioni di produttività. Microsoft Copilot, progettato per assistere e automatizzare varie attività, può ora supportare gli utenti di OneNote nella creazione, organizzazione e gestione delle note in modo più efficiente e intuitivo.

Grazie a questa integrazione, gli utenti possono avvalersi di suggerimenti intelligenti per la formattazione, la ricerca di contenuti e l'organizzazione delle informazioni, rendendo il processo di gestione delle note più agevole e personalizzato. Questo articolo esplorerà le principali funzionalità di Copilot in OneNote, i vantaggi offerti e le possibili applicazioni pratiche, offrendo una panoramica completa dell'impatto di questa nuova tecnologia sulla produttività personale e professionale.

OneNote Copilot: una breve introduzione

Ci sono capisaldi della vita quotidiana e lavorativa di ognuno di noi che sembrano essere rimasti con l’uomo e il suo lavoro sin dall’alba dei tempi e non si tratta solo di grandi concetti e idee, ma anche di semplici abitudini che possono aiutarci nelle operazioni che svolgiamo tutti i giorni.

Il prendere appunti è uno di questi capisaldi e, nella sua semplicità, è ancora oggi uno dei modi più semplici e utilizzati per conservare e fissare le informazioni rapidamente e gli strumenti tecnologici del mondo moderno hanno reso questa attività ancora più semplice, rapida e utile di quanto non lo fosse già. Uno di questi strumenti è Microsoft OneNote.

Grazie alla sua disponibilità multipiattaforma, all'integrazione perfetta con Windows e altri prodotti Microsoft, al supporto per i calcoli matematici e a una lunga lista di funzionalità, OneNote è stato una parte integrante del flusso di lavoro di molti professionisti negli ultimi anni. Tuttavia, è estremamente facile perdersi nel caos e nella confusione di tonnellate di appunti che, per la loro natura elementare e votata alla rapidità, finiscono inevitabilmente per accumularsi nel più totale disordine e, conseguentemente, generare immensa frustrazione.

Vi siete mai trovati sommersi da un mare di note in OneNote? Avete mai desiderato un genio che organizzasse, analizzasse e estraesse informazioni utili dai propri appunti scritti al volo? Immaginate un assistente personale che vive all'interno di OneNote, anticipando le tue necessità e offrendo suggerimenti utili in modo proattivo e avrete Microsoft 365 Copilot, il genio alimentato dall'IA, pronto a trasformare OneNote in una potente risorsa per la produttività.

Non sorprende che molti siano stati entusiasti quando Microsoft ha annunciato l'integrazione di Copilot in OneNote, per aiutare gli utenti a generare testi, riassumere note lunghe, creare liste di cose da fare e trovare ispirazione per nuove idee creative.

Vediamo quindi il perché di questo entusiasmo andando a scoprire quali sono le funzionalità che questa integrazione offre nelle prossime sezioni.

Cosa sono Microsoft Copilot e Microsoft OneNote

Come sempre, dedichiamo un momento a chi si fosse perso qualche passaggio e a quelli che invece non hanno la minima idea di cosa stiamo parlando e andiamo a vedere più da vicino i due protagonisti di questo articolo prima di entrare più nello specifico nell’argomento della loro integrazione e delle sue funzionalità.

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot è l’assistente digitale AI progettato per semplificare le attività quotidiane degli utenti, aumentare la produttività e stimolare la creatività. Il suo obiettivo principale è la generazione di codice, l'assistenza alla scrittura e la collaborazione. Integrato perfettamente con le applicazioni Microsoft 365 più diffuse, come Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams, Copilot offre suggerimenti contestuali e aiuta gli utenti a comprendere le informazioni in modo efficace.

Alimentato dal modello linguistico all'avanguardia GPT-4, Microsoft Copilot vanta funzionalità notevoli come il completamento automatico del codice, la ricerca di documentazione e la scrittura collaborativa. Microsoft sta inoltre continuando ad aggiornare il suo Copilot nel tempo con funzionalità sempre nuove, mettendo in evidenza quanto la casa di Redmond stia investendo pesantemente nella sua soluzione Gen AI per il futuro dei suoi prodotti dedicati al mondo business.

Le funzionalità dell’assistente digitale AI di Microsoft si rivolgono a una vasta gamma di utenti e professionisti, inclusi sviluppatori, creatori di contenuti e lavoratori che cercano assistenza alimentata dall'intelligenza artificiale per le loro attività.

Le principali modalità per usufruire di Microsoft Copilot sono:

• Adottare Copilot: Microsoft offre diversi assistenti Copilot per incrementare la produttività e la creatività. Integrato in svariati prodotti e piattaforme Microsoft, Copilot trasforma lo spazio di lavoro digitale in un ambiente più interattivo ed efficiente.
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• Estendere Copilot: gli sviluppatori hanno la possibilità di incorporare dati esterni, semplificando le operazioni degli utenti e riducendo il bisogno di cambiare contesto. Questo non solo migliora la produttività, ma favorisce anche una maggiore collaborazione. Attraverso Copilot, è semplice integrare questi dati nei comuni prodotti Microsoft che si utilizzano ogni giorno.
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• Costruire il proprio Copilot: oltre all’adozione e all’estensione, è possibile creare un Copilot personalizzato per un’esperienza conversazionale unica, utilizzando Azure OpenAI, Cognitive Search, Microsoft Copilot Studio e altre tecnologie del Cloud di Microsoft. Un Copilot personalizzato può integrare dati aziendali, accedere in tempo reale a dati esterni tramite API e integrarsi nelle applicazioni aziendali.

Microsoft Copilot è disponibile in varie forme, con pacchetti di prezzi specifici per diversi casi d'uso, come:

• Copilot (Free): la versione gratuita di Copilot offre accesso a funzionalità di IA generativa per la gestione del computer (in Windows), la ricerca online (in Edge) e conversazioni generali con il chatbot sul web.
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• Copilot Pro: pensato per gli utenti individuali che vogliono sfruttare al meglio il prodotto di IA generativa. Per una cifra corrispondente a circa 20 dollari al mese, per utente, si ottiene l'accesso a Copilot in vari strumenti, come Outlook, Word, Excel, PowerPoint e OneNote.
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• Copilot per Microsoft 365: Copilot per Microsoft 365 è pensato per individui e team che lavorano con le app Microsoft. Fornisce accesso a Copilot Studio, sicurezza, privacy e conformità di livello enterprise, e capacità avanzate.

Oltre a ciò, esistono varie versioni di Copilot progettate per strumenti Microsoft specifici. Ad esempio, ci sono soluzioni Copilot integrate in Microsoft Dynamics per i team di vendita e assistenza clienti, e soluzioni di sicurezza Copilot integrate in Microsoft Purview.

Di recente Microsoft ha anche iniziato a lanciare e aggiornare una serie di “Agenti” specifici per determinati settori aziendali come la finanza, il customer service e il marketing, con addestramento e funzionalità specifiche per questi particolari ambiti.

Sebbene molti utenti di Windows 11 fossero inizialmente scettici quando Microsoft ha iniziato a puntare su Copilot, il servizio è cresciuto significativamente da quando è stato mostrato per la prima volta in modalità anteprima ed è considerato ad oggi come uno dei tool per la produttività migliori nell’epoca dell’intelligenza artificiale.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote è un’applicazione di Microsoft per prendere appunti digitali e organizzare informazioni in modo strutturato. È parte della suite Microsoft Office, anche se può essere usato come programma autonomo ed è disponibile per diverse piattaforme, tra cui Windows, Mac, iOS, Android e online tramite browser.

OneNote funziona come un blocco appunti digitale, dove gli utenti possono creare sezioni e pagine all'interno di vari blocchi appunti, simili a dei quaderni. Su ogni pagina, è possibile aggiungere testo, immagini, disegni, link, allegati, e persino file audio e video, consentendo un approccio molto flessibile all’organizzazione delle informazioni. È anche possibile scrivere o disegnare a mano libera, specialmente su dispositivi touch con stilo.

Tra le sue caratteristiche principali possiamo menzionare:

• Organizzazione: i blocchi appunti sono divisi in sezioni e pagine, con una struttura facilmente personalizzabile.
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• Collaborazione: è possibile condividere blocchi appunti con altri utenti, facilitando la collaborazione su progetti o lo scambio di informazioni.
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• Sincronizzazione: i dati sono sincronizzati automaticamente tramite il cloud (OneDrive), consentendo l’accesso da diversi dispositivi.
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• Integrazione: OneNote si integra con altre applicazioni Microsoft, come Outlook e Teams, facilitando l’inserimento di e-mail, attività e riunioni.
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• Ricerca avanzata: l'app consente di cercare parole chiave all'interno dei blocchi appunti, sia nei testi digitati che nelle note scritte a mano, usando il riconoscimento OCR (Optical Character Recognition).

In virtù di queste caratteristiche, OneNote è particolarmente utile per professionisti e team di lavoro che necessitano di organizzare note, pianificare progetti, gestire informazioni e condividere dati. È usato anche per prendere appunti durante le riunioni, creare liste di cose da fare, raccogliere risorse o fare brainstorming in modo collaborativo.

Come aggiungere Copilot in Microsoft OneNote

Sebbene Microsoft offra una versione gratuita di Copilot, è necessario scegliere il piano a pagamento dell'azienda per sbloccare il chatbot AI nelle app di Microsoft 365 come Word, PowerPoint, Excel, Outlook e OneNote. Il prezzo di Copilot Pro parte da $20 al mese e include una prova gratuita mensile per i nuovi abbonati.

Una volta completato l'acquisto, il pulsante Copilot dovrebbe apparire sotto il menu Home in OneNote per Windows. Oltre a offrire Copilot in alcune app di Microsoft 365, l'abbonamento a pagamento include anche l'accesso a GPT-4 Turbo e 100 potenziamenti al giorno per generare immagini più velocemente (invece di 15 potenziamenti nella versione gratuita).

OneNote Copilot: caratteristiche e funzionalità

E arriviamo adesso al cuore di questo articolo e parliamo un po’ delle caratteristiche principali dell’integrazione tra Microsoft Copilot e OneNote.

La capacità di generare riepiloghi è uno degli utilizzi principali di Copilot in OneNote, risultando particolarmente utile per utenti che scrivono note lunghe o gestiscono ampie sezioni nei loro taccuini digitali. Che si tratti di creare un riepilogo rapido di una riunione, sintetizzare articoli di ricerca per riferimento, creare punti chiave per una presentazione o prepararsi a esami con contenuti complessi, Copilot è in grado di automatizzare gran parte del lavoro.

Copilot può anche creare elenchi di attività sulla base di semplici comandi testuali. Questo può essere utile per organizzare le attività giornaliere, gestire progetti personali, pianificare obiettivi, preparare viaggi e altro ancora. È possibile generare una lista di cose da fare anche partendo dalle informazioni presenti su una pagina di OneNote, rendendo il processo di gestione dei compiti ancora più fluido.

Recentemente, Microsoft ha annunciato il supporto alle “inked notes” (note scritte a mano) per Copilot su OneNote, una novità significativa per studenti e professionisti che utilizzano dispositivi 2-in-1 e tablet. Ora Copilot può interpretare le note scritte a mano, riassumerle, generare liste di pro e contro, o creare un elenco di attività, facilitando l’organizzazione e la consultazione delle informazioni per chi utilizza prevalentemente la scrittura a mano​.

Inoltre, gli utenti possono chiedere a Copilot di pianificare specifici progetti, fornendo un supporto pratico nella creazione di roadmap e piani di lavoro che aiutano a organizzare le fasi di avanzamento. Copilot si presenta quindi come un assistente flessibile e integrato per la gestione delle informazioni in vari contesti di lavoro e di studio, rendendo OneNote uno strumento ancora più completo e versatile.

Tutto perfetto? Beh, non esattamente. Copilot è ancora in fase di sviluppo e le sue capacità sono in continua evoluzione. Sebbene sia molto efficace in attività come riassumere e creare liste di cose da fare, potrebbe non sempre comprendere richieste complesse o fornire risultati perfettamente accurati. Bisogna pur sempre ricordare che si tratta di un “assistente”; pertanto, saremo sempre noi al timone ed è nostra responsabilità la qualità finale di ciò che produciamo.

Le novità di OneNote Copilot per il 2025

Microsoft ha introdotto per la prima volta Copilot in OneNote a marzo 2023. Ora, quasi due anni dopo, l'azienda sta aggiungendo diverse funzionalità di automazione che aumenteranno l'efficienza e renderanno la vita molto più facile per gli appassionati di OneNote. Ecco tre cambiamenti significativi che gli utenti dell'app mobile di OneNote con Copilot potranno presto vedere.

Convertire le registrazioni vocali in note

Copilot trasformerà le note vocali in "informazioni utili" nell'app OneNote per Android e iPhone, anche se le registrazioni sono poco chiare, frammentate e piene di interruzioni. La tecnologia catturerà l'audio per creare riassunti strutturati, consentendoti di fare facilmente riferimento alle note per usi futuri. Oltre a riassumere registrazioni vocali singole, Microsoft afferma che questo strumento migliorato sarà in grado di "sintetizzare conversazioni," anche se solo il tempo dirà quanto bene Copilot sarà in grado di eseguire questa conversione da voce a testo.

Questa funzionalità sarà disponibile nell'app per Android e iPhone da marzo 2025.

Convertire video e immagini in note

Questa funzionalità, che inizialmente sarà disponibile solo sui telefoni Android, utilizzerà la tecnologia AI di Copilot per trasformare i video e le immagini caricati sull'app mobile di OneNote in un insieme di note complete. Ciò significa che non sarà più necessario trascrivere i video o descrivere le immagini, poiché Copilot in OneNote lo farà per te.

Gli utenti Android potranno vedere questa funzionalità a partire da giugno 2025, anche se Microsoft non ha ancora annunciato piani per renderla accessibile agli utenti iPhone.

Convertire la pagina di OneNote in un riassunto o Q&A

Le funzionalità di Riassunto e Domande & Risposte sono progettate per trasformare le pagine più lunghe di OneNote sul tuo dispositivo mobile in note più utilizzabili, sia su Android che su iPhone. Lo strumento Riassunto ti consentirà di "creare un breve riassunto delle tue pagine più lunghe," consentendoti di visualizzare le informazioni rilevanti a colpo d'occhio. Allo stesso modo, lo strumento Domande & Risposte ti permetterà di ottenere "risposte in tempo reale alle tue domande direttamente nelle tue note," dando l'illusione che la tua pagina di OneNote funzioni come un motore di ricerca specifico per l'argomento.

Microsoft prevede di lanciare questa funzionalità per chi ha OneNote e Copilot su iPhone a partire da marzo 2025, con gli utenti Android che avranno accesso da giugno 2025.

Buone pratiche per l’utilizzo di Copilot in OneNote

Come accennavamo sopra, Copilot può sembrare pura magia all’inizio (e in alcuni casi, può ancora sembrarlo dopo diversi utilizzi). Tuttavia, questa prospettiva potrebbe falsare le nostre aspettative sui suoi risultati e portare ad usarlo in maniera inappropriata o pigra, senza sfruttarne al 100% le potenzialità e ottenendo spesso risultati mediocri o poco curati.

Copilot non svolgerà il lavoro al posto nostro, ma può aiutarci significativamente a portarlo a termine nel migliore dei modi e seguendo tutta una serie di buone pratiche sarà possibile trarre dall’assistente digitale AI targato Microsoft il massimo del ritorno con il minimo dello sforzo.

Vediamo adesso di elencare alcune di queste buone pratiche per cominciare ad implementarle sin da subito:

• Specificare il più possibile: più i comandi e le domande sono specifici, meglio Copilot potrà comprendere le proprie esigenze e fornirti risultati pertinenti. Si dovrebbe evitare di porre domande generiche o vaghe e descrivere esattamente ciò di cui si ha bisogno, includendo dettagli e contesto. Questo aiuterà Copilot a interpretare correttamente le tue richieste e a rispondere in modo più mirato. Ovviamente vale anche il contrario e domande piene di dettagli inutili porterebbero a risultati altrettanto mediocri, cerchiamo quindi di trovare una sensibile via di mezzo, concentrandoci sullo specificare dove conta davvero.
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• Rivedere e affinare: non accettiamo le risposte di Copilot senza una verifica. Prendiamoci il tempo per analizzare e perfezionare i suggerimenti che fornisce, in modo da assicurarsi che rispecchino pienamente i propri obiettivi e aspettative. Adattare l’output ai propri standard aiuterà a ottenere risultati più soddisfacenti e coerenti con il nostro stile.
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• Fornire feedback: aiutiamo Copilot a migliorare dando un riscontro sui suggerimenti che propone. Il feedback, positivo o negativo, permette a Copilot di apprendere e adattarsi meglio alle preferenze dell’utente e più si interagisce con lo strumento, più diventerà preciso e allineato con il proprio modo di lavorare.
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• Sperimentare: non bisogna aver paura di provare comandi e funzionalità diversi. Sperimentare consente di scoprire il vero potenziale di Copilot, rivelando modalità di utilizzo che potreste non aver considerato. Ogni tentativo è un'opportunità per esplorare nuove applicazioni dello strumento nel proprio workflow.
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• Ricorda che è uno strumento: Copilot è uno strumento potente, certo, ma non è stato fatto per prendere in mano il timone e non sostituisce il pensiero critico e la creatività dell’utente. Bisogna cercare dunque di usarlo per potenziare e supportare il proprio lavoro e non per rimpiazzare le proprie competenze (cosa che, in ogni caso, non potrebbe fare). Copilot può arricchire il proprio flusso di lavoro, ma è importante mantenere il proprio giudizio e le proprie skill come guida principale.

Conclusioni

Pensare a come l’intelligenza artificiale generativa abbia, nel corso della sua breve vita, trasformato così radicalmente il panorama digitale contemporaneo fa decisamente impressione. L’impatto che ha avuto nella nostra quotidianità è qualcosa di difficile da prendere sottogamba e, giorno dopo giorno, le funzionalità AI di strumenti come Copilot entrano nella nostra vita quotidiana con l’intento di restarci e di semplificarne e migliorarne sempre di più il tran-tran che occupa inutilmente tempo e risorse.

E non si parla esclusivamente delle grandi operazioni o delle intricate complessità del mondo lavorativo moderno, ma anche di attività così semplici che potremmo quasi definire scontate, come il banale “prendere appunti”. Qualcosa che l’essere umano fa dagli albori della scrittura e che sembrava non necessitare di particolari miglioramenti.

Tuttavia, Copilot riesce in qualche modo a rendere ancora più semplice, facile e veloce anche lo scrivere una nota al volo o riordinare i nostri appunti per poterne trarre ancora più valore e non aiutarci a non perdere più per strada informazioni potenzialmente preziose. E le funzionalità attuali sono solo l’inizio.

Chi desidererà implementarla, avrà per le mani una soluzione che può rivelarsi l’alleato prezioso che si stava cercando per non perdere neanche una briciola del valore delle proprie note. Provare per credere.

FAQ su Microsoft Copilot in OneNote

Che cos'è OneNote Copilot?

OneNote Copilot è l'integrazione dell'assistente AI Microsoft 365 Copilot all'interno di OneNote. Questo assistente intelligente aiuta gli utenti a creare, organizzare e gestire le note in modo più efficiente e intuitivo, offrendo suggerimenti per la formattazione, la ricerca di contenuti e l'organizzazione delle informazioni.

Quali sono le principali funzionalità di OneNote Copilot?

Le principali funzionalità includono la generazione di contenuti, il riassunto di note lunghe, la creazione di liste di cose da fare e l'ispirazione per nuove idee. Inoltre, Copilot supporta l'organizzazione e la riscrittura dei contenuti per migliorarne chiarezza e leggibilità.

Come posso accedere a OneNote Copilot?

Per accedere a OneNote Copilot, è necessario avere una licenza Microsoft 365 Copilot attiva. Una volta configurato, Copilot appare nella scheda "Home" della barra multifunzione di OneNote.

OneNote Copilot è disponibile su tutte le piattaforme?

Sì, è disponibile per gli utenti con licenza Microsoft 365 Copilot su Windows, Mac e iPad.

Come può OneNote Copilot aiutarmi a organizzare le mie note?

OneNote Copilot può riassumere note esistenti, creare elenchi di attività e analizzare idee. Può inoltre riscrivere contenuti per renderli più chiari e aiutarti a mantenere le informazioni organizzate in modo logico.

È possibile personalizzare le funzionalità di OneNote Copilot?

Al momento, le funzionalità di OneNote Copilot sono predefinite per offrire assistenza nelle attività comuni di gestione delle note. Tuttavia, Microsoft sta continuando a sviluppare e aggiornare Copilot, quindi opzioni di personalizzazione potrebbero essere introdotte in futuro.

OneNote Copilot supporta altre lingue oltre all'italiano?

Sì, OneNote Copilot supporta diverse lingue. Per informazioni dettagliate sulle lingue disponibili, è consigliabile consultare la documentazione ufficiale di Microsoft.